ontworpen in opdracht van de
Vereeniging van Archivarissen in Nederland

Mrs. S. MULLER Fz., J. A. FEITH
R. FRUIN Th.Az.

ERVEN B. VAN DER KAMP.

(KI n BUI MS ARCHIEVEN

ontworren in opdracht van de
Vereeniging van Archivarissen in Nederland

BfBUOTHEFK DSR
RIJKSUNIVERSITEIT

Mrs. S MULLER Fz., J. A. FEITH en
R. FRUIN Th.Az.

UNIVERSITEITSBIBLIOTHEEK UTRECHT

ERVEN B. VAN DER KAMP.

Dit is een vervelend boek en een kleingeestig boek. De lezer
zij gewaarschuwd!

Wij achtten ons verplicht , dit vooraf ronduit te verklaren.
Indien de kritiek zich verwaardigt van ons geschrijf kennis te
nemen, zal zij het maar al te spoedig in het openbaar zeggen.
Wij meenden derlialve aan ons zelven verplicht te zijn haar voor
te zijn door eerlijk te erkennen, dat ook naar onze meening
Jacob van Lennep onderhoudender kon vertellen dan wij deden,
en bovendien dat wij in het algemeen niet wenschen dood te blijven
op de quacstièn, of eeti jaartal al dan niet tusschen haakjes
wordt gedrukt en of men de stukken behoort te nomineren met
cijfers of met letters.

Waarom wij dan toch hebben gemeend tot in dergelijke klei-
nigheden toe nauwkeurig te moeten voorschrijven, hoe wij onze
archiefinventarissen wenschen ingericht te zien? Wij willen dit
gaarne verklaren.

Naar onze overtuiging is uniformiteit van behandeling der
inventarissen, zoowel in hoofdzaken als in kleinigheden , uiterst
nuttig. Zij is gemakkelijk voor den gebruiker, die spoedig de
bet eekenis van elk constant gebruik vat, en zij voorkomt veel
misverstand.

Indien men echter meent, dat wij nu de regels dezer handleiding
als een drukkend juk op de schouders onzer ambtgenooten wenschen
te leggen, dan vergist men zich zeer. Wij zullen niet zuur zien,
indien men in enkele détails of zelfs in hoofdzaken van deze regels
üfzvijkt. Alleen dit hopen wij, dat onze ambtgenooten het door ons
gezegde zullen willen overwegen en daarvan niet zullen afwijken
dan na vooraf daarvan in de inleiding van hunnen inventaris
bericht, liefst gemotiveerd bericht te hebben gegeven. Zoodoende

zullen wij vorderen en in hoofdzaak ons doel toch bereiken. Het
publiek zal weten, welke regels zijn gevolgd. En wij zullen
weten, op welke punten onze regels nadere overzueging, wellicht
herziening behoeven.

Wij vragen om kritiek, veel kritiek. Eerst na onderlinge gc-
dachtenwisseling van de leden onzer Vereeniging zal een definitief
resultaat kunnen worden bereikt. Onze hoop is, dat over eenige
jaren ecne tweede herziene uitgave van ons werk het licht zal
kunnen zien, waarop dan de goedkeuring der Vereeniging zou
kunnen worden gevraagd en wellicht verkregen.

Deze tweede uitgave zal dan ook, naar ivij vertrouwen, minder
lijden aan een euvel, dat deze eerste proeve noodzakelijk aan-
klecft. Zij draagt de gebreken van haren oorsprong. Ieder onzer
heeft een deel bewerkt en gezamenlijk hebben wij alles herzien. Bij
die herziening is onderlinge tegenspraak, naar wij hopen, overal
verwijderd. Maar herhalingen waren uit den aard der zaak niet
altijd te vermijden, daar dezelfde opmerkingen telkens voor-
kwamen in een ander verband, waar zij niet altijd konden worden
gemist.

Ontstaan en indeeling van
archiefdep6ts.

§ i. Een archief is het geheel der geschrevene, getee-
kende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij
of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambte-
naren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om
onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten.

Deze definitie van een archief, die, als het fundament waarop alles
moet rusten, hier voorafgaat, had het geluk om zoowel in de verga-
dering der Vereeniging van archivarissen als in de vergadering van
Rijks-archivarissen met algemeene stemmen te worden aangenomen,
terwijl de Minister van Binnenlandsche Zaken ze eenigszins gewijzigd
vaststelde bij circulaire van io Juni 1897 \'). Is het in het algemeen
moeilijk eene definitie te verdedigen, in dit geval mag het dus ook
wel onnoodig heeten. Niet onnoodig evenwel is het, de verschillende
punten eenigszins toe te lichten, daar het van veel belang is, dat
de draagkracht der definitie naar alle zijden duidelijk wordt begre-
pen, omdat natuurlijk alle verdere beschouwingen daarvan uitgaan.

Het geheel. Bij de discussie over de definitie is gevraagd,
wanneer men een archief een geheel mocht noemen, of dit ook
was gerechtvaardigd, wanneer van een archief slechts enkele stukken
overig waren. Daarop is geantwoord : het archief is een geheel"
zoodra het geen deel" is, namelijk zoodra het niet bekend is, dat
elders andere gedeelten van het archief berusten. In dat laatste
geval is het wenschelijk, op de eene of andere wijze van deze deelen
weder een geheel te maken. Is er evenwel van een archief slechts
e\'én enkel stuk bewaard, dan is dit eene stuk het archief; het is op
zich zelf een geheel en moet dus ook op zich zelf worden beschreven.

ij Die wijzigingen, alleen de redactie betreffende, zijn allen door ons overgenomen met uitzon-
dering van het op blz. 2 i. f. besproken geval.

Geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden. Met geteekende
bescheiden" worden bedoeld kaarten, die veelvuldig voorkomen in
dossiers, op last van besturen of ambtenaren vervaardigd, of bij
hen ingezonden worden ter toelichting van aanhangige quaestiën.
Er is niet de minste reden, om dergelijke kaarten uit het archief
te verbannen. Hetzelfde geldt van de gedrukte bescheiden", die
vooral sedert het laatst der I7^de eeuw veelvuldig in archieven voor-
komen. De omstandigheid, dat men een brief, die in vele exem-
plaren moest worden rondgezonden , of de resolutien (of compendieuse
resolutiën) van een college voor de leden der vergadering heeft
laten drukken in plaats van ze in verschillende exemplaren over te
schrijven, mag natuurlijk geene reden zijn, om die gedrukte stukken
uit het archief te verwijderen. De definitie spreekt alleen van
geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden. Andere voorwerpen
maken geen deel uit van het archief. Dat geldt niet alleen van
antiquiteiten en diergelijken, die uit den aard der zaak in musea
of oudheidkamers thuis behooren, maar ook van zegelstempels,
hoewel die in den regel in de archiefdepóts worden bewaard.

Ex officio. Alleen de officiëele stukken, de stukken ontvangen
en opgemaakt door besturen of ambtenaren in hunne qualiteit,
behooren tot het archief. Stukken, door leden van een bestuur
of door ambtenaren in andere qualiteit ontvangen of opgemaakt,
die dikwijls in een archief worden aangetroffen, behooren niet daartoe.
Ook partikuliere brieven aan ambtenaren maken geen deel uit van
het archief. Dit alles behoort evenwel cum grano salis te worden
opgevat. Vooral in kleine en afgelegene plaatsen komt het dikwijls
voor, dat de ingekomen stukken in alles behalve officiëelen vorm
zijn opgemaakt, en men vindt in die stukken dan dikwijls zelfs
allerlei huiselijke bijzonderheden. Het zou natuurlijk ondoelmatig
zijn, om ter wille van deze vormquaestie te beweren, dat deze
stukken uit het archief verwijderd moeten worden.

Ontvangen door eenig bestuur. De verplaatsing door den Minister
van de woorden ex officio, die in de definitie van onze Vereeniging
achter ambtenaren stonden, (eene omzetting, op zich zelve gewenscht,
omdat onze redactie aanleiding kon geven tot het misverstand, dat
de woorden ex officio alleen behoorden bij ambtenaren) vestigde
er de aandacht op, dat de woorden der definitie ingezonden bij\'
eenig bestuur" min gelukkig gekozen waren: immers de inzender
van een brief bij eenig bestuur behoeft niet ex officio te handelen,
alleen bij de ontvangst van het stuk komt dit vereischte in aan-
merking. Wij veroorloofden ons derhalve in de overigens door
ons overgenomen ministeriëele definitie de woorden ingezonden door
te vervangen door ontvangen bij.

De vraag heeft zich voorgedaan, of b v. boeken, die met bege-
leidend schrijven aan een bestuur zijn toegezonden, nu ook in het
archief van dit bestuur behooren. Strikt genomen is dit werkelijk
het geval: ze zijn de bijlagen van den geleidebrief. Doch het schijnt
wenschelijk, in dit geval in het belang der praktijk de theorie prijs
te geven : het is doelmatig, dergelijke boeken te plaatsen in eene
bibliotheek. Het geval kan zich voordoen, dat het geschonken boek
en de geleidebrief onsplitsbaar zijn: wanneer namelijk de opdracht
van den schenker voor in het boek staat geschreven. Ook dan echter
schijnt het doelmatig het boek niet ter wille van die opdracht te
verwijderen uit zijne natuurlijke en zeker door de schenkers
gewenschte bewaarplaats : de bibliotheek.

Opgemaakt door ecnig bestuur. Deze uitdrukking is gekozen
ter vervanging van de oorspronkelijk voorgestelde uitgegaan van
het bestuur, omdat het anders twijfelachtig kon schijnen, of b.v.
de notulen van het bestuur wel onder de definitie waren begrepen.

Eenig bestuur. Onder de besture.i zijn blijkens de in de verga-
dering van Rijksarchivarissen gevoerde discussiën ook rechterlijke
colleges te begrijpen, die in den ouden zin zeer zeker tot de be-
stuurscolleges behoorden, hoewel zij volgens het tegenwoordige
spraakgebruik daaronder wellicht niet zouden vallen. Ook een een-
hoofdig bestuur (een graaf b.v.) is natuurlijk onder deze uitdrukking
begrepen. De definitie onzer Vereeniging sprak niet van eenig
bestuur, maar van het bestuur cener gemeenschap. Deze uitdrukking
was gekozen om aansluiting te verkrijgen bij de terminologie,
steeds gebruikt door den Algemeenen rijksarchivaris. Nu evenwel
de Minister in de aan de rijksarchivarissen opgelegde definitie de
uitdrukking gemeenschap niet heeft opgenomen , hebben ook wij die
weggelaten, te liever, omdat zij ons toeschijnt eenigszins vaag te
zijn en zonder afzonderlijke toelichting aanleiding te kunnen geven
tot misverstand.

Een zijner ambtenaren. De definitie onzer Vereeniging spreekt
van een harer beambten, namelijk van de gemeenschap. Nu dit
laatste woord uit de definitie is vervallen, moest deze uitdrukking
natuurlijk worden gewijzigd. Daar bovendien de Minister het woord
ambtenaren blijkt te verkiezen boven de uitdrukking beambten, zien
wij geen reden om hierin niet te volgen. Niet alle ambtenaren
vormen een zelfstandig archief; deze quaestie zal nader worden
behandeld (zie § 55).

Eenig bestuur of een zijner ambtenaren. Men merke op, dat
het bestuur en de ambtenaren hier worden genoemd, niet de
gemeenschap, die door hen wordt bestuurd. De gemeenschap
zelve heeft geen archief, maar haar bestuur en hare ambtenaren.

Wanneer wij spraken van het archief eener gemeenschap, dan
zouden wij dus het woord archief in eene oneigenlijke beteekenis
gebruiken: een dergelijk zoogenaamd archief" bestaat toch gewoon-
lijk uit verschillende archieven.. Ook de Staat zelf heeft dus geen
archief en de benaming Rijksarchief is dus eigenlijk onjuist: er
bestaan alleen archieven van de verschillende Ministeriën, van de
twee Kamers der Staten-Generaal enz. (Wij spreken hier niet van
het eigendomsrecht van archieven; met betrekking tot den eigen-
dom is de naam Rijksarchief natuurlijk juist: immers de gezamenlijke
archieven van de Ministeriën, de Kamers enz. behooren aan het Rijk.)

Voor zoover deze bescheiden bestemd waren, om onder dat bestuur
of dien ambtenaar te blijven berusten. In twee opzichten wijkt de
ministeriëele definitie hier af van die onzer Vereeniging en beide
malen achten wij de afwijking eene verbetering. Onze definitie
zeide: voorzoover de bescheiden bestemd zijn; het is duidelijk, dat
bestemd ivaren juister is, omdat verplaatsingen van een stuk door
latere beheerders daaraan het karakter van archiefstuk niet kunnen
ontnemen. De vervanging der woorden onder de gemeenschap door
onder dat bestuur of dien ambtenaar is in overeenstemming met
de weglating van het woord gemeenschap uit de definitie en ook
overigens juister. Door de beperking, die in den aangehaalden
volzin ligt, wordt in de eerste plaats aangegeven, dat wel de
minuten der door een bestuur opgemaakte brieven tot zijn archief
behooren, maar niet de verzondene grossen, die behooren tot het
archief van den geadresseerde. Doch bovendien worden door deze
beperking meer stukken uitgesloten, b.v. de pakken gedrukte plak-
katen of gedrukte formulieren en ander materieel, dat, hoewel
voor verspreiding bestemd, in de archieflokalen is achtergebleven.
Wordt eene verzameling plakkaten ingebonden om ten gebruike
van het bestuur te dienen, dan past daarop natuurlijk de uitsluiting
niet: immers zij zijn dan wèl bestemd om onder het bestuur te
blijven berusten.

Men heeft wel eens een archief onderscheiden van eene bibliotheek
door te zeggen, dat het eerste alle handschriften bevat, die jure
publico behooren aan een bestuur, de andere alle handschriften, die
daaraan behooren jure privato. Deze omschrijving is echter onjuist:
de eigendomsbewijzen toch van huizen, door eene gemeente aange-
kocht om later voor den publieken dienst te worden verbouwd, en de
stukken betreffende huisrenten, door haar van kloosters geërfd,
behooren zonder twijfel tot het gemeente-archief, hoewel de gemeente
de huizen en renten jure privato bezit. Doch er bestaat tegen deze
omschrijving nog een ander bezwaar. Wackernagel definieerde voor
eenige jaren een archief aldus : Das Archiv ist die Sammlung derje-

nigen Schriftstilcke, welche atifdem Weg e tind zu Zwecken der öffent-
lichen Verwaltung ent standen sind, soivie derjenigen, welche au/
dem Weg privater Verzvaltung ent standen, aber dnreh Uebergang
derselben au den Staat nachtrtiglich öffcntlichen Cliarakter erlialten
haben." Deze definitie, voor rijksarchieven juist, is als algemeene
omschrijving van een archief bepaald onjuist: immers ook privaat-
rechtelijke lichamen vormen zonder twijfel archieven (zie § 3).

§ 2. Een archief is een organisch geheel.

In de vorige paragraaf is uiteengezet, hoe een archief ontstaat ten
gevolge van de werkzaamheden van een college of een ambtenaar,
hoe het archief altijd de neerslag is der functiën van dat college
of dien ambtenaar. Een archief wordt dus niet willekeurig gemaakt,
gelijk men de eene of andere verzameling historische handschriften
samenstelt, al wordt zulk eene verzameling wel eens een archief
genoemd. (Men denke b.v. aan het Krijgsgeschiedkundig archief.)
Integendeel, een archief is een organisch geheel, een levend orga-
nisme\'), dat volgens vaste regelen groeit, zich vormt en vervormt.
Veranderen de functiën van het college, de aard van het archief
verandert mede. De regels, die de samenstelling, de inrichting,
de vorming van een archief beheerschen, kan dus de archivaris niet
van te voren vaststellen; hij kan alleen het organisme bestudeeren
en constateeren, welke de regels zijn, waarnaar het zich heeft
gevormd. Elk archief heeft dus als het ware zijne eigene persoon-
lijkheid, zijne individualiteit, die de archivaris moet leeren kennen,
alvorens hij tot de ordening er van kan overgaan. In de hier
volgende regelen is dan ook zorgvuldig vermeden een schema voor
archiefordening en -indeeling te geven. Elk archief, dit sta op den
voorgrond, moet op zijne eigene wijze worden behandeld, en deze
handleiding heeft alleen ten doel de middelen aan te geven
om den bouw van een archief te leeren kennen en uit hetgeen
daaromtrent wordt gevonden af te leiden, hoe de regeling moet
geschieden. Zonder die voorafgaande kennisneming van den bouw
van het organisme kan het niet in goeden staat worden gebracht.
Niet de eerste de beste systematicus en evenmin de eerste de
beste historicus maar alleen hij, die de organisatie van het
archief heeft bestudeerd, is tot de ordening er van bevoegd.

l) Althans^ een organisme, dat heeft geleefd, want de archivaris ontvangt het archief in den
regel onder zijn beheer, als het is afgestorven, of althans alleen die gedeelten van het archief, die
als afgesloten beschouwd moeten worden.

§ 3- Ook besturen of ambtenaren van privaatrech-
telijke lichamen kunnen een archief vormen.

Er zijn privaatrechtelijke lichamen, zooals kloosters, gasthuizen,
broederschappen enz., en in onzen tijd maatschappijen en vereeni-
gingen b.v. de Maatschappij tot exploitatie der Staatsspoorwegen,
de Nederlandsche Maatschappij ter bevordering van Nijverheid, de
Zuiderzee-vereeniging, de Maatschappij van Nassau-La Lecq, welker
besturen of ambtenaren contracten sluiten, brieven ontvangen, no-
tulen houden enz., alles ambtshalve, en die dus in dat opzicht met
publiekrechtelijke lichamen zijn gelijk te stellen. Zelfs partikulieren
kunnen archieven hebben. Een handelaar kan even goed als eene
handelsvennootschap of eene handelsvereeniging een archief hebben,
bestaande uit journalen, kasboeken, ingekomene brieven, kopieboe-
ken van uitgaande brieven enz.

Men rekene hieronder echter niet de zoogenaamde familie-archie-
ven of huisarchieven. Deze toch zijn doorgaans een conglomeraat
van papieren en stukken, welke de verschillende leden van een
geslacht of de verschillende bewoners van een huis of kasteel, als
private personen of in verschillende functién, soms zelfs als verza-
melaars van curiosa, in handen hebben gekregen en bewaard. De
stukken van een familie-archief vormen geen geheel, zij zijn meer-
malen op de meest zonderlinge wijze bijeengekomen en missen het
organisch verband van een archief in de beteekenis, daaraan in deze
handleiding gegeven. De regels voor gewone archieven kunnen
daarom op familie- of huisarchieven niet toegepast worden.

§ 4. Men onderscheide scherp tusschen een archief
en een archiefdepöt In een archiefdepöt kan men zes
soorten van archieven vinden: i° het archief van het
college, waaraan het depot behoort; 2° archieven van
commissiën of ambtenaren, die aan dat college onder-
geschikt zijn; 3⁰ archieven van colleges en personen,
wier rechten of functiën op dat college zijn overge-
gaan; 4⁰ archieven van colleges en personen, op wie
dat college toezicht moet houden, en wier archieven
door het college in zijn depot zijn geplaatst; 5⁰ archie-
ven, die in het depot zijn geplaatst krachtens een
bestuursmaatregel; 6° archieven, die in bruikleen ont-
vangen, geschonken of gekocht zijn.

Ter toelichting van deze paragraaf moge alleen dienen: i° dat
onder colleges en personen hier en elders ook zijn begrepen
besturen van stichtingen, 2° dat met bestuursmaali\'Cgel worden
bedoeld zoowel wetten en besluiten als speciale regeeringsvoor-
schriften (vgl. § 7).

Ter verduidelijking is het wellicht wenschelijk, om van elke der
zes genoemde soorten een voorbeeld te geven. Stellen wij, dat
het depot behoort aan een gemeentebestuur, dan worden b.v. met
no. 2 bedoeld de archieven van de fïnantiekamer en van den
thesaurier, met no. 3 de kloosterarchieven en de buurtboeken,
met no. 4 de archieven der godshuizen, waarvan de burgemeester
superintendent is, met no. 5 het schepenarchief, door het rijk
aan de gemeente in bewaring gegeven, met no. 6 archieven van
kerken en hofjes.

Het is mogelijk, dat een der in een archiefdepót gedeponeerde
archieven zelf archiefdepót gezveest is, m. a. w. dat dit gede-
poneerde archief, toen het nog zelfstandig was, bestond uit meer
of minder zelfstandige archieven, of dat daarin andere archieven
zijn gedeponeerd. Zoo is het b.v. met het in het rijksdepót in
Utrecht opgenomen archief van het Domkapittel, dat de archie-
ven van verschillende kamers van beheer bevat en waarin o. a.
de archieven van vele waterschappen zijn gedeponeerd. Zulk een
archief is thans niet meer een archiefdepót, maar er blijft toch
natuurlijk een zeker verband bestaan tusschen de verschillende
bestanddeelen daarvan. In hoeverre het geoorloofd is diergelijke
archieven geheel te scheiden van het hoofdarchief, waarbij zij
gedeponeerd zijn, bespreekt § 13.

De opgenoemde verschillende categorieën van archieven moe-
ten zelfstandig worden geordend; over de beschrijving van
sommigen daarvan in één inventaris vindt men hierachter regels
(zie § 70).

In bijna elk archiefdepót vindt men behalve de zes genoemde
soorten van archieven nog partikuliere handschriften. Dit zijn
evenwel geene archiefstukken, en ze zijn daarom niet onder de
verschillende categorieën opgenoemd. In het algemeen is het
gewenscht deze stukken uit het archief te verwijderen; zie daar-
over § 56.

§ 5. Met het archief van een bestuur (college of
persoon) behooren in één archiefdepót te worden ver-
eenigd de archieven van die besturen (colleges of per-

sonen), wier rechten of functiën zijn overgegaan op
eerstgenoemd bestuur.

Evenals een archief een organisch geheel is. zoo is ook een
archiefdepót een historisch gevormd product. Dat bepaalde archie-
ven samen in een depot zijn vereenigd, is niet een gevolg van
het toeval, maar een uitvloeisel van de lotgevallen der organen,
wier archieven in het depot berusten. De boven gestelde regel,
die door de regeering thans bij de indeeling van \'s rijks archieven
is voorgeschreven, is dan ook gegrond op hetgeen de ondervinding
leert omtrent de wijze, waarop depots worden gevormd.

Als een bestuur wordt opgeheven en zijne rechten of functiën
op een ander overgaan, dan gaat het archief, dat de neerslag
dier functiën of rechten is, mede. Zoo is het altijd geweest. Toen
ten tijde der troebelen tal van geestelijke stichtingen werden gese-
culariseerd, maakten de Staten, op wie de rechten dier stichtin-
gen overgingen, zich zooveel mogelijk \') van de archieven meester;
dat van de abdij van Egmond, die door de Staten van Holland in
bezit was genomen, werd naar Den Haag overgebracht, op dat
van de Middelburgsche abdij legden de Staten van Zeeland, die
zich van de abdij zelve hadden meester gemaakt, beslag. Andere
stichtingen gingen over in de macht der steden, waarbinnen zij
waren gelegen, en ook dan ging het archief mede. Ook bij latere
aanwinsten werd door de Staten eveneens gehandeld. Toen de Staten
van Utrecht het burggraafschap van Montfoort kochten (1649),
verwierven zij tevens het archief. Niet anders handelde men in
¹795. ^toen overal de Statencolleges door Representantenvergade-
ringen werden vervangen: de laatsten namen zonder meer de ar-
chieven der Staten over. Op dezelfde wijze was het archief van
den Nassauschen domeinraad het depot, waarin de archieven der
door de prinsen van Oranje verworven heerlijkheden werden gede-
poneerd. Dezelfde regel is gevolgd in de steden en plattelands-
gemeenten. Dat dezen nu nog in het bezit zijn van de archieven
van den magistraat van vóór 1795 en van de verschillende besturen,
die in den Franschen tijd elkander zijn opgevolgd, is eene toepassing
van den boven gegeven regel: de tegenwoordige gemeentebesturen
zijn de rechtverkrijgenden dier vroegere plaatselijke besturen en
daarom in het bezit hunner archieven. En wanneer thans nog twee
gemeenten worden vereenigd, dan worden de archieven dier voor-
malige gemeenten overgebracht naar het archiefdepót der nieuwe
gemeente, die beiden vervangt.

xj Dat de geestelijken zelven de archieven hunner stichtingen voor de Staten in veiligheid
trachtten te brengen, was juist een gevolg van het feit, dat zij de secularisatie en den overgang
der rechten van de stichting op den staat niet erkenden.

De ondervinding leert dus, dat, zoo de functiën of de rechten
van een bestuur op een ander overgaan, de archieven mede
overgaan. Dat dit zoo geschiedt, heeft ook zijne goede reden: het
college, dat de functiën van zijn voorganger voortzet, zijne rechten
uitoefent, heeft voor het behoorlijk verrichten dier werkzaamheden
telkens behoefte aan kennisneming van de in het archief berus-
tende retroacta. Het heeft dezelfde behoefte aan het archief van
het voorafgaande college, als dat laatste er aan zou hebben gehad,
als het was blijven bestaan. De boven gegeven regel, uit de onder-
vinding afgeleid, is dus volkomen rationeel.

De redactie der paragraaf vereischt eenige toelichting. Zij noemt
naast functiën ook rechten, omdat men bezwaarlijk kan zeggen,
dat de functiën van geestelijke stichtingen, die geseculariseerd
worden, op de bezitters der voormalige geestelijke goederen over-
gaan; alleen de rechten op de goederen gaan over, de verdere
functiën houden op te bestaan. Het zij hier intusschen opgemerkt,
dat alle rechten functiën medebrengen, die aan de uitoefening
dier rechten zijn verbonden; deze functiën gaan ook op de nieuwe
bezitters der goederen over. Zoo zijn b.v. het afhooren van de reke-
ningen der geestelijke goederen en het beschikken over het batig saldo
functiën, die van de vroegere bezitters dier goederen op de
staten of de steden zijn overgegaan.

Het in de paragraaf voorkomende woord vereenigd zou tot
misverstand aanleiding kunnen geven; het is daarom gewenscht
hier duidelijk te doen uitkomen, dat de bedoeling niet is, dat de
in één depot vereenigde archieven tot één archief versmelten.
Integendeel, elk archief blijft zelfstandig bestaan, maar die zelf-
standige archieven worden in één depot vereenigd. Het verdient
intusschen opmerking, dat somwijlen de nieuwe beheerders van
een archief de akten, die een uitvloeisel zijn van de functiën, die
van het eene bestuur op het andere zijn overgegaan, in de reeds
door het eerste bestuur gebezigde registers inschrijven. De be-
leeningen met leenen der St. Paulusabdij zijn b.v. na de annexatie
dier leenen door de Staten van Utrecht in hetzelfde boek geregi-
streerd, waarin de oudere beleeningen voorkomen. In tal van
gemeente-archieven vindt men ook de notulen der verschillende
plaatselijke besturen, die elkander achtereenvolgens in den Franschen
tijd hebben vervangen, in hetzelfde register opgenomen \').

Het komt meermalen voor, dat de rechten of functiën van een
college of persoon, bij de opheffing daarvan, over meer col-
leges of personen worden verdeeld; hoe in dat geval met het

l) In zulk een geval moet het register (desnoods met eene verwijzing) bij de beschrijving
van de archieven van beide colleges worden vermeld.

archief behoort te worden gehandeld, wordt niet gezegd in deze
paragraaf, die uitsluitend spreekt van het overgaan van archieven,
niet van gedeelten van archieven; zie over dit onderwerp § 10.

§ 6. De archieven van besturen (colleges of perso-
nen), wier rechten na 1798 op den staat zijn overgegaan,
behooren te worden geplaatst in het rijksdepöt in de
hoofdplaats van de provincie, op wier tegenwoordig
grondgebied dat bestuur fungeerde.

Ten allen tijde is van den in de voorgaande paragraaf gestelden
regel in zooverre afgeweken, dat, zoo de rechten of functiën, die
van eenig college of persoon op een ander college of persoon
overgingen, van grooten omvang waren en dus eene omvangrijke
administratie medebrachten, het bestuur, dat deze functiën ver-
wierf, voor die nieuwe functiën een afzonderlijk orgaan instelde;
in dat geval ging ook het archief over in het depot van dit nieuwe
orgaan. Toen b.v. Karel V Gelderland verkreeg (1544), bleef het
landsheerlijk bestuur in de provincie gevestigd en behield het het
archief; op dezelfde wijze werden de archieven der door de graven
van Nassau verworven Nederlandsche heerlijkheden niet naar
Duitschland overgebracht, maar werd voor de Nederlandsche goe-
deren in den Nassauschen domeinraad een afzonderlijk bestuurs-
college opgericht, dat zijn eigen archiefdepöt had; ook de archieven
van Karel V als koning van Spanje, als graaf van Holland, als
hertog van Gelder werden niet allen in één depot vereenigd. Met
het in de vorige paragraaf uitgedrukte beginsel is dit trouwens eigen-
lijk niet in strijd. De verschillende rechten, waarvan hier sprake
is, werden wel in één persoon vereenigd, maar het was toch
veeleer eene cumulatie van verschillende autoriteiten in één per-
soon, dan een overgang van rechten van de eene autoriteit op
de andere.

Eerst de moderne staat bracht hierin verandering. In 1798 werd de
provinciale souvereiniteit opgeheven, de uit die souvereiniteit voort-
vloeiende rechten gingen op den staat over. Toen de staat dus
daarna de provinciale depots (behalve voor Zuid-Holland) liet
voortbestaan, was dit inderdaad eene bepaalde afwijking van het in
de vorige paragraaf uitgedrukte beginsel. Immers de provinciën ver-
loren haar zelfstandig bestaan, zij werden bij den Nederlandschen
staat ingelijfd (terwijl zij na de vereeniging onder Karel V zelfstandig
gebleven waren); niet de departementale besturen waren de recht-
verkrijgenden der provinciale Staten, gelijk de Staten het in 1581

waren geweest van den provincialen landsheer, maar het bestuur van
den Nederlandschen staat of liever van de ééne en ondeelbare Bataaf-
sche republiek was de rechtverkrijgende van al de provinciale Staten.

Intusschen had deze afwijking van den ouden regel hare goede
reden. Immers terwijl de souvereine rechten der oude provinciale
Staten en daarmede hunne archieven overgingen op den staat,
gingen hunne functiën voor een groot deel over op de Intermediaire
administratieve, en later op de Departementale en Provinciale bestu-
ren. Het spreekt van zelf, dat deze colleges bij hunne werkzaam-
heden, vooral in de eerste jaren na 1798, de archieven hunner
voorgangers onmogelijk konden missen: het was dus gebiedend
noodig, dezen op hunne oude plaatsen te laten. Dit is zóo waar,
dat men zelfs als algemeenen regel zou kunnen aannemen, dat,
indien de rechten van een college zijn overgegaan op eene autori-
teit, zijne functiën op eene andere, het archief behoort te worden
geplaatst bij de laatste autoriteit, die in den regel daarvan meer
nut hebben zal.

Volgens welke regelen nu behooren de na 1798 door den staat
verkregen archieven over de depots in de elf provinciën te worden
verdeeld? Het spreekt van zelf, dat het eigenaardig en doelmatig
is in elk depot op te nemen de archieven van de besturen, die in
deze provincie hebben gefungeerd, voorzoover die na 1798 allengs
op den staat zijn overgegaan.

Doch is het wenschelijk, daarbij aan te nemen de grenzen der
tegenwoordige provincie of die der oude provincie ? Voor het aan-
nemen der oude grenzen pleit, dat dan de inhoud van het archief-
depot overeenstemt met de later verkregen aanwinsten, zoodat men
b.v. de geschiedenis van een waterschap, dat vóór 1798 wèl, na 1798
niet tot de provincie behoorde, wanneer het in 1810 is opgeheven,
geheel in hetzelfde depot zal kunnen vervolgen : zoowel in het
archief der Staten als in zijn eigen archief, dat dan in hetzelfde
depot is geplaatst. Daartegenover staan echter talrijke, onover-
komelijke bezwaren: i° De provinciën hebben sinds 1798 zoo
dikwijls hare grenzen veranderd, dat het somtijds moeilijk zou
worden te bepalen, welke dier grenzen men zou wenschen aan te
nemen, terwijl het gewenschte resultaat zelfs in geen geval zou worden
verkregen. In het boven gestelde geval b.v. van een waterschap,
dat in 1798 naar eene andere provincie is overgegaan, zou men
toch bij het nagaan zijner geschiedenis in het tijdvak na 1798 het
archief van het provinciaal bestuur, waaronder het waterschap na
1798 ressorteerde, moeten raadplegen. 2° Bij het deponeeren van
archieven na 1798 zijn regelmatig de toen bestaande provinciale
grenzen gevolgd; wilde men op dit beginsel terugkomen, dan zouden

tallooze verzendingen van archieven van het eene depot naar het
andere noodig worden. 3⁰ De tegenwoordige indeeling in provinciën
is de eenige, die ons geheele land omvat. Bij de indeeling van vóór
1795 zou men moeten bepalen, tot welk depot Staats-Vlaanderen,
Westerwolde, de graafschappen en heerlijkheden Buren, Leerdam,
Kuilenburg, IJselstein, Vianen en Ameland, de in 1801 ingelijfde
landen, zooals Ravestein enz., de in 1807 verworven enclaves,
zooals Huisen en Zevenaar, moeten worden gerekend. Voor Lim-
burg zou men in elk geval de tegenwoordige indeeling moeten aan-
nemen. 4⁰ Bij het aannemen der oude grenzen zou ieder, die een
archief wilde zoeken, steeds die oude grenzen moeten kennen.

Al deze redenen schijnen het wenschelijk te maken de tegen-
woordige grenzen der provinciën als maatstaf aan te nemen van
verdeeling En wel beschouwd, ontstaat er zoodoende ook geen
strijd tusschen de grenzen, aangenomen voor het archiefdepöt vóór
1798 en voor dat na 1798. De staat plaatst in zijne provinciale depots
de archieven van alle op het tegenwoordig grondgebied gevestigde
besturen, in de eerste plaats dat der oude provinciale Staten.
Elk dezer archieven heeft van ouds zijne eigene regelen, waar-
naar het is gegroeid, en zijne eigene grenzen; het heeft in zich
opgenomen de archieven van de besturen van andere gemeen-
schappen, die soms zelfs buiten die grenzen gelegen zijn \'). Deze
regeling moet natuurlijk worden geëerbiedigd; de vroeger gede-
poneerde archieven vormen elk op zich zelf een onaantastbaar geheel.
Maar niet minder natuurlijk is het, dat die regelen niet bindend
kunnen of moeten zijn voor het rijksdepót, dat eerst sedert 1798
is gevormd, en dat voor zijne vorming zijne eigene regelen stellen
mag en moet.

De redactie der paragraaf vereischt slechts weinig toelichting. Er
wordt in gezegd, dat het archief van een na 1798 opgeheven bestuur
behoort te worden geplaatst in het depot in die provincie, waarin
dat bestuur fungeerde. Het laatste woord is gekozen, omdat het
eene enkele maal voorkomt, dat een college, dat over eene provincie
fungeerde, in eene andere was gevestigd (de Raad van Brabant b.v.
fungeerde in hoofdzaak over Noord-Brabant, maar was gevestigd te
\'s-Gravenhagej. Het is de bedoeling duidelijk te doen uitkomen,
dat de plaats van vestiging in zulk een geval onverschillig is.
Voorts is hier, in tegenstelling met het sub § 5 geposeerde, alleen
sprake van rechten, die op den staat zijn overgegaan; de functiën
toch worden niet uitgeoefend door den staat, maar door een be-
stuurscollege of door een ambtenaar van den staat.

1) M. a. w. elk der in het provinciaal depot geplaatste archieven kan, vóórdat het in dat
depot werd geplaatst, reeds tot een archiefdeput zijn aangegroeid.

§ 7- Het depot der oude rijksarchieven in eene
provincie (een stedelijk archiefdepöt) bestaat uit: i° de
archieven der voormalige provinciale en departemen-
tale (stedelijke) besturen, 2° die van het tegenwoordig
provinciaal (stedelijk) bestuur, voorzoover die daar-
heen worden overgebracht, 3⁰ die van de besturen
(colleges of personen), wier rechten of functiën op de
voormalige provinciale of departementale (stedelijke)
besturen zijn overgegaan, en 4⁰ die van de colleges
en personen, op het tegenwoordig grondgebied der
provincie (gemeente) gefungeerd hebbende, die krach-
tens bestuursmaatregel in het depot zijn geplaatst.

Na hetgeen bij de beide voorgaande paragrafen te berde is ge-
bracht, behoeft deze, die, voorzoover zij de rijksdepóts in de
provinciën betreft, thans door de regeering is vastgesteld, slechts
weinig toelichting, daar zij in hoofdzaak niet anders beoogt dan
voor de provinciale en gemeentelijke depots de conclusiên te trekken,
die uit de beide voorgaande paragrafen moeten worden afgeleid.

Gelijk in de toelichting tot § 5 is opgemerkt, bleven de depar-
tementale en provinciale besturen na 1798 in het bezit van de
archieven der Staten en Representanten, die hun waren vooraf-
gegaan. Deze archieven vormen het hoofdbestanddeel der rijksdepóts
jn de provincie ^l) en zullen dat blijven vormen, ook al worden
later tal van andere plaatselijke archieven daarin gedeponeerd.

Een archiefdepöt in de provincie bevat vóór alles het archief van
het provinciaal bestuur, zoowel van het vroegere souvereine
als van het latere, louter administratieve bestuur. Het is niet
altijd mogelijk eene scherpe grens tusschen die beiden te trekken.
De in 1798 opgetredene Intermediaire administratieve besturen
bestonden uit dezelfde personen, die vóór de proclameering der
staatseenheid het provinciaal bestuur hadden uitgemaakt, en het
is dus niet te verwonderen, dat in sommige provinciën de
notulen van het nieuwe bestuur in de registers van het oude
werden vervolgd. De aan het provinciaal bestuur ondergeschikte
colleges bleven door de zuiver theoretische beslissing van Januari
1798 overal in hun geheel. Bovendien bestond de provinciale souve-
reiniteit in 1798 nog slechts in naam: reeds sedert de Staten-generaal
in 1796 door de Nationale vergadering waren vervangen, waren

x) Hetgeen hier van de depots in de provinciën wordt gezegd, geldt ook van het Algemeen
rijksarchief, wat de provincie Zuid-Holland betreft.

de provinciale besturen van het staatsbestuur uitgesloten. Tegen-
woordig is dan ook het jaar 1813 als grens tusschen het oude en het
nieuwe provinciaal archief aangenomen. De paragraaf is intusschen
door opneming van het sub 2° vermelde zoo geredigeerd, dat ook
het provinciaal archief na 1813 , zoo het naar het depot wordt over-
gebracht (gelijk b.v. in Noord-Brabant is geschied) onder deze bepa-
ling valt.

In de derde plaats bevat een depot in de provincie de archieven
der colleges of personen, wier rechten of functiên op de provin-
ciale of departementale besturen zijn overgegaan. Dit is eene
rechtstreeksche toepassing van het sub § 5 geposeerde en vereischt
dus geene toelichting.

Met de in de vierde plaats vermelde archieven van colleges en
personen op het tegenwoordig grondgebied der provincie, die
krachtens bestuursmaatregel in het depot zijn geplaatst, worden
in hoofdzaak de archieven bedoeld, waarvan in de vorige para-
graaf sprake was: de archieven van besturen dus, wier rechten
na 1798 op den staat zijn overgegaan. Hierbij valt intusschen
op te merken, dat de grenzen, in de vorige paragraaf voor de
plaatsing der archieven aangegeven, eveneens toepasselijk zijn,
wanneer archieven van bestuurscolleges of van ambtenaren van den
staat zelf naar de depots in de provinciën worden overgebracht,
hetzij omdat die colleges worden opgeheven, hetzij omdat eene
splitsing wordt gemaakt tusschen hun oud en hun nieuw archief.
Alle den staat in eigendom toekomende archieven, die in de depots
in de provinciën worden geplaatst, behooren over die depots ver-
deeld te worden volgens de tegenwoordige grenzen der provinciën.
Aan dezen regel heeft de staat zich ook gehouden: niet slechts
zijn de rechterlijke archieven volgens de tegenwoordige provinciale
grenzen over de depots in de provinciën verdeeld, maar ook bij
andere beschikkingen zijn die grenzen in acht genomen. Zoo zijn
de archieven der Utrechtsche kapittelen in het depot in Utrecht
geplaatst, niet in het Algemeene rijksarchief. Eveneens is het
archief der door den staat verworvene ambachtsheerlijkheid \'s-Heer-
Arendskerke in het rijksdepót in Zeeland geborgen. Ook de in
1879 niet door de gemeentebesturen opgevraagde weeskamer-archi-
even zijn gedeponeerd in de depots in de provinciën, binnen wier
grenzen de in gebreke gebleven gemeenten zijn gelegen. Voor
de beteekenis van het woord bestuursmaatregel zie men het aan-
geteekende bij § 4.

Hetgeen hier in de eerste plaats van de depots in de provinciën
is opgemerkt, geldt mutatis mutandis ook van de stedelijke archief-
depóts. Ook daarvan bestaat de hoofdinhoud uit de archieven der

stadsbesturen, die elkander zijn opgevolgd en wier functiën op
het tegenwoordige gemeentebestuur zijn overgegaan. Daarnaast
bevat zulk een depot eveneens de archieven der besturen (b.v.
opgeheven geestelijke stichtingen, ambachtsheerlijkheden), wier
rechten of functiën op het stadsbestuur zijn overgegaan. Niet altijd
komt hier de vierde categorie (gedeponeerde archieven) voor. Wan-
neer intusschen het rijk aan eene gemeente het oude rechterlijke
archief in bewaring geeft, wordt ook daarbij de thans geldende ge-
meentegrens in het oog gehouden ; zoo behooren tot het rechterlijk
archief, dat aan de gemeente Utrecht in bruikleen is afgestaan,
ook de archieven der in de stadsvrijheid gelegene gerechten, omdat
de tegenwoordige gemeente ook de voormalige vrijheid omvat.

Behalve in provinciale en stedelijke depots zal men slechts zelden
de verschillende in de stelling opgenoemde categorieën van archieven
in één depot vereenigd vinden, om welke reden dan ook in de
paragraaf van geene andere archieven sprake is. Dit neemt echter
niet weg, dat b.v. de archiefdepöts van plattelandsgemeenten , die
uit de vereeniging van verschillende dorpen zijn ontstaan, de
archieven van verschillende dorpsbesturen bevatten, en dat de
overblijfselen van de archieven der opgeheven Waalsche kerken
berusten bij de archieven der Nederlandsche gemeenten, op
welke hare rechten zijn overgegaan. Zoo was ook vóór de invoe-
ring van het Provinciaal kerkbestuur (1816) krachtens een besluit
der vier classes van Zeeland het archief dezer vier classes in het
archief van de classis van Walcheren gedeponeerd.

§ 8. De verschillende in een archiefdepöt opgenomen
archieven moeten zorgvuldig worden gescheiden. Zijn
er meer exemplaren van één stuk, dan^Tga men na, in
welk archief elk exemplaar behoort.

Er zijn archiefdepöts, waarin alle stukken, afgezien van hunne her-
komst, zijn geordend naar eene chronologische volgorde. Er zijn
er ook, waarin alle stukken, bij verschillende besturen of ambtenaren
ingekomen, doch betrekking hebbende op verschillende takken van
staatsdienst, zijn vereenigd tot pakken of serieën. Men heeft daar
b.v. alle stukken, betrekking hebbende tot armenzorg, of alle
militaria, onverschillig of zij tot het archief van de provincie, dat
van eene stad of dat van een der kloosters behooren, tot één geheel
vereenigd. Het respect des fonds" is alsdan niet in acht genomen.
Hoogst wenschelijk is het in zulk een geval elk stuk of charter terug
te brengen tot het archief van het bestuur of den ambtenaar,
waartoe het oorspronkelijk heeft behoord.

Allerlei hulpmiddelen kunnen den archivaris daarbij den weg
wijzen, in de eerste plaats oude archief-inventarissen. Men behoeft
natuurlijk niet het systeem van dien ouden inventaris te volgen;
men gebruike hem alleen als eene lijst van aanwijzigingen, welke
stukken ten tijde van het opmaken van dien inventaris tot het ar-
chief behoorden. Doch ook andere middelen staan den archivaris
meermalen ten dienste, zooals staatboeken, welke een staat der
bezittingen van een lichaam bevatten, en rekeningen, waarvan de
posten van ontvang aan renten en huren licht kunnen verspreiden
over de bezittingen en rechten van een bestuur, terwijl de posten
van uitgaaf aanwijzingen geven over personen en zaken, waarmede
dat bestuur in betrekking is geweest. Voor kloosterarchieven kun-
nen de cartularia uitstekende wegwijzers zijn. Zoo berust in het
archief der Middelburgsche abdij een register, aanwijzende de bene-
ficiën, waarvan de abt de presentatie bezat.

Eindelijk kunnen de stukken zelven soms door uiterlijke kenmerken
duidelijk aangeven, tot welk archief zij hebben behoord. Die uiter-
lijke kenmerken, veelal dorsale notities, zijn doorgaans wel van
zeer geringen omvang, maar van groote beteekenis. Zoo zijn b.v.
de naar allerlei partikuliere verzamelingen afgedwaalde stukken van
het archief van het klooster Selwerd weder tot het oorspronkelijke
kloosterarchief teruggebracht, doordien bij onderzoek bleek, dat
alle stukken van dat klooster dezelfde dorsale aanteekening uut
des convents kiste" droegen. Van het Karthuizer- en van het
Regulierenklooster te Utrecht bracht men het archief weder bijeen
door middel van de blijkbaar met dezelfde hand op alle stukken
geplaatste nommers. Indien in een archiefdepot twee of meer origi-
neelen van hetzelfde stuk berusten, dan kunnen bovengenoemde en
andere soortgelijke aanwijzingen dikwijls bepalen , in welk archief elk
stuk moet worden geplaatst.

§ 9. Indien uit oude inventarissen, uiterlijke kentee-
kenen of op eenige andere wijze niet blijkt, tot welk
archiefeene oorkonde of een ander archiefstuk behoort,
moet de inhoud van het stuk beslissen. Kan blijkens
dien inhoud het stuk tot meer dan één archief hebben
behoord, dan plaatse men het stuk in één der betrok-
kene archieven en legge in de andere archieven een
verwijsblad.

Contracten kunnen blijkens den inhoud tot de archieven van de
contracteerende partijen (twee of meer) of hunne rechtverkrijgenden

hebben behoord. Dikwijls zelfs vermelden contracten, dat van het
stuk twee, drie of meer eensluidende exemplaren zijn opgemaakt en
uitgereikt aan eenige der in het contract genoemde partijen of aan
andere met name genoemde personen of lichamen. Het medegedeelde
betreffende contracten geldt natuurlijk mutatis mutandis ook van andere
archiefstukken, als rekeningen enz., welke blijkens hun inhoud in meer
exemplaren zijn opgemaakt. Een archivaris moet nagaan, welke ar-
chieven in zijn archiefdepót zijn saamgebracht, en daarna het origineel
of de origineelen plaatsen in het in het depot berustende archief of de
archieven van dat bestuur of van dien ambtenaar, die öf in het con-
tract worden genoemd of de rechtverkrijgenden zijn der in het contract
genoemde besturen of ambtenaren. Nimmer plaatse hij twee origi-
neelen in één archief, tenzij daarvoor zeer overwegende en afdoende
redenen zijn. Aangezien één origineel niet in twee of meer archieven
tegelijk kan worden geplaatst, dient het verwijsblad om te kennen te
geven, dat er een origineel bestaat, hetwelk mogelijkerwijze deel van
het archief heeft uitgemaakt. Een verwijsblad vertegenwoordigt als
het ware het origineel en is daarom wel te onderscheiden van eene copie

§ 10. Een archief behoort, wanneer het reeds is
afgesloten, niet over twee of meer archiefdepóts te
worden verdeeld.

Men kan nauwelijks luid genoeg de stelling uitspreken, dat split-
sing van archieven zoowel uit een wetenschappelijk als uit een
praktisch oogpunt verkeerd is. De verschillende bescheiden van
een archief lichten elkander toe. Zoo zijn de resolutiën en de brieven
van een college even leerzaam, om ons met het beheer van een
goed en zijne geschiedenis te doen kennis maken , als de rekeningen
en de acquitten. Men maakt dus door splitsing van het archief de
volledige bestudeering der geschiedenis van een goed onmogelijk,
want al is het in den regel doenlijk de rekeningen en de acquitten
van verschillende rentambten naar ambtskringen te verdeelen, de
resolutiën en de brieven van het college zijn onsplitsbaar en kunnen
dus niet over de rentambten worden verdeeld. Eene chronologische
splitsing is reeds bedenkelijk; maar eene systematische levert oin de
boven aangeduide reden nog veel grooter bezwaren. Het is der-
halve duidelijk, dat eene verdeeling van een archief over verschil-
lende depots stellig moet worden vermeden.

Iets anders is de verdeeling van het oude en het nieuwe archief
van hetzelfde college over twee depots. Immers de beide depots
behooren dan aan denzelfden eigenaar en worden van zijnentvvege en in

Handleiding Akchivarissbn. 2

den regel in dezelfde stad beheerd; er is hier geene eigenlijke
splitsing, maar slechts eene om zuiver praktische redenen aangebrachte
wijziging in het beheer. En toch levert zelfs hier de scheiding
bezwaren; het is daarom, dat wij elders (§ 14) voorstellen vaste
regelen voor de afscheiding aan te nemen, om zooveel mogelijk
het gevaar te voorkomen, dat een deel van het archief van een
college wordt verplaatst, zonder dat daarvoor door eene verandering
in de inrichting of de bevoegdheid van het college aanleiding bestaat.

Bij het archief van het bestuur eener nog levende corporatie
kan het door veranderingen in de bevoegdheden dier besturen soms
bepaald noodig zijn, archiefstukken, die op deze functiên betrek-
king hebben, af te staan aan hen, die deze functiên thans uitoefenen
en de stukken noodig hebben bij het volvoeren hunner taak. Men
vermelde dan evenwel steeds in den inventaris, dat ook deze stukken
tot het archief behooren, doch om redenen van praktischen aard
zijn afgestaan aan de nieuwe bezitters der functiên.

Bij het bestuur eener corporatie, die dood is, bestaat die
noodzakelijkheid niet meer. Intusschen kan juist bij den dood, de
ontbinding der corporatie, wanneer de functiên van het bestuur
gedeeltelijk op de besturen van andere corporatiën overgaan,
de verleiding groot zijn, om het archief dienovereenkomstig te
splitsen. Zoo zijn b.v. in 1811, bij de opheffing van het Dom-
kapittel, verschillende stukken uit het kapittelarchief, betrekking
hebbende op zijne goederen, toegezonden aan de domeinkantoren,
die ze voortaan zouden beheeren. Deze maatregel is, om boven
opgegeven reden, bedenkelijk. Maar zij was ook niet noodzakelijk;
immers het archief van den Dom werd bij zijne opheffing geplaatst
in een archiefdepót onder het beheer van een archivaris, die verplicht
en in staat was, aan de domeinkantoren de inlichtingen en de
afschriften te zenden, die zij behoefden. Zooals het ging met het
archief van het Domkapittel, zal het bijna altijd ook gaan met de
archieven van andere opgehevene corporatiën; immers deze archieven
worden thans steeds gezonden naar archiefdepóts, in den regel be-
beheerd door archivarissen.

§ 11. Het is gewenscht daar, waar dit zonder over-
wegend bezwaar kan geschieden, terug te komen op
splitsing van archieven, die reeds heeft plaats gehad.

Meermalen heeft het geval zich voorgedaan (zie de toelichting
tot § 5 in fine), dat de rechten of functiên van één college of
één persoon op meer colleges of meer personen zijn overgegaan.

Het is de vraag, wat in zulk een geval met het archief van het
opgeheven bestuur moet geschieden. Moet het archief worden
gesplitst of moet het worden overgebracht naar het archiefdepót
van het bestuur, waarop de meeste rechten of de meeste functiën
zijn overgegaan ? Zoo men de praktijk raadpleegt, dan ziet men,
dat de vraag in verschillenden zin is beantwoord.

Toen b.v. ten gevolge van den opstand tegen Spanje, de band,
die Holland en Zeeland tijdens het grafelijk bewind had vereenigd,
bijna geheel werd verbroken, bleven de Hollandsche besturen en
ambtenaren oorspronkelijk wel in het bezit van de archieven der
gemeenschappelijke besturen en ambtenaren, die zij slechts voor
een deel vervingen, maar Zeeland slaagde er na eenige jaren
toch in, de oude rekeningen, die in de vroegere rekenkamer van
Holland en Zeeland berustten en op Zeeland betrekking hadden,
te verkrijgen. Toen bij den vrede van Utrecht het hertogdom
Opper-Gelder werd gesplitst, bleef het archief in zijn geheel, maar
elk der rechtverkrijgenden kreeg het recht, het te raadplegen. Toen
in 1798 de rechten en functiën der vroegere souvereine provinciale
besturen deels op den Staat deels op de administratieve departementale
besturen overgingen , bleven de archieven onder de laatsten berusten.
Toen in 1811 de dorpsgerechten werden opgeheven en hunne functiën
deels op den maire en den conseil municipal, deels op de nieuw
opgerichte rechtbanken en de hypotheekbewaarders overgingen, wer-
den ook de archieven tusschen die colleges en ambtenaren verdeeld.

De moeielijkheid om de gestelde vraag te beantwoorden, ligt hierin ,
dat twee verschillende beginselen hier met elkander in strijd zijn;
het eene, dat de archieven de neerslag en dus ook een sequeel
van zekere functiën en rechten zijn, zoodat bij de splitsing der
laatsten ook de eersten moeten worden gesplitst, het andere, dat
een archief een organisch geheel is, dat niet uit elkaar kan worden
gescheurd. In het algemeen behoort het laatste beginsel te prae-
valeeren, en zoo het geval zich thans voordeed, zou zeker niemand
wenschen, dat het archief uit elkander werd gescheurd (zie de
voorgaande §). Het archief behoort onder een der rechtverkrijgenden
te worden gedeponeerd en kan door allen worden geraadpleegd.
Dat dit vroeger niet steeds is geschied, berust hoofdzakelijk op twee
gronden, die thans zijn vervallen. Eensdeels hadden de toen zooveel
moeilijker communicatiën het gevolg, dat het uiterst bezwaarlijk
was de elders geplaatste archieven te raadplegen; men scheurde
liever het archief uit elkander en behield voor zich zelf die stukken,
die men dacht noodig te hebben, dan dat men telkens de verre
reis ondernam voor een onderzoek in het elders bewaarde archief.
Bovendien vertrouwden beide partijen , die gezamenlijk de rechtvcr-

krijgenden waren geworden van het opgehevene college, elkander
niet; zij vreesden, dat die hunner, welke het archief onder zich had,
bezwaar zou maken onder alle omstandigheden aan de tegenpartij den
toegang tot het gemeenschappelijk archief toe te staan. Waar het nu
vaststaat, dat juist die bezwaren indertijd tot eene splitsing van
het archief hebben geleid, is er geene reden dien op zich zelf
afkeurenswaardigen toestand thans nog te handhaven, en verdient
het alle aanbeveling op de splitsing, die heeft plaats gehad, terug
te komen, te meer, daar thans alle provinciale depots één en
denzelfden eigenaar hebben, n.1. den Staat, en bovendien elk depot
onder het beheer staat van een archivaris, die in staat en verplicht
is anderen voor te lichten.

Intusschen kunnen tegen zulke maatregelen onoverkomelijke
bezwaren bestaan. Gesteld , dat het archief van Opper-Gelder in
1715 tusschen de verschillende rechtverkrijgenden was verdeeld,
dan zou het toch moeielijk vallen daarop nu terug te komen, daar
de gedeelten van het archief dan aan verschillende eigenaren (Neder-
land, België, Pruisen) zouden toebehooren. Eene andere mogelijkheid
is deze: een gedeelte van het gesplitste archief kan zijn vast-
gegroeid in het depot, waarin het misschien reeds eeuwen berust.
Zoo zou het ook op zich zelf zeker gewenscht zijn, de in 1811 uit-
eengescheurde archieven der oude dorpsgerechten in ééne hand en
in één depot te vereenigen; maar er zouden toch overwegende
bezwaren zijn, die beletten de behoorlijk geregelde rechterlijke
archieven terug te geven aan de gemeentebesturen om ze met hunne
niet geregelde archieven te vereenigen. In het algemeen kan men
zeggen, dat overbrenging van een gedeelte van een archief om het
met de rest er van te hereenigen slechts dan plaats mag hebben, wan-
neer de zekerheid bestaat, dat de ordening van het zoodoende heree-
nigde archief onmiddellijk wordt ter hand genomen en met kracht
doorgezet. Ontbreekt die zekerheid , dan blijft het bezwaar bestaan ,
dat de elders gevestigde rechtverkrijgende de stukken niet kan raad-
plegen, wel niet omdat hem de toegang tot het gemeenschappelijk
archief wordt geweigerd , maar dan toch omdat er de weg niet in
te vinden is.

Er is één geval, waarin het ook minder noodig is op eene
splitsing, die eens heeft plaats gehad, terug te komen, nl. wanneer
het gesplitste archief uit verschillende afdeelingen bestond en de
grens tusschen die afdeelingen samenvalt met de grens, die door de
splitsing der functiën en rechten tusschen twee colleges of ambtenaren
werd getrokken. Iets diergelijks schijnt b.v. omtrent de Hollandsche
rekenkamer te mogen worden aangenomen. Eene hoofdafdeeling
van het archief dier kamer, thans te Utrecht berustende, had uitslui-

tend betrekking op de provincie Utrecht. Hier is dus minder reden
om op de splitsing terug te komen dan elders, waar zulk eene grens
niet heeft bestaan.

§ 12. Indien het bezwaarlijk is op de splitsing van
een archief terug te komen, behooren toch de ver-
schillende deelen van dit archief, waar zij ook geborgen
mochten zijn, door één ambtenaar in één inventaris te
worden beschreven, met vermelding, waar zich de ar-
chiefstukken bevinden.

De mogelijkheid bestaat het is in de vorige § aangetoond
dat er overwegende bezwaren zijn, die het onmogelijk maken de
membra disjecta van een archief in één depot te hereenigen. In
dat geval is er althans een middel om den last, aan het raadplegen
van het gesplitste en verspreide archief verbonden, wel niet op te
heffen maar toch aanzienlijk te verlichten. Wanneer nl. aan belang-
stellenden de gelegenheid wordt gegeven een overzicht te beko-
men van den inhoud van het geheele archief, dan zal het hun
gemakkelijk vallen te constateeren, welk gedeelte er van voor hunne
nasporingen vooral van belang is, en dan zal het waarschijnlijk dik-
wijls blijken, dat alle stukken, die zij wenschen te raadplegen, in
een en hetzelfde depot berusten. Zulk een overzicht geeft een inven-
taris. Deze overweging heeft tot het aannemen van bovenstaanden
regel geleid, waarbij daarom ook de eisch is gesteld, dat in den
inventaris, die het geheele archief beschrijft, moet worden aange-
wezen, waar elk stuk of elk nummer van den inventaris zich
bevindt.

Bovendien is door de beschrijving van een archief in één inven-
taris dat archief uit een wetenschappelijk oogpunt weder een geheel.
Uit dat oogpunt beschouwd, is het onverschillig, waar de archief-
stukken zijn geborgen (zie § 6y), hoewel natuurlijk het bijeen-
brengen dier stukken in één depot om praktische overwegingen aan-
beveling blijft verdienen. Dat laatste behoort dan ook op den
voorgrond te staan. Bestaan daartegen echter bezwaren, dan is
het hier gegeven voorschrift een middel, om althans aan de grootste
inconvenienten tegemoet te komen.

Dat de inventaris, waarin de gedeelten van het archief tot een
geheel worden vereenigd, ook door één persoon moet worden ver-
vaardigd, springt in het oog. Zoo men ieder ambtenaar liet
beschrijven, wat zich in zijn eigen depot bevindt, zou de zoo
noodige gelijkmatigheid in de beschrijving verloren gaan. Boven-

dien mag worden betwijfeld, of elk dier ambtenaren een voldoend in-
zicht zoude hebben in den bouw van het "archief en het verband zijner
deelen, zoo hij niet al die deelen had bestudeerd. Ieder hunner zou
dus toch kennis moeten nemen van het geheele archief, ook van
dat gedeelte, dat elders berust. Het spreekt van zelf, dat de
boven gegeven regel niet belet, de verschillende gedeelten van een
verspreid archief ook elk afzonderlijk, hetzij in verband met het
archief, waarbij zij zijn gedeponeerd, hetzij in verband met andere
gedeponeerde archieven te beschrijven. Het laatste geschiedt b.v.
regelmatig met het rechterlijk gedeelte van de dorpsarchieven.
Zelfs wanneer de stukken in quaestie reeds naar een ander depot,
waar zich de rest van het archief bevond, zijn overgebracht,
kan het wenschelijk zijn ze toch te blijven vermelden bij de
beschrijving van het archief, waarbij zij een tijd lang hebben berust.
Zoo b.v. het archief der Staten van Overijsel wordt beschreven,
zal er wellicht aanleiding zijn om daarbij melding te maken van
het feit, dat de oudere leenregisters , de judicialia enz. van het Over-
sticht in het bisschoppelijk archief te Utrecht berusten. Ue inlei-
ding en de noten bij de betrokkene nummers van den inventaris zijn
daarvoor de aangewezene plaats.

Het behoeft geen verder betoog, dat hetgeen in deze § is
gezegd omtrent de beschrijving van de gedeelten van een archief
in één inventaris, evenzeer van toepassing is op hunne beschrijving
in ééne regestenlijst.

§ 13. Archieven, die door bijzondere omstandigheden
reeds bij hun ontstaan in een vreemd archiefdepót zijn
opgenomen, mogen in hun geheel worden verplaatst.

Het geval, hier bedoeld, komt niet zelden voor; zoo vindt men
het oudste gedeelte van het archief der Staten van Utrecht in het
archief van het Domkapittel, omdat de Staten in het kapittelhuis
ten Dom vergaderden; zoo was om eene dergelijke reden het archief
der Staten van Zeeland vóór den opstand gedeponeerd in het archief
der Middelburgsche abdij; zoo zijn de archieven van zeer vele
Utrechtsche waterschappen gedeponeerd in het archief van een der
vijf kapittelen, omdat de gezamenlijke geërfden, waartoe een der
kapittelen behoorde, bij het ontbreken van een vast vergaderlokaal,
gewoonlijk in de kapittelkamer werden samengeroepen.

Het spreekt van zelf, dat deze stukken, die geheel niet samen-
hangen met het archief, waarin ze zijn gedeponeerd , zonder bezwaar
kunnen worden overgeplaatst. Noodzakelijk schijnt dit zelfs, indien

andere stukken, behoorende tot het archief van hetzelfde college,
elders berusten: het is dan toch doelmatig, de gescheidene deelen
te hereenigen. Immers wanneer het college, eene andere vergader-
plaats kiezende, zijn archief in de oude vergaderplaats achterliet,
dan is dit natuurlijk alleen toe te schrijven aan eene nalatigheid, die
wij in het belang eener goede regeling verplicht zijn te herstellen.
Men lette er evenwel op, dat het noodig is, dan het geheele
archief, voorzoo verre het in het vreemde depot berust, te ver-
plaatsen ; want doet men dit niet, dan is de verplaatsing, die
de hereeniging van de verspreide deelen van het archief beoogt,
doelloos. Nu kan het evenwel zijn, dat een gedeponeerd archief
gedeeltelijk met het hoofdarchief is samengegroeid. Zoo vindt
men de oudste resolutiën der gecombineerde vijf kapittelen in
het resolutieboek van het Domkapittel; zoo vindt men in het
archief van hetzelfde kapittel enkele liassen, waaraan stukken, be-
hoorende tot het archief van het Domkapittel, zijn samengeregen
met stukken uit het archief der Staten. Zijn die gevallen talrijk,
dan is afscheiding van het gedeponeerde archief onmogelijk; zijn
ze zeldzaam, dan behoort men de niet af te scheiden stukken in
het hoofdarchief achter te laten en zich te behelpen door het opne-
men van verwijzingen in den inventaris van het overgebrachte archief.

§ 14. Het is wenschelijk, dat de in het archiefdepót
opgenomene archieven geleidelijk worden aangevuld
uit de bureaux der administratie. Als beginsel van
scheiding behoort te worden aangenomen, dat stukken
van een bepaalden tak van administratie worden over-
gebracht, voorzooverre die voorafgaan aan de laatste
belangrijke verandering van beheer. Ook wanneer
dergelijke verandering sedert 25 jaren niet heeft plaats
gehad, behooren de stukken, die ouder zijn, naar het
archiefdepót te worden overgebracht.

Deze stelling is (met eene geringe redactie wijziging) de conclusie,
welke de vereeniging van archivarissen op hare eerste jaarvergade-
ring , van 9 Juli 1892, bij meerderheid van stemmen heeft aange-
nomen. Doorgaans wordt, hetzij de aanvang der Fransche heer-
schappij , hetzij de bevrijding van het Fransche juk beschouwd
als het feit, dat hier te lande het oud-archief afsluit. Die
regeling, stammende uit het midden de 19° eeuw, vindt haren
grond in eene vroeger algemeen gangbare, doch thans als verkeerd

veroordeelde beschouwing der oude archieven als louter wetenschap-
pelijke instellingen en niet als bureaux van rijks- of gemeente-
administratie. Zij heeft bovendien een groot bezwaar: sinds
1811 of 1813 is bijkans eene eeuw verloopen en de bescheiden
der administratie hebben zich allengs op onrustbarende wijze op-
gehoopt. Het gevaar dreigt, dat, waar voor de stukken van
vroegere eeuwen meer en meer wordt gezorgd, de archieven der
19"= eeuw worden verwaarloosd. Wil men aan het gevaar ontkomen,
Jat er om ruimte te verkrijgen, zal worden vernietigd zonder sor-
teering en zonder onderscheiding, dan dient het sluitingsjaar van het
oud-archief te worden verplaatst en dient tevens ook voor het ver-
volg het beginsel te worden vastgesteld, waarnaar de grens tusschen
oud-archief en nieuw-archief zal worden bepaald. Dat beginsel moet
zijn, dat tot het ressort van den archivaris behooren alle stukken,
die tot een opgeheven tak van dienst betrekking hebben, en bij be-
staande takken van dienst alle stukken, die aan de laatste ingrijpende
verandering van beheer voorafgaan. Het spreekt van zelf, dat een
tijdperk van overgang daarbij niet uit het oog mag worden verloren.

Voor den loopenden dienst hebben bedoelde stukken grootendeels
hunne waarde verloren. Het is gewenscht, eenige voorbeelden te
noemen. De administratie der gemeentelijke accijnsen is in 1865
afgeschaft: haar archief behoort dus in zijn geheel in het oud-archief
tehuis. De provinciale wet van 1851 , de gemeentewet van 1852,
de onderwijswet van 1857, de militiewet van 1861 enz. geven zulke
grenzen aan; de archieven van die verschillende takken van admini-
stratie van vóór die termijnen kunnen naar het oud-archief worden
overgebracht. Men neme daarvoor echter niet een termijn als de
grondwetsherziening van 1848 , omdat toen wel het staatsrecht doch
niet de administratie veranderd is. De veranderingen in de admini-
stratie van verschillende takken van beheer vinden haar oorzaak
niet in die grondwet, doch in de tengevolge der nieuwe grondwet
later in het leven geroepene organieke en andere wetten. Om deze
reden is dus ook de thans nog geldende grens van 1813 onjuist
gekozen.

Deze paragraaf bevat eigenlijk meer een wensch dan wel een
stelregel. Immers machten buiten den archivaris moeten de nakoming
van dit voorschrift mogelijk maken. Toch is het gewenscht haar in
onze handleiding op te nemen, wijl het een regel is voor de ordening
der archieven, waarvan de archivaris bij het geven van zijn advies ge-
bruik kan maken en waardoor hij allicht invloed zal kunnen uitoefenen.

In de genoemde conclusie der vergadering van 9 Juli 1892 volgden
nog achter het woord beheer" de woorden: die, al of niet door
eene wet geprovoceerd, heeft plaats gehad." Het schijnt niet

noodig deze woorden over te nemen, omdat zij geen bepaalden regel
stellen, doch meer eene verduidelijking of verklaring bevatten.

Groot bezwaar hebben wij ook tegen de laatste alinea der paragraaf.
Met eerbiediging van het besluit der genoemde vergadering
is de termijn van 25 jaren door ons opgenomen als maximum-
termijn, gedurende welken stukken bij de loopende administratie
mogen blijven berusten, indien geene belangrijke verandering
van beheer in dien tak van administratie heeft plaats gehad.
Deze termijn is echter geheel willekeurig en past niet voor de ar-
chieven van alle takken van administratie. Zoo is het voorzeker
gewenscht, dat de Burgerlijke-Standsarchieven veel langer dan
25 jaren in de bureaux van den Burgerlijken Stand blijven berusten
en zou eene overbrenging van de registers van dezen tak van dienst
zelfs van 30 a 40 jaren geleden naar de archiefdepóts zeker hoogst on-
praktisch zijn. Omgekeerd zijn er andere stukken, b.v. kohieren van
plaatselijke belastingen, rekeningen van aan het toezicht van den ge-
meenteraad onderworpene gestichten en gasthuizen, welke reeds na
een veel korteren termijn dan 25 jaren zouden kunnen worden over-
gebracht naar de archiefdepóts. Een vaste termijn is in dezen als
algemeene regel niet te stellen, de stukken van eiken tak van
dienst moeten op zich zelf worden beoordeeld, üe termijn van
25 jaren mag dus alleen als een Durchschnitt"-getal worden be-
schouwd, om aan te geven, dat het wenschelijk is, na een zekeren,
niet al te langen termijn de bureaux der administratie te ontlasten
ten behoeve van de archiefdepóts, waarin de stukken, behoorende
tot het verleden en niet meer noodig voor den loopenden admini-
stratieven dienst, worden bewaard.

Het sortheren der archiefstukken.

§ 15. Een archief moet systematisch worden in-
gedeeld.

Deze regel werd door de Vereeniging van archivarissen aangenomen.

Behalve aan eene systematische indeeling zou men kunnen denken
aan eene alphabetische en aan eene chronologische indeeling \').

De alphabetische indeeling vindt, naar het schijnt, geene voor-
standers. De eenige archiefinventarissen, die min of meer alpha-
betisch zijn ingericht, zijn die van Deventer en van Vlissingen. In
den eersten zijn de stukken geplaatst in de orde, waarin ze toevallig
in de kasten werden gevonden, terwijl achter deze geheel ordelooze
opsomming eene zeer uitvoerige alphabetisch gerangschikte lijst
der stukken volgt, zoodat de alphabetische orde feitelijk de eenige
is, die in den inventaris aanwezig is. Een gedeelte van den Vlis-
singschen inventaris is zuiver alphabetisch gerangschikt. Het is echter
niet noodig, over deze indeeling vele woorden te verspillen. Op
het archief zelf is zij, zoover ons bekend is , nooit toegepast. Ook
de alphabetische indeeling van den inventaris schijnt geene voor-
standers te hebben. Het springt dan, ook in het oog, dat een
alphabetische index op den inventaris dezelfde voordeden aanbiedt,
die een alphabetisch gerangschikte inventaris zou hebben; zulk een
index kan, als de stukken behoorlijk zijn beschreven en geordend,
betrekkelijk kort en dus gemakkelijk te gebruiken zijn.

Veel meer voorstanders heeft de chronologische indeeling van het
archief; althans de inventarissen der archieven van Groningen, Over-
ijsel, Zeeland, Kampen en Middelburg, (om van kleinere niet te

1) Reeds uit deze tegenstelling blijkt, dat hier, evenals elders, het woord «systematisch» in
beperkten zin is gebezigd; zoo men de stukken chronologisch of alphabetisch indeelt, volgt men
ook een systeem, maar die meer algemeene beteekenis van «systeem» en ((systematisch» is hier
natuurlijk niet bedoeld.

spreken) zijn aldus ingericht. En dit is geen wonder, want inderdaad
heeft deze indeeling een groot voordeel. Voor de beschrijvers der
politieke geschiedenis zijn aldus ingerichte inventarissen gemakkelijk
in het gebruik; want men vindt daarin met één oogopslag alles
bijeen, wat op eene bepaalde periode betrekking heeft. Archivaris-
sen echter, die uit den aard der zaak de samenstelling van den
inventaris meer van nabij bezien, zijn minder blind voor de aan
deze indeeling verbondene bezwaren. Werkelijk zijn die bezwaren
zeer groot. Bestaat een archief (of liever een archiefje) bij groote
uitzondering uitsluitend uit losse stukken, dan is het althans mo-
gelijk de chronologische rangschikking consequent toe te passen.
Maar ook dan nog bestaat een bezwaar: het systeem eischt, dat
elk stuk een bepaalden datum hebbe. De in elk archief zéér tal-
rijke ongedateerde stukken kunnen dus slechts bij gissing worden
ondergebracht en zullen natuurlijk in tal van gevallen verkeerd
geplaatst en bij een onderzoek over het hoofd gezien worden. Daar
het gestelde geval zich natuurlijk alleen kan voordoen bij zeer weinig
omvangrijke archieven, is dit bezwaar dan echter niet overwegend.
Veel ernstiger wordt het, wanneer men met eenigszins omvangrijke
archieven te doen heeft. Tegelijk doen zich dan tal van andere be-
zwaren op. Het meest in het oog vallende bezwaar is wel, dat de
gebondene deelen , die in elk archief verreweg het hoofdbestanddeel
(meestal ⁹/,₀ van den omvang) uitmaken, niet, zooals de zooeven
aangeduide losse stukken, geen datum, maar meer dan één datum
hebben. Zij kunnen dus in een chronologisch ingedeeld archief geene
plaats vinden. Reeds dadelijk verkrijgt men dus het eenigszins
ridicule resultaat, dat het belangrijkste deel van het archief (de
gebondene deelen) buiten den inventaris wordt gesloten en of ver-
bannen naar eene rubriek Handschriften, die in een archiefinventaris
alle reden van bestaan mist, bf zelfs feitelijk geheel uitgesloten,
zooals nog onlangs in den inventaris van het archief van Leeuwarden
is geschied. Immers het is onmogelijk de gebondene deelen uit elkaar
te nemen. Bij de serieën rekeningen , de liassen met brieven , de
dossiers met stukken enz. is dat uiteennemen wel mogelijk, en ten-
einde het chronologische systeem althans zooveel mogelijk consequent
door te voeren, moet men daartoe ook wel komen, wil men de
rekeningen, brieven enz. stuksgewijze in de chronologische rang-
schikking opnemen. Doet men dit echter inderdaad (sommigen zijn
begrijpelijkerwijze daarvoor teruggedeinsd), dan wordt allereerst de
beschrijving zoo ontzettend omvangrijk, dat de voltooiing van den
inventaris nauwelijks kan worden gehoopt. Maar dit is niet het
grootste bezwaar. Ernstiger is het, dat het bij een zuiver chrono-
logisch ingericht archief absoluut onmogelijk is een overzicht van

den inhoud te verkrijgen: men denke slechts aan de moeielijkheid,
om b.v. na te zien , of de serie rekeningen eener stad compleet is.

Verreweg het ergste bezwaar is evenwel, dat men door het uit-
eennemen der talrijke dossiers het natuurlijk verband der stukken
verstoort. Een voorbeeld, dat indertijd voortdurend werd herhaald
door den betrokken leeraar aan de Parijsche Ecole des chartes
(waar steeds met aandrang Ie respect des fonds" wordt gepredikt),
zal dit duidelijk maken. Er bevonden zich in verschillende afdeelingen
dezer archieven talrijke losse papieren uit het laatst der i8^eeeuw,
meestal ongedateerd en ongeteekend, grootendeels niet zeer begrijpe-
lijk, maar steeds handelende over zaken van belang. Uit eene aan-
teekening bleek toevallig, dat al deze ter" wille eener chronologische
orde verspreide papieren waren gevonden in het kabinet van Lodewijk
XVI. Men haastte zich natuurlijk ze bijeen te zoeken en te vereeni-
gen, hetgeen door uiterlijke kenteekenen toevallig nog mogelijk was.
En nu bleek het, toen het eene stuk het andere toelichtte, toen de
data door vergelijking der stukken aan het licht kwamen en de meeste
handen daardoor te herkennen waren, dat men eene verzameling
stukken bezat, die, toegelicht door het feit dat zij in het koninklijk
kabinet was gevonden, voor de kennis der politiek van Lodewijk
XVI in zijne laatste regeeringsjaren van het grootste gewicht was.

Het is waarschijnlijk, dat dit voorbeeld (dat elke archivaris
uit zijne ondervinding met tallooze andere zou kunnen vermeer-
deren) de meeste historici zal doen aarzelen, om aan een chro-
nologisch ingericht archief op den duur hunne voorkeur te
schenken. Trouwens het is niet waarschijnlijk, dat die voorkeur
zou blijven bestaan, indien het getal der chronologisch ingerichte
archiefinventarisssen aanzienlijk was. Wat zou men b.v. wel zeggen
van een inventaris, die alle in het Algemeene rijksarchief geborgene
archieven (dat van de Staten-Generaal, van den Raad van State,
van de Indische Compagnieën, van de Staten van Holland, de rech-
terlijke archieven enz.) in eene enkele chronologische volgorde
stuksgewijze beschreef? vooral wanneer die inventaris werd ver-
volgd tot het jaar 1813 toe ? De voorkeur der historici schijnt
daarom verklaarbaar, omdat de chronologisch ingerichte inventa-
rissen zich bijna allen tot de middeleeuwen bepalen, wanneer de
betrekkelijk kleine voorraad stukken en vooral de nagenoeg totale
afwezigheid van deelen en liassen eene dergelijke inrichting van het
archief weinig bezwaarlijk maakt. De bezwaren komen eerst opda-
gen, wanneer in latere tijden de deelen en liassen zich op den
voorgrond dringen. En dit is dan ook blijkbaar de reden, dat de
bewerking der chronologisch ingerichte inventarissen zoo dikwijls
met het einde der middeleeuwen wordt gestaakt.

De systematische indeeling (het schijnt uit het voorgaande te volgen)
is dus de meest aanbevelenswaardige. Daarmede is echter niet
gezegd, dat het niet zeer nuttig en zeer aanbevelenswaardig kan zijn,
om van een systematisch ingericht archief chronologisch ingerichte
lijsten van regesten der belangrijkste stukken (b.v. der oorkonden)
uit te geven (zie § 72 en vlg.). Daardoor komt men aan de wenschen
der historici op zeer doelmatige wijze tegemoet. Maar deze lijsten
bedoelen iets anders als de inventaris. De inventaris moet de
systematische indeeling van het archief voor goed vaststellen; eerst
daarna kan men zonder gevaar voor die orde de regestenlijsten
gaan bewerken.

§ 16. Het systeem van indeeling moet worden gegrond
op de oorspronkelijke organisatie van het archief, die
in hoofdzaak overeenstemt met de inrichting van het
bestuur, waarvan het afkomstig is.

Deze regel, aangenomen door de Vereeniging van archivarissen,
is de belangrijkste van allen, daar het hoofdbeginsel er in geformu-
leerd wordt, waarvan alle andere regels uitgaan.

Wij zagen zooeven, dat eene systematische indeeling van het
archief de meeste aanbeveling verdient. De vraag is nu echter,
volgens welk systeem moet het archief worden geordend ? Twee
systemen komen in aanmerking. Het eerste systeem neemt aan
verschillende willekeurig vastgestelde rubrieken (b.v. Bestuur, Finan-
tü\'ti, Armwezen enz.), overeenkomende met de rubrieken, die ge-
woonlijk voorkomen in den catalogus eener bibliotheek. Het andere
systeem daarentegen stelt geene willekeurige rubrieken vast, maar
alleen die, welke worden aangegeven door den aard en de inrichting
van het archief zelf, namelijk rubrieken, overeenkomende met de
verschillende takken van het bestuur, waarvan het archief afkomstig is.

De twee systemen schijnen oppervlakkig soms slechts te ver-
schillen in de namen der rubrieken: aan de afdeeling Bestuur
van het eene systeem schijnt in het andere te beantwoorden het
Archief van den raad, aan de afdeeling Fmantiên het Archief der
finantiekamer, aan de afdeeling Armwezen het Archief der Aal-
moe zenierskamer. Maar die overeenstemming is slechts schijn.
Allereerst zullen er tal van rubrieken van het eerste systeem in
het tweede ontbreken, b.v. de afdeelingen Kerkelijke zaken en
Geneeskundige dienst, omdat voor deze onderwerpen gewoonlijk
geen afzonderlijk bestuursorgaan was geschapen. Maar ook de
schijnbaar met elkander overeenkomende afdeelingen van beide

systemen zullen nooit hetzelfde bevatten. Ontleenen wij een paar
voorbeelden aan het archief der stad Utrecht. De rubriek Finantien
zal aan de eene zijde veel meer bevatten dan de rubriek Finantie-
kamer, daar zij niet alleen opneemt de finantiëele stukken, behan-
deld door de Finantiekamer, maar bovendien de veel talrijker
stukken, behandeld door den Raad zelf; zij zal aan de andere zijde
veel minder bevatten, daar de Finantiekamer niet alleen het beheer der
finantien had, maar ook was belast met de zorg voor de publieke
werken, een tijd lang ook voor de inkwartiering, zoodat haar ar-
chief tal van stukken bevat, die het andere systeem zou rang-
schikken onder Publieke werken en Militaire zaken. Sterker voor-
beeld nog levert het armwezen, dat te Utrecht was verdeeld tus-
schen de Aalmoezenierskamer en de Ambachtskamer, welke laatste
werd onderhouden door uitkeeringen, gedaan door de tappers,
de parochiekerken, de voerlieden, de portiers der stadspoorten en
de neringdoenden in de buitengerechten. Terwijl dus in een volgens
het tweede systeem ingerichten inventaris de rubriek Armwezen
in twee afdeelingen zou uiteenvallen, zouden de stukken betreffende
de bedoelde uitkeeringen moeten worden ondergebracht in tal van
andere rubrieken (Nijverheid, Kerkelijke zaken enz.), waar zij een
zeer onbevredigend geheel zouden leveren.

Het aangevoerde is meer dan voldoende om te bewijzen, dat de
beide systemen geheel in aard verschillen , en dat men dus tusschen
beiden moet kiezen.

Het eerste systeem heeft één onmiskenbaar voordeel: het schijnt
den bezoeker van het archief in staat te stellen om dadelijk zonder
moeite te weten, in welke rubriek hij het stuk of de stukken over
een bepaald onderwerp, dat hem belang inboezemt, zal vinden.
Doch dit voordeel, hoe groot ook, is niet afdoende. Het sys-
teem neemt rubrieken aan, vreemd aan het archief en zijne inrich-
ting. Evenzoo zou men eene bibliotheek kunnen rangschikken
volgens de soorten der banden of volgens de watermerken van het
papier en zoodoende aan de onderzoekers der geschiedenis van het
bindwerk en van het papier werkelijk een grooten dienst bewijzen,
maar ten koste van de veel talrijker onderzoekers, die den inhoud
van het boek wenschen te raadplegen. De straf van het wringen
van het archief in een vreemd keurslijf blijft dan ook niet uit:
terwijl het systeem den onderzoeker in het archief aan de eene
zijde voorthelpt door hem aanstonds de afdeeling aan te wijzen,
die hij moet raadplegen, brengt het hem aan de andere zijde van
den weg. Heeft hij b.v. met behulp van den index gevonden,
wanneer de resolutiCn van het bestuur iets over het door hem be-
handeld onderwerp bevatten (en dit is in alle gevallen de aangewezen

weg om het onderzoek te beginnen), dan kan hij niet zonder
een ingewikkeld onderzoek ontdekken, waar de bij die notulen
behoorende brieven en andere stukken berusten, die juist voor hem
van het meeste gewicht zullen zijn.

Reeds dit schijnt een groot bezwaar tegen de aangeduide me-
thode. Maar er bestaat een veel grooter, een afdoend bezwaar: de
archivaris kan die methode niet, althans niet consequent, toepassen.
Terwijl in eene bibliotheek doorgaans elk boek door den schrij-
ver met een bepaald doel wordt samengesteld en dus ook een
bepaald onderwerp behandelt of althans eene zekere eenheid verte-
genwoordigt, komt het telkens voor, dat een archiefstuk (b.v. een
brief) twee of meer zeer heterogene onderwerpen behandelt en dus
in twee of meer afdeelingen van het aangeduide systeem eene plaats
zou moeten vinden. Dit bezwaar is zeer ernstig, maar in een
archief, dat uitsluitend bestaat uit losse stukken en van geringen
omvang is, zou het niet onoverkomelijk zijn. Veel gewichtiger echter
wordt het bezwaar in een normaal archief, waarin gebondene deelen
en liassen verreweg de overhand hebben. Gaat men toch na,
hoe deze banden en liassen zijn gevormd, dan komt men al spoedig
tot de ontdekking, dat slechts hoogst zelden de materiëele inhoud
der stukken aanleiding heeft gegeven ze met elkander te vereenigen ;
geregeld gaf de formeele inhoud der stukken daarbij den doorslag.
Men bestemde een deel voor de resolutiën of sententiën van een
college, een deel voor de transporten, die voor het college werden
gepasseerd; men vereenigde in liassen de ingekomene brieven of
requestcn, de quitantiën eener rekening enz. Doch slechts bij
groote uitzondering en wanneer bepaalde omstandigheden daartoe
aanleiding gaven, werden er deelen volgeschreven met verschil-
lende stukken betreffende één bepaald onderwerp. Minder zeld-
zaam komen op deze wijze bijeengebrachte dossiers voor, maar
hun aantal is met de deelen vergeleken zeer gering. Nu is het
natuurlijk onmogelijk de deelen uiteen te nemen. Met de liassen
en dossiers is dit strikt genomen mogelijk, maar daartegen pleiten
dezelfde bezwaren, die wij reeds hebben aangevoerd bij de beschrij-
ving van het chronologische systeem, welks consequente toepassing
denzelfden eisch stelt. Wil men derhalve niet alle deelen en liassen
onderbrengen in eene niets zeggende rubriek Algemeene zaken, die
dan ⁹/, ₀ van het archief zal bevatten, dan is men alweder met het
hoofdbestanddeel van het archief verlegen. De uitweg, om de reso-
lutiën onder Bestuur, de sententiën onder Rechtswezen te plaatsen
enz. helpt niets. Immers bij een onderzoek, b.v. over het recht
eener gemeente op een stuk grond, zal men dan genoodzaakt
zijn alle afdeelingen van het archief door te zien, omdat men zeer

zeker in de eigenlijk aangewezene rubriek Finantiën vrij wat
minder belangrijk stukken kover dit onderwerp zal vinden dan
juist in de andere rubrieken, die men geneigd zou zijn ter zijde
te laten.

Alleen de systematische indeeling van het archief, die gegrond is
op de oude inrichting daarvan, leidt tot bevredigende resultaten;
alleen op die wijze kunnen ten slotte de tallooze quaesties, die zich
bij de ordening van een archief voordoen, goed worden opgelost; alleen
dit systeem is consequent toe te passen op een archief van eenigen
omvang. In elk archief heeft van ouds zeker verband bestaan: de
secretarissen , die het hebben gevormd , hebben, bewust of onbewust,
zekere regelen voor de bewaring en ordening der stukken vastgesteld.
Doorgaans kan men aannemen, dat deze regels beter zijn, meer
overeenkomstig met den aard van het archief, dan die waartoe wij
ons zouden kunnen laten verleiden; immers deze contemporaine
beheerders kenden den aard van hun archief en de eischen der
praktijk stellig veel beter dan wij. Maar al hebben de oorspron-
kelijke beheerders soms op volgens onze begrippen zonderlinge wijze
gehandeld bij het vereenigen van verschillende onderwerpen in één
register of in ééne rekening, het is toch onmogelijk daarop thans nog
terug te komen. De eenheid van dat register of die rekening belet
ze uiteen te nemen. Die eenheid bepaalt weder de eenheid van
de bij dat register en die rekening behoorende liassen van inge-
komene stukken en quitantiën, die ze op deze meest gewenschte
wijze toelichten. Alleen zoo doen deze liassen het nut, waarvoor
ze bestemd zijn, een veel groot er nut dan wanneer men ze
uiteen neemt, de stukken over het archief verspreidt en in den
vorm van losse stukken rangschikt volgens de daarin behandelde
onderwerpen, waarover ze slechts kleine, op zich zelf onbeduidende
inlichtingen kunnen verschaffen. Het is dus niet meer mogelijk,
de oude organisatie van het archief geheel te verstoren en ze vol-
komen consequent door eene andere te vervangen. En waar dit bij
uitzondering kan geschieden, brengt men aan het archief een onher-
stelbaar nadeel toe, buiten verhouding tot het voordeel, dat men
daardoor wenscht te bereiken. Het is dus niet zoo zeer voorkeur
voor dit systeem, dat ons dringt het aan te bevelen, als wel de
overweging, dat de archivaris, die zijn plan vooraf bedaard over-
weegt en geheel consequent wil doorvoeren, wel gedwongen zal
zijn het onze aan te nemen.

De oorspronkelijke organisatie van een archief moet natuurlijk
in hoofdzaken overeenkomen met de oude inrichting van het bestuur,
waarvan het archief afkomstig is. Dit spreekt van zelf. Immers
niet willekeurig is de oude organisatie van het archief tot stand

gekomen ; zij is niet de vrucht van het toeval, maar het logisch
gevolg van de inrichting van het bestuur, van welks functiën het
archief de neerslag is. Dat bestuur bouwde als het ware zijn archief
op en hield daarbij rekening met zijne eigene organisatie en zijne
eigene behoeften. Ieder bestuur van eenig belang heeft in zijn
beheer, naarmate het ingewikkelder werd, zekere splitsingen aan-
gebracht. De voorbereiding of zelfs de behartiging van sommige
afdeelingen der bestuurstaak werd dikwijls toevertrouwd aan speciale
permanente commissiën of ambtenaren, die min of meer zelfstandig
waren, zelfstandig genoeg althans in vele gevallen, om hen in
staat te stellen een eigen archief te vormen. De archieven dezer
commissiën (hare notulen, de bij haar ingekomene stukken enz.)
mogen volgens onze definitie niet met het eigenlijke archief van het
hoofdbestuur worden vermengd : immers deze stukken zijn niet door
dat hoofdbestuur opgemaakt of daarbij ingekomen. De beide serieën
van stukken loopen parallel naast elkander voort, al hebben zij dikwijls
op dezelfde onderwerpen betrekking, en de archieven van dergelijke
commissiën moeten derhalve noodzakelijk afzonderlijke afdeelingen
in het archief van het hoofdbestuur vormen. Zoodoende zal het
archief van een bestuur noodwendig in hoofdzaken de samenstelling
van dat bestuur reflecteeren.

Bij de behandeling der stelling door de Vereeniging van archi-
varissen deed zich een punt van verschil voor. Was het wel juist" ,
vroeg men , om de ordening van het archief te doen afhangen van
de soms gebrekkige oude organisatie van het archief, ook wanneer
min ervarene secretarissen eene organisatie hadden aangebracht,
niet overeenkomende met de organisatie van het bestuur ? Was
het niet juister zich geheel te houden aan de organisatie van dat
bestuur zelf, dat toch de leiddraad was geweest voor de organi-
satie van het archief?" Geantwoord werd: Niet de organisatie
van het bestuur, maar die van het archief moet den doorslag geven.
Het is nauwelijks denkbaar, dat zelfs de onervarenste klerk eene
regeling zal hebben aangebracht, die in hoofdzaken strijdt met de
inrichting van het bestuur: het was toch eenvoudig ondoenlijk, om
op den duur de stukken, ingekomen bij verschillende zelfstandige
takken van bestuur, te vereenigen. Doch mocht dit onverhoopt
het geval zijn, dan is het toch nog deze regeling, die den doorslag
voor de nieuwe regeling moet geven. Want het is niet ons doel,
langs theoretischen weg eene organisatie van het archief te ver-
krijgen , die overeenkomt met de oude bestuursorganisatie. Die
bestuursorganisatie is ons betrekkelijk onverschillig en wij zouden
wellicht niet op de gedachte zijn gekomen, die als leiddraad aan
te nemen voor de organisatie van ons archief, indien wij daartoe

Haholbioing Akciuvakisskn.

niet feitelijk waren gedwongen. Gedwongen juist door de organi-
satie van het archief, die eenmaal in hoofdtrekken door het feit
van de vereeniging der bijeenbehoorende stukken in banden, li-
assen en dossiers onveranderlijk is vastgesteld, en waarbij wij ons
dus goedschiks of kwaadschiks hebben neder te leggen." Na deze
toelichting bekrachtigde de vergadering de stelling.

Het is niet zonder voldoening, dat wij kunnen constateeren , dat het
boven geschetste systeem van indeeling, dat ons door de ervaring
als het eenig juiste, het eenig mogelijke is aan de hand gedaan,
geheel onafhankelijk van onze meening is aanbevolen door vak-
genooten binnen en buiten de grenzen van ons vaderland, op wier
oordeel wij prijs stellen. De Utrechtsche provinciale archivaris
Dr. Vermeulen verklaarde reeds in 1875, dat in een catalogus
van een archief eene schets van het samenstel der vroegere besturen
zichtbaar wezen kan en moet." De archivaris van Keulen Dr.
Hansen schreef onlangs: Auch beim Kölner Archiv ist meines
Erachtens der einzige Weg zur Begründung einer für alle Zukunft
ausreichenden Ordnung die Befolgung eines Grundsatzes, der jetzt
wohl in der Mehrzahl der grosseren Archive Deutschlands Annahme
gefunden hat, die Anwendung eines formalen Eintheilungsprincips,
die möglichst vollsttlndige Wiedcrherstelhmg der Registraturen der
alten Behorden." En Clemente Lupi, archivaris te Pisa, herhaalde
reeds in 1875 met instemming eene uitspraak van Leopoldo Galeotti,
directeur van het archief van het Italiaansche kroondomein: ,,Un
archivio ben ordinato deve offrire nella distribuzione de\' documenti
la immagine esteriore della struttura organica dello stato, come il
buon architetto fa indovinare nella facciata la destinazione e la
struttura interna dell\' edifizio."

Wanneer in het bovenstaande scherp tegenover elkander gesteld zijn
de systematische indeeling volgens bestuurscolleges en die volgens
onderwerpen, is daarmede niet bedoeld, dat deze laatste verdeeling
ook voor onderafdeelingen absoluut is te verwerpen. Indien b.v.
de ingekomene stukken bij eene commissie niet chronologisch geli-
asseerd zijn en dus natuurlijk slechts fragmentarisch bewaard zijn
gebleven, dan kan er niet het minste bezwaar tegen zijn , om de
rubriek, die deze stukken bevat, als zij omvangrijk is, onder te
verdeden in verschillende afdeelingen volgens den inhoud der stuk-
ken, indien die zich tot zulk eene verdeeling leent. Ook in onze
inventarissen zal men dus rubrieken kunnen vinden, b. v. getiteld
Archief van den raad, maar verdeeld b. v. aldus: i° Resolnti\'ên,
2° Ingekomene stukken, welke laatste rubriek dan weder onderver-
deeld kan zijn als volgt: Finantiën, Publieke werken, Kerkelijke
zaken enz.

Nog moet ééne opmerking worden gemaakt. De oude organisatie
van het archief moet om de boven opgegevene redenen behouden
blijven. Maar het is onnoodig en zelfs ongewenscht, om binnen
deze grenzen ook de oude ordening der stukken in alle details over
te nemen. Onze oude archiefbeheerders, die in hunne inventarissen
een ander doel nastreefden dan wij, leverden tot ver in de i S^e eeuw
werk, dat voor onze behoeften geheel onvoldoende is. Hunne
hoogst oppervlakkige ordening der stukken mag dan ook niet alleen,
maar moet bepaald veranderd worden.

§ 17. Bij de ordening van een archief behoort der-
halve voor alles zooveel doenlijk de oorspronkelijke
orde te worden hersteld. Eerst daarna kan worden
beoordeeld, of en in hoeverre het wenschelijk is van
die orde af te wijken.

Deze regel berust niet op eene slaafsche ingenomenheid met de
oude organisatie van een archief; zij eischt niet, dat die oude orde
worde hersteld, omdat die per se onverbeterlijk is, integendeel zij
neemt aan, dat er aanleiding kan zijn om van de oude orde af
te wijken. Zij stelt echter overeenkomstig het in de vorige §
uitgesproken beginsel op den voorgrond, dat die oude orde in den
regel gevormd is overeenkomstig de behoeften der oude organisatie
en daarmede nauw samenhangt. Wil men die oude organisatie
leeren kennen, en hoe kan men een archief beschrijven, zoo
men de organisatie van de corporatie niet kent, waaraan het zijn
ontstaan dankt? dan heeft men voor alles de inrichting van het
archief, zooals het zich heeft gevormd en vervormd, toen het nog
een levend organisme was, te bestudeeren.

Het komt er dus hier op aan, deze vraag te beantwoorden: is
het, om de oude orde te leeren kennen, noodig dat men haar herstelt ?
Het schijnt inderdaad, dat het zeer wel mogelijk is uit enkele
serieën en registers de oude inrichting van het archief althans
in groote trekken vast te stellen en daarnaar te beoordeelen in
hoeverre het wenschelijk is die orde te behouden, in hoeverre
van haar af te wijken. Somtijds zal dit inderdaad geene bezwaren
opleveren, maar van te voren weten kan men dat nooit. Wat
aanvankelijk eene fout scheen in de oude inrichting van het
archief, kan later blijken een gevolg te zijn van eene eigen-
aardigheid in de oude organisatie van het bestuur. Wat bij eene
oppervlakkige beschouwing onopgehelderd bleef, kan door latere
vondsten volkomen duidelijk worden en rationeel blijken te zijn.

En het kan zijn, dat men die ontdekking eerst doet, als men de
oude orde reeds heeft vernietigd en het veel moeite kost of zelfs
onmogelijk is haar te herstellen. Het is daarom voorzichtiger de
oude orde eerst in haar geheel, d. w. z. voor zoover er nog sporen
van overig zijn, te herstellen en dan zoo noodig aan het verbeteren
te gaan of de leidende gedachte, die uit de oude ordening blijkt,
ook toe te passen op die archivalia, waarin de orde reddeloos is
verstoord. Maar het is zaak er ernstig tegen te waarschuwen, dat
men zich niet uit onvoldoende gegevens eene voorstelling maakt van
de vroegere inrichting van een archief en daarop voortbouwt of er
aan verandert. Men komt er dan zoo licht toe zich de taak wat
gemakkelijk te maken, en door het verwaarloozen van eenige gege-
vens voor zich zelf eene onjuiste voorstelling aan te nemen. Men
volge liever den raad van dien onderwijzer, die aan zijne leerlingen
toestond de vrouwelijke e achter een, mijn enz. achterwege te
laten, maar alleen als zij in de hoogste klasse zaten. Zoo is het ook
hier: hoe meer archieven men heeft geregeld, des te meer vrijheid
mag men op dit gebied nemen, maar des te zekerder is het ook,
dat men, door ondervinding geleerd, den veiligen weg zal volgen.
Het kan zijn, dat men, dus de oude regeling hersteld hebbende, ten
slotte ziet, dat zij op verscheidene punten onhoudbaar is; het kan
zijn, dat men dus die oude orde, die men eerst, met moeite misschien,
heeft hersteld, weder gedeeltelijk moet verstoren. Geheel nutteloos
zal echter het werk nooit zijn geweest, want het is ondenkbaar,
dat van de geheele oude archiefinrichting niets gehandhaafd blijft.
Somtijds is een oude inventaris aanwezig en zal het mogelijk
zijn zich reeds uit dien inventaris een denkbeeld te maken van de
oude inrichting van het archief. De meeste oude inventarissen zijn
echter opgemaakt naar aanleiding van een of ander bijzonder feit,
b.v. eene overdracht van het archief van den eenen ambtenaar op
den anderen; zij zijn dan in der haast opgemaakt en de beschrij-
vingen, nog korter dan anders, geven niet altijd den inhoud der
stukken juist weer. Zulke inventarissen (er is er b. v. in 1649 een
opgemaakt, toen het Montfoortsche archief aan de Staten van
Utrecht kwam) zijn absoluut waardeloos; het zou dus voorbarig
zijn, op grond daarvan de oude archiefinrichting af te keuren

§ 18. De oorspronkelijke orde van een archief mag
worden gewijzigd, om afwijkingen van den algemeenen
bouw van het archief te verbeteren, onverschillig of
die afwijkingen aan vergissingen van beheerders van

het archief zijn toe te schrijven, dan wel zijn voortge-
vloeid uit eene wijziging van voorbij gaanden aard in
het systeem van bewaring der archiefstukken.

Zoo de vroegere beheerders van een archief nooit eene fout hadden
begaan en elke beheerder zich altijd bij de ordening der archief-
stukken had gehouden aan de door zijn voorganger gevolgde
beginselen, dan zou er geene aanleiding zijn om af te wijken van
de orde, die op die wijze in het archief was ontstaan. Maar de
vroegere beheerders hebben niet altijd consequent de beginselen
toegepast, die zij zelf of hunne voorgangers voor de archiefregeling
hadden aangenomen , en zoo komen in elk archief onregelmatigheden
voor, die het wenschelijk is te herstellen.

Dit geldt in de eerste plaats van zuivere vergissingen. De archi-
varis behoort in dat geval te doen, wat de vroegere archiefbeheerder
zou hebben gedaan, zoo deze de begane fout had opgemerkt: hij
behoort haar te herstellen. Wanneer b.v. in een rechterlijk archief
zoowel van de minuten der akten van eigendomsoverdracht als van
de minuten der plechten afzonderlijke serieën of liassen zijn gevormd,
maar eene der plechten is abusievelijk bij de transporten geliasseerd,
dan behoort de archivaris die vergissing te herstellen. Een eenigs-
zins ander geval is het volgende. In vroegeren tijd is het meermalen
voorgekomen, dat ten behoeve van een proces of ter bijeenbrenging
eener verzameling retroacta een in het archief berustend stuk uit de
serie, waartoe het behoorde, werd gelicht en bij dien later gevorm-
den bundel processtukken of retroacta werd gevoegd. Het ware
ongetwijfeld regelmatig geweest, dat stuk later weder op zijne
plaats te brengen; maar dit is meermalen verzuimd, ja het verzuim
heeft, zoo vaak plaats gehad, dat men moet aannemen, dat dikwijls
het stuk opzettelijk bij het latere dossier, waarvan de archief-
beheerder voorzag dat hij het nog meermalen zou moeten raadplegen ,
is gelaten. Toch behoort ook in dat geval de archivaris het bedoelde
stuk terug te brengen in de serie, waartoe het heeft behoord; immers
de vroegere beheerder had dit ook moeten doen, en had in het later
gevormde dossier hetzij een afschrift van het stuk moeten opnemen,
hetzij eene aanteekening, waarin werd verwezen naar de serie, waar
dit stuk was te vinden. Wanneer dus de archivaris dat stuk uit
het dossier verwijdert, behoort hij ook zulk eene aanteekening er
voor in de plaats te leggen. Het kan ook noodig zijn zulk eene
aanteekening aan te brengen, in geval een stuk abusievelijk in eene
verkeerde serie ingevoegd en daaruit later verwijderd is. Wanneer
b.v. de serie stukken , waarvan men er een verwijderen moet, genum-
merd is, is het wenschelijk, dat in de serie eene aanteekening wordt

opgenomen, die aanwijst, hoe het komt, dat hier een nummer
ontbreekt, opdat hij, die de serie heeft te raadplegen, niet meene,
dat zij incompleet is.

Het komt ook vaak voor, dat een nieuw opgetreden archiefbe-
heerder bij de berging der archivalia in eenig opzicht anders te werk
gaat dan tot dusverre gebruikelijk was. Terwijl vroeger b.v. de trans-
porten en plechten in ééne serie werden bijeengevoegd, zal hij er twee
van vormen; terwijl vroeger de ingekomene en uitgaande stukken
bij de resolutiön werden bewaard, zal hij ze afzonderlijk opbergen.
Het is mogelijk, dat de door hem ingevoerde veranderingen stand
houden, omdat zij blijken in overeenstemming te zijn met de ontwik-
keling van het bestuur, waarvan het archief afkomstig is; maar het
kan ook zijn, dat al spoedig blijkt, dat de oude inrichting beter was,
en dus tot haar wordt teruggekeerd. In het laatste geval heeft dus de
nieuwe archiefbeheerder eene fout gemaakt, die hij zou hebben ver-
meden , zoo hij alles had kunnen voorzien ; het is dus de taak van den
archivaris die fout te herstellen voor de enkele jaren, dat van de
gewone orde is afgeweken. Kortom de archivaris mag alle veran-
deringen in de oude organisatie aanbrengen, die ten doel hebben
de leidende gedachte, waarvan de oude ordening is uitgegaan, tot
haar recht te doen komen.

Uit den aard der zaak zal het niet altijd mogelijk zijn terug te
komen op eene afwijking van de regelmatige orde, die eens is
begaan. Dezelfde reden, die er toe leidt de oude orde in een archief
zooveel mogelijk te behouden, het feit nl. dat die oude orde dik-
wijls in het archief onuitwischbare sporen heeft achtergelaten, kan
aanleiding geven , dat ook in een bijzonder geval de eens aangenomene
orde behouden blijft. Als b.v. de transporten en de plechten in
afzonderlijke registers worden geregistreerd en eene plecht is
ingeschreven in het transportregister, dan kan daarop niet worden
teruggekomen; als het de gewoonte is, de in- en uitgaande stukken
te registreeren bij de resolutiën, doch die stukken gedurende wei-
nige jaren afzonderlijk gehouden en niet bij de resolutiën gere-
gistreerd zijn, dan is daar niets meer aan te doen. Er blijft den
archivaris dan alleen over, om ter plaatse in den inventaris, waar
de elders geborgene of geregistreerde stukken hadden moeten voor-
komen , op hun ontbreken opmerkzaam te maken en aan te wijzen,
waar zij te vinden zijn. Omgekeerd zal het zaak zijn, zoo de
archivaris zich eenige afwijking van de oude orde veroorlooft, daar-
van in den inventaris of in de inleiding tot den inventaris aantee-
kening te houden en rekenschap te geven. Het kan toch zijn, dat
in een geheel ander gedeelte van het archief of in eene studie,
geschreven toen de archivaris zijne verbetering nog niet had aan-

gebracht, wordt verwezen naar de plaats, waar het stuk vroeger
ten onrechte was geborgen. Wil men ook later van die verwijzing
gebruik kunnen maken, dan moet men weten, waar het stuk is
gebleven. Trouwens in het algemeen is het gewenscht, dat men
rekenschap geeft van de aangebrachte veranderingen: men kan ze
toch niet aanbrengen zonder er zichzelf rekenschap van te geven,
waarom zou men het dan ook niet doen aan anderen?

^ 19. Bij de ordening van een archief behoort slechts
in de tweede plaats te worden gelet op de belangen
van historische onderzoekingen.

Korter, hoewel misschien minder duidelijk, zou men dezen regel
op het voorbeeld van Duitsche schrijvers aldus kunnen doen luiden:
archivalische eischen hebben den voorrang boven antiquarische. Men
verbreke dus geene seriën brieven, over de meest verscheiden onder-
werpen bij eenzelfde bestuur ingekomen, om een bundel stukken te
vormen, op een bepaald onderwerp betrekking hebbende. Nog veel
minder voege men stukken uit verschillende serieën over hetzelfde
onderwerp «bijeen , zooals jaren geleden in het Algemeene Rijksarchief
is geschied voor de samenstelling eener rubriek Stukken over Noordsche
tochten. Zelfs wanneer men in een ongeordend archief brieven of
andere gelijksoortige stukken in zekere hoeveelheid verspreid vindt,
trachte men daaruit liefst serieën van brieven of andere gelijksoortige
stukken te vormen. Indien men een bundel of dossier stukken
betrekkelijk één onderwerp vereenigd vindt en het duidelijk is, dat
deze bundel niet eene samenvoeging van lateren tijd is, late men
dezen bundel echter natuurlijk in zijn oorspronkelijk verband. En
vindt men in een archief losse, als het ware rondzwervende stukken,
welke niet tot de serieën kunnen worden gebracht, dan kan bij de
rangschikking dier stukken zonder bezwaar op de belangen der histo-
rische onderzoekingen worden gelet. Overigens kunnen uitvoerige
regesten en uitvoerige chronologische en alphabetische indices dienen
om historische onderzoekingen te vergemakkelijken.

Bij de indeeling der Fransche archiefdepóts is in de eerste plaats
gelet op het belang der historische onderzoekingen. De archieven
zijn daardoor uit hun oorspronkelijk verband gerukt en door elkan-
der geraakt. Thans wordt dit echter ook in Frankrijk zelf vrij
algemeen betreurd. Een groot bezwaar, aan die fusie van archief-
stukken verbonden, is, dat men den werkkring van de besturen
niet meer kan nagaan. Bovendien zullen stukken, welke door
hun inhoud uit een historisch oogpunt van tweeërlei belang zijn,
b.v. voor armwezen en voor kerkelijk recht, indien zij in een

bundel betreffende armwezen zijn gerangschikt, daarin door onder-
zoekers van kerkelijke rechtsvragen niet worden gezocht. Er zal
dus bij de rangschikking zijn gelet alleen op de belangen van som-
mige historische onderzoekingen, terwijl de belangen van andere
historische onderzoekingen zullen zijn geschaad.

Reeds vroeger (§ 15) is er op gewezen, dat vele historici
cene chronologische rangschikking der stukken voor hunne studie
wenschelijk achten. Zelfs al ware die rangschikking werkelijk voor
historische onderzoekingen aanbevelenswaardig, clan spreekt onze
regel het onverholen uit, dat ook die grond niet voldoende is
om eene chronologische rangschikking der stukken te wettigen.
Immers eerst in de tweede plaats behoort op de belangen der
historische onderzoekingen te worden gelet.

§ 20. Bij de ordening van een archief houde men in
het oog, dat de bescheiden, die de handelingen van het
bestuur of een zijner ambtenaren ex officio behelzen,
het geraamte van het archief vormen.

Deze regel is aangenomen door de Vereeniging van archiva-
rissen. Wij veroorloofden ons in de redactie twee kleine wijzigingen
door het woord gemeenschap daaruit te doen vervallen en beambten
te vervangen door ambtenaren, in overeenstemming met de ter-
minologie, door ons in § 1 van den Minister overgenomen.

Tegenover de aangenomene redactie stond in de vergadering eene
andere: De serieen resolntien, protocollen, rekeningen en andere
stukken , die sedert hunne opneming in het archief in banden, liassen
of pakken zijn vereenigd, vormen het geraamte van het archief";
deze redactie is echter door de meerderheid verworpen. Deze loop
der zaken brengt ons in eenige verlegenheid, want (geheel afgescheiden
van alle persoonlijke sympathieën) zijn wij van meening, dat de aan-
genomene redactie strijdt met den door de vergadering eveneens aan-
genomen regel van § 16, hoewel bij de discussie over deze stelling
het punt van verschil uitdrukkelijk was aangewezen. Wij achten
ons door het besluit der vergadering gebonden hare redactie op
te nemen. Immers al veroorloofden wij ons hier en daar en ook
in dezen regel enkele kleine wijzigingen in den vorm, die de
verschillende regels onderling beter met elkaar in verband bren-
gen, wij gevoelen daartoe geene vrijheid, waar het een geheelen
stelregel betreft, die na uitvoerige discussie door de leden onzer
Vereeniging werd vastgesteld. Wij nemen dus die vastgestelde
redactie op, doch wij achten ons door den boven aangeduiden strijd

verplicht, om daarnaast de verworpene redactie niet minder uit-
voerig te bespreken.

De regel bevatte (in beide redactiën) aan het slot nog zes
woorden : waarbij de andere stukken (volgens de andere redactie :
de losse stukken) zich aansluiten". Wij hebben gemeend deze
woorden te mogen weglaten, omdat wij den zin daarvan uitvoe-
riger meenen te hebben teruggegeven in § 25.

Voordat wij den regel toelichten een paar verklaringen:
1 °. door den voorsteller der tweede redactie werd gevraagd,
waarom juist uitsluitend de resolutiën van het bestuur (nl. de
bescheiden, die de handelingen van het bestuur eencr gemeenschap
of een harer beambten ex officio behelzen") als leiddraad bij de
organisatie van het archief in de stelling werden genoemd. Het
kan toch voorkomen, meende deze spreker, dat juist die resolutiën
het geraamte van het archief niet vormen. In archieven van kleine
waterschappen b.v. is het de gemeenelandsrekening, die op de jaar-
vergadering wordt afgehoord, die den kern van het archief vormt;
de resolutiën werden öf achter deze rekening geregistreerd of (indien
zij op latere vergaderingen werden genomen) geschreven op losse
bladen, die dan met al wat op de resolutiën betrekking had of er
uit voortvloeide een dossier vormden. Niet de resolutiën, maar de
rekeningen vormen dus in dit geval het geraamte van het archief,
waaromheen alle andere stukken (niet alleen de acquitten) moeten
worden gegroepeerd Sterker nog komt dit uit, indien men twee
serieën waterschapsrekeningen vindt, wier aanwezigheid het dan
noodig maakt, de stukken betreffende de gemeenelandswerken tot
twee rubrieken te brengen, al naarmate de kosten daarvan in eene
der serieën werden verantwoord. Doch ook waar, zooals over
het algemeen werkelijk het geval is, de resolutiën de ruggegraat
van het geraamte vormen, daar is met die ruggegraat zelden of
nooit het geraamte geheel compleet. Het komt voor, dat een
bestuur twee of meer parallel loopende serieën resolutiën aanlegt; in
dit geval geven die twee serieën den bouw van het archief aan. In-
dien evenwel een bestuur op den inval kwam, de resolutiën in een
deel te boeken, maar de bijlagen in twee of meer sereiën te ver-
deelen, dan zouden in dit geval de liassen der inkomende en uit-
gaande stukken denzelfden dienst bewijzen, dien in het eerste geval
de twee serieën resolutiën hadden verricht. In antwoord op dit
betoog constateerde de verdediger, dat ook volgens hem protocollen,
rekeningen en andere stukken" moeten worden gerangschikt onder
de bescheiden, die de handelingen van het bestuur eener gemeen-
schap of een harer beambten ex officio behelzen." Beide redactiën
bedoelen dus in dit opzicht hetzelfde, al zegt de eene het wat duidelijker.

2°. Het geraamte van het archief. Over den zin dezer verge-
lijking bestond ter vergadering een misverstand, dat van belang is
voor de beteekenis daarvan. De verdediger, die de vergelijking
het eerst had uitgesproken, verklaarde daarmede te bedoelen: het
geraamte van een houten huis m. a. w. de hoofdbalken; een ander
lid, die dadelijk had verklaard den voorsteller het vaderschap
der vergelijking te benijden, bleek aanstonds gedacht te hebben
aan het dierlijk geraamte. Beide interpretatiën stellen vast, dat
de bedoelde serieën van bescheiden de hoofdlijnen aangeven, waar-
naar het archief van ouds is georganiseerd. De vergelijking met het
dierlijk geraamte, meer in overeenstemming met de bepaling, dat
het archief is een organisch geheel, houdt uit den aard der zaak
vast aan de onveranderlijkheid dier lijnen; de andere interpretatie,
die meer bijval schijnt te hebben gevonden, laat schijnbaar meer
vrijheid, doch bedoelt dit volgens haren voorsteller alleen te doen
bij de groepeering der details, der latten en planken", die eerst
na de hoofdbalken" moeten worden samengevoegd. Ook hier dus
is het verschil van beide redactiën meer schijnbaar dan reëel.

Wij komen thans tot het verschilpunt der beide redactiën. Het
is dit, dat de aangenomene den nadruk legt op de omstandigheid
dat de aangeduide bescheiden de hoofdlijnen aangeven der organi-
satie van het archief, omdat zij de handelingen van het bestuur be-
helzen ; het was juist deze omstandigheid, die den voorsteller belette
de vollediger en duidelijker redactie van zijnen tegenstander over
te nemen. Deze tegenstander legde daarentegen in zijne redactie
den nadruk op het feit, dat de serieën, die hij opnoemt, de hoofd-
lijnen vormen van het archief, omdat zij seder* hunne opneming
in het archief in banden, liassen of pakken zijn vereenigd. De
een wenscht dus de oude organisatie van het bestuur als leiddraad
voor de organisatie van het archief aan te nemen, de ander de
oorspronkelijke organisatie van het archief. Het gevoelen van den
tweede, thans verworpen, was vroeger door de vergadering bij de
vaststelling van den regel, die thans onder § 16 voorkomt, be-
krachtigd. Wij kunnen slechts herhalen, wat wij bij de toelichting
van laatstgenoemden regel hebben gezegd: niet de theoretische
overweging, dat het bestuur der gemeenschap vroeger zoo en niet
anders was georganiseerd, maar de praktische overweging, dat het
archief eenmaal in hoofdzaak in bepaalde vormen is vastgelegd,
schijnt ons de aan te brengen organisatie van het archief te moeten
determineeren.

Een ander verschil der twee redactiën , dat met het eerste nauw
samenhangt, is dit, dat de verworpene redactie nadruk legt op de
omstandigheid, dat alleen de serieën\' de hoofdlijnen van het archief

vormen , terwijl de verdediger in zijne mondelinge toelichting uitdruk -
kelijk verklaarde, dat de handelingen van het bestuur de inrichting
van het archief moesten determineeren, zelfs als die o/> een afzonder-
lijk stuk papier" waren neergeschreven. Voor eene dergelijke beper-
king van de vrijheid van den archivaris schijnt ons geene reden te
bestaan. Indien het om praktische redenen, ter bevordering der
duidelijkheid, wenschelijk is, schijnt men vrij het afzonderlijk
stuk papier te bergen, waar men wil: dit stuk papier kan niemand
dwingen andere stukken daaromheen te groepeeren \').

In de praktijk zal wellicht het verschil niet zoo groot zijn, als
de verschillende redactiën zouden doen vermoeden. Immers waar
de voorsteller van de aangenomene redactie verklaarde, vooral daarom
zoo te hechten aan het aannemen van de organisatie van het
bestuur als leiddraad, omdat hij vrij wenschte te zijn de fouten te her-
stellen door onervarene secretarissen, in afwijking van de inrichting van
het bestuur, in den bouw van het archief aangebracht, lichtte zijn
tegenstander, uitgaande van de door hem aangenomene interpretatie
van het geraamte als het dierlijk geraamte, zijne meening ongeveer
aldus toe: De archivaris handelt met het archief zooals de palae-
ontoloog met de beenderen van een voorwereldlijk dier: hij tracht
uit die beenderen het geraamte van het dier weder in elkaar te
zetten. Wil hij zich echter eene voorstelling vormen van het dier,
welks gebeente hij weder heeft vereenigd, dan gaat hij wel nauw-
keurig in het algemeen den bouw van het lichaam en den vorm
der beenderen na, maar hij houdt geene rekening met de toevallige
omstandigheid, dat b.v. een poot van het dier tengevolge van een
breuk is kromgegroeid of dat een der ribben ontbreekt. Zoo mag
ook de archivaris, indien hij eenmaal het archief weder in zijn
ouden toestand heeft gereconstrueerd, kleine afwijkingen in den
bouw herstellen, die het gebruik van het archief bemoeilijken
zouden en die te-wijten zijn aan de onnadenkendheid van opvolgende
secretarissen. Doch slechts onder twee voorwaarden: i °. de ar-
chivaris geve zich rekenschap, dat door de verplaatsing geene
andere fouten ontstaan; 2°. de archivaris moet zich zeer bepaald
rekenschap geven, dat er niet voor de schijnbaar verkeerde plaat-
sing van het stuk eene goede reden heeft bestaan (resp. de palae-
ontoloog mag alleen dan verbeteren, als hij daardoor recht laat weder-
varen aan de natuur van het organisme zelf)." (Zie hierover § 18.)

Ook in een ander opzicht gelijkt de archivaris op den palaeontoloog:
beiden kunnen slechts een bepaalden stand van het gereconstrueerde

i) Wel_ is met eene userie» natuurlijk gelijk te stellen een enkel deel, bestemd om het eerste
eener serie te worden, maar dat door toevallige omstandigheden alleen is blijven staan, b.v. omdat
het bestuur of de commissie werd ontbonden, voordat het deel was gevuld.

organisme teruggegeven, terwijl het organisme bij zijn leven telkens
een anderen stand aannam. I.idien dus opvolgende secretarissen op
den duur in onderdeden niet nauwkeurig hetzelfde systeem van
organisatie hebben gevolgd, dan is de archivaris, die slechts ééne
bepaalde organisatie in zijn inventaris kan teruggeven, vrij die
afwijkingen te normaliseeren. Zoo kan het wenschelijk zijn, ver-
schillende losse stukken over hetzelfde onderwerp, maar uit ver-
schillende tijden, in één nommer bijeen te brengen; de secretaris,
die het jongste stuk afzonderlijk bewaarde, zou dit toch zonder
twijfel bij het oudere hebben gevoegd, dat zijn voorganger even-
eens afzonderlijk had laten liggen, indien het bestaan daarvan hem
bekend was geweest." (Zie hierover § 31.)

Het praktische resultaat van den regel moet dus volgens beide
redactiën dit zijn: de archivaris, die de hand slaat aan de organi-
satie van\' een ongeordend archief, beginne met het herstellen der
serieen notulen, brieven, sententiën, protocollen, rekeningen,
acquitten enz.

§ 21. Niet het onderwerp van een stuk, maar zijne
bestemming moet beslissen over de plaats, die het in
het archief moet innemen.

Deze regel is een noodzakelijk gevolg van het systeem, dat
wij (zie § 16) voor de indeeling van een archief hebben gekozen.

Zij, die een archief indeelen in zekere vakken, bepaald door
het in elk stuk behandelde onderwerp, zullen natuurlijk alle
stukken, die over hetzelfde onderwerp handelen (voor zoover dit
mogelijk is) in ééne afdeeling vereenigen. Daar het door ons
gekozene systeem van indeeling (het herstel der oude organisatie
van het archief) echter in hoofdzaak is gegrond op de oude
inrichting van het bestuur der gemeenschap. moeten de stukken
natuurlijk ook worden ingedeeld al naarmate zij zijn gericht aan
een der bestuurstakken of, door een dier takken opgemaakt,
bestemd zijn om in het archief daarvan te worden bewaard.

Vindt men derhalve twee brieven over dezelfde zaak, de eene
gericht aan Gedeputeerde Staten, de andere aan de Finantiekamer,
dan behooren die stukken niet bijeengevoegd, maar in de archieven
van Gedeputeerde Staten en Finantiekamer te worden geplaatst.
Zij zijn daar dan ook goed geplaatst en in het verband, waar zij
behooren; immers beide brieven worden in de resolutiön van Gedepu-
teerde Staten en Finantiekamer vermeld en zijn tot recht verstand

dier soms zeer korte aanteekeningen altijd nuttig, veelal onmisbaar;
terwijl omgekeerd deze resolutiën den terugslag leveren op de
behandeling der betrokkene zaak in den brief.

§ 22. Geen deel, lias of bundel mag worden uiteen-
genomen, zoolang het motief, dat tot het bijeenbrengen
daarvan heeft geleid, niet gebleken is.

Bovenstaande bepaling beveelt een maatregel van voorzichtigheid
aan, waarvan de opvolging de ondervinding heeft het geleerd
dringend noodig is. Slechts zelden wordt den archivaris een archief ter
regeling toevertrouwd, dat niet reeds vroeger zoogenaamd geordend
is. De secretaris of de klerk ter secretarie, die zich met die \\verk-
zaamheid heeft belast en uit den aard der zaak in de oude
organisatie van het bestuur en zijn archief geen inzicht had,
heeft in plaats van zich te beperken tot het beschrijven der deelen,
liassen of bundels, die hij in het archief vond, vaak daar waar
die bijeenvoeging van stukken niet met zijne opvatting van de
wijze, waarop het archief moest worden geregeld, strookte, de
samengevoegde stukken van elkander gescheiden en afzonderlijk of
in samenhang met anderen beschreven. De verwarring, die daar-
door is gesticht, is dikwijls onmogelijk, altijd slechts ten koste
van veel moeite te herstellen. De eens verbroken orde is niet
altijd meer terug te vinden ; zijn de stukken van een dossier eens
verspreid, dan zal het in elk geval veel tijd kosten ze weer bijeen
te brengen. Ieder, die ooit een archief heeft geregeld, dat vroeger
reeds zoogenaamd geordend werd, zal het billijken, dat tegen
dergelijke ondoordachte vernietiging der bestaande orde wordt
gewaarschuwd.

De archivaris, die (zie § 17) zooveel doenlijk de oude orde
behoort te herstellen, alvorens te beoordeelen in hoeverre het
wenschelijk is er van af te wijken, zal zich, zoo hij eenige stukken
in een deel, bundel of lias vereenigd vindt, rekenschap geven van
het motief, dat den vroegeren beheerder van het archief tot het
bijeenbrengen van die stukken heeft geleid. Eerst dan kan hij
over de juistheid van het motief oordeelen. Het bloote feit alleen,
dat de bedoelde bijeenvoeging van stukken in strijd is met de
overigens bij de ordening van het archief van ouds gevolgde rege-
len, zal hem geen voldoende grond zijn, om de bijeenvoeging te
verbreken. Immers hij erkent, dat het zijn kan, dat deze schijn-
bare afwijking haren goeden grond heeft: de geschiedenis van het
archief en van het bestuur, waarvan het afkomstig is, kan aan

het licht brengen, waarom stukken, die oppervlakkig beschouwd
niets met elkander gemeen hebben, zijn bijeengevoegd. Nu is het
zeer wel mogelijk, dat bij onderzoek blijkt, dat de redenen der
bijeenvoeging verkeerd of althans voor de ordening van het archief
waardeloos zijn, of dat het motief der vereeniging, hoewel op zich
zelf goed, thans zijne kracht heeft verloren en dat dus op de
vereeniging moet worden teruggekomen (de stukken kunnen b.v.
ter wille van een genealogisch onderzoek zijn bijeengebracht, of
het kunnen stukken zijn, die een lid van het betreffende college
bij zijn overlijden of uittreden toevallig onder zich had). In elk
geval moet men echter, om te kunnen beoordeelen of het motief
der bijeenvoeging steekhoudt of niet, thans nog bruikbaar of onbruik-
baar is, vóór alles dat motief kennen; dit schrijft dan ook deze
stelling voor. Men bedenke toch wel, dat nooit eene bijeenvoeging
der stukken heeft plaats gehad zonder motief en dat het bijna altijd
uit de stukken is na te gaan, welk motief dat is geweest.

Mocht het geval zich eene enkele maal voordoen, dat eenige
stukken op zoo zonderlinge wijze waren bijeengevoegd, dat er
geen enkele grond voor is aan te voeren, dan behoort de archivaris
aanteekening te houden van de stukken, die bij elkander waren
gevoegd; want de mogelijkheid is nooit uitgesloten, dat hij later
het motief der bijeenvoeging nog ontdekt. Trouwens dit is zelfs
vaak aan te bevelen, als de grond der door den archivaris niet
gehandhaafde bijeenvoeging niet bekend is: immers het kan van
belang zijn te weten, welke stukken eenmaal tot een dossier van
retroacta of voor een of ander onderzoek zijn bijeengebracht.

§ 23. Het uiteennemen van deelen en bundels met
losse stukken, die door latere beheerders van het
archief zijn samengesteld, is zoo noodig geoorloofd.

Is het bedoelde deel of de bedoelde verzameling echter
dikwijls door de administratie zelve of door geleerden
gebruikt en als een geheel geciteerd, dan verdient het de
voorkeur ze intact te laten en als geheel te beschrij-
ven, waarnaast dan eene afzonderlijke beschrijving der
stukken kan staan op de plaatsen van den inventaris,
waarop elk stuk behoort.

Met de uitdrukking latere beheerders" worden bedoeld andere
beheerders dan de oorspronkelijke, die een vasten vorm van
organisatie aan het archief hebben geschonken. Vooral heeft men
het oog op archivarissen en op personen, die het archief voor

wetenschappelijke doeleinden hebben bestudeerd en tegelijk ge-
deeltelijk geordend; vooral dezen, die het archief gebruikten voor
een geheel ander doel dan waarvoor het is samengebracht, waren
dikwijls geneigd ter bereiking dier aan den aard van het archief
vreemde bedoelingen de ordening van het archief volkomen te
verstoren. Doch ook zij, die het archief met een praktisch doel
beheerden en wenschten te gebruiken, hebben zich wel eens aan
dergelijke min wenschelijke handelingen schuldig gemaakt, vooral
als vreemde archieven, met welker organisatie zij niet bekend waren
en die zij dus niet wisten te gebruiken, met hun archief werden
vereenigd. Zij behandelden dan de stukken dier andere archieven
als een soort bibliotheek van handschriften, ten gebruike bij hunne
eigenlijke administratie. Een bekend voorbeeld van eene behandeling
der laatste categorie leveren de zoogenaamde copulaatboeken" in
het Zeeuwsche rijksarchief: zij bevatten eene bonte verzameling
van allerlei stukken uit de archieven van de Middelburgsche
abdij en van de Staten van Zeeland, vermengd met afschriften uit
de Hollandsche Rekenkamer enz., die niet lang na de oprichting
der Zeeuwsche Rekenkamer onder verschillende hoofden zijn ver-
zameld en bijeengebonden. Voorbeelden van verwarring, door
vroegere archivarissen en geleerde verzamelaars door het bijeen-
voegen van heterogene stukken in archieven gesticht, kan de archi-
varis van elk belangrijk archief uit eigene ervaring mededeelen.
Hoezeer gekant tegen verstoren van eene eenmaal in het archief
aangebrachte orde, moeten wij voor zoo ontstane deelen en bundels
eene uitzondering maken. De vorming daarvan was toch in strijd
met den aard van het archief, dien ons beginsel ons beveelt te
eerbiedigen; het uiteennemen daarvan is dus niet in strijd met dat
beginsel, maar in overeenstemming daarmede.

Dikwijls doet zich echter het geval voor, in de tweede alinea be-
doeld. De copulaatboeken b.v. zijn zoowel door de Staten als door de
Rekenkamer van Zeeland niet alleen herhaaldelijk geraadpleegd,
maar ook in archiefstukken geciteerd. De bundels der tweede soort,
gevormd door archivarissen of geleerden, zijn nog veelvuldiger
aangehaald; dergelijke verzamelingen, gevormd met een eenzijdig
historisch doel, zijn bijzonder gemakkelijk voor hen, die in korten
tijd eenig materiaal voor geleerde onderzoekingen in een archief
wenschen bijeen te verzamelen ; van daar dat ieder geleerde bezoeker
op deze collecties aanvalt en ze door citaten in zijne publicatiën
bekendmaakt. Is dit het geval, dan zou men de studie in het
archief, die dikwijls van dergelijke citaten uitgaat, uitermate be-
moeilijken door de verzameling uiteen te nemen en de stukken naar
hunne oude plaatsen terug te brengen. De verzamelingen behooren

dus dan bij de ordening van het archief, waarin zij zijn geplaatst,
eene zelfstandige plaats te blijven innemen en als zoodanig in den
inventaris te worden beschreven. Maar tevens moet elk der daarin
opgenomene stukken dan op zijne eigenlijke plaats worden beschreven
in den inventaris van het archief, waartoe het behoort. Natuurlijk
evenwel slechts dan, wanneer het stuk in het archief vroeger eene
afzonderlijke plaats innam; is het daarentegen b.v. van eene lias
genomen, dan kan men volstaan met aan die lias op de plaats,
waar de lacune is, een verwijsblad te hechten zonder het stuk in
den inventaris afzonderlijk te vermelden.

§ 24. Indien een archief is geordend volgens een
systeem, afkomstig van een lateren beheerder en niet
overeenkomende met de eischen der nieuwe archiefleer,
dan is het bij het voorbereiden der nieuwe inventarisatie
gewenscht, om zoo mogelijk niet tot de nieuwe ordening
en het daarmede wellicht gepaard gaande uiteennemen
van deelen en bundels over te gaan, voordat de nieuwe
inventaris geheel en al vastgesteld zij. Ook dan nog
is het van belang den inventaris der vroegere ordening
te bewaren en daarin bij elk nommer te verwijzen naar
het nommer van den nieuwen inventaris.

Ieder, die wel eens een inventaris van een archief heeft opge-
maakt, weet, dat men nooit alle stukken terstond in den in bewer-
king zijnden inventaris hunne juiste plaats kan geven. Na eene
voorloopige rangschikking volgt dikwijls eene verbeterde rangschik-
king en eerst, wanneer men alle stukken, uit- en inwendig en in
hun onderling verband kent, kan de definitieve nieuwe inventaris
tot stand komen. Het zou zeer gevaarlijk zijn, tijdens die inven-
tarisatie reeds deelen en bundels uiteen te nemen. De mogelijkheid
toch is niet uitgesloten, dat de samenvoeging volgens het systeem
van den lateren beheerder bij nader inzien toch blijkt juist te zijn
geweest. Bovendien zou het gedurende de inventarisatie voor den-
gene , die het archief wenscht te raadplegen , zeer bezwaarlijk zijn
de stukken te vinden. De inventarisatie geschiede derhalve door
wat men in de krijgskunde noemt bewegingen op het papier":
men beschrijve alle serieën, bundels, boeken, charters enz. op losse
regestpapiertjes en verrichte de rangschikkingen met deze papiertjes,
totdat de nieuwe inventaris is vastgesteld en gedrukt. Eerst dan
rangschikke men de stukken zelven overeenkomstig den nieuwen
vastgestelden inventaris.



		H5

		scheide men ze naar de autoriteiten, voor wie elk exemplaar van de rekening bestemd was, wat hetzij uit de opschriften : voor den rendant", voor de kamer" enz., hetzij uit het archief, waarin zij gevonden worden, kan blijken. Bij rekeningen valt dus de bij resolutiën gemaakte onderscheiding tusschen afschriften, net exemplaar en minuut weg. Daarentegen kan men bij rekeningen nog eene categorie onderscheiden, die overeenkomt met wat bij de resolutiën de memorialen zijn. Be- doeld worden de manualen of journalen, waarin de rekenplichtige ambtenaar dagelijks opteekende, wat hij uitgaf en ontving, waarvoor het manuaal in verschillende rubrieken, analoog met de hoofd- stukken der rekeningen, was verdeeld. Dat manuaal werd bij het opmaken der rekening ten grondslag gelegd, de meeste posten van de manualen werden gecombineerd tot posten van de rekening. Ook zulke manualen werden zelden bewaard, omdat zij na het sluiten der rekening hunne beteekenis hadden verloren. Bovendien behoorden zij tot de particuliere papieren van den rendant, die in den regel geen lid van het afhoorend college was. Alleen in archieven van geestelijke corporaties, waarbij dit laatste niet het geval was (b.v. het Domkapittel te Utrecht, de St. Maria-abdij te Middelburg) komen enkele manualen voor. Bij zeer kleine admi- nistratiën worden ook de manualen met de concept-rekeningen gelijk gesteld, van wier goedkeuring in het manuaal zelf aanteekening wordt gehouden. Dit komt vooral voor bij ontvang- en uitgaaf- boeken , collectenboeken enz. van diaconieën; de beheerende diaken ontving dan geen exemplaar zijner rekening. Naast de manualen, die de rekenplichtige ambtenaren onder zich hadden, staan de liggers of blaf)\'aards, die berusten onder de autoriteit of het college, te wiens behoeve de inkomsten door de betreffende ontvangers worden geïnd. Het zijn registers, die aan- wijzen, welke vaste inkomsten eene corporatie jaarlijks behoort te ontvangen, hetzij uit pachten en cijnzen, hetzij uit belasting (b.v. het oudschildgeld), en die geregeld bijgewerkt en ten slotte, wanneer de bijvoegingen na lange jaren te talrijk worden, vernieuwd worden. (Opmerking verdient, dat alleen van blaffaards wordt gesproken , waar het inkomsten uit den grond geldt.) Afschriften van zulke hggers werden jaarlijks aan de rekenplichtige ambtenaren uitgereikt, die daarin dan hunne werkelijke ontvangsten aanteekenden en die afschriften dus tot manualen maakten.

		Handleiding Archivarissen.
		IÜ



		EEN WOORD VOORAE.

		Dit is een vervelend boek en een kleingeestig boek. De lezer zij gewaarschuwd! Wij achtten ons verplicht , dit vooraf ronduit te verklaren. Indien de kritiek zich verwaardigt van ons geschrijf kennis te nemen, zal zij het maar al te spoedig in het openbaar zeggen. Wij meenden derlialve aan ons zelven verplicht te zijn haar voor te zijn door eerlijk te erkennen, dat ook naar onze meening Jacob van Lennep onderhoudender kon vertellen dan wij deden, en bovendien dat wij in het algemeen niet wenschen dood te blijven op de quacstièn, of eeti jaartal al dan niet tusschen haakjes wordt gedrukt en of men de stukken behoort te nomineren met cijfers of met letters. Waarom wij dan toch hebben gemeend tot in dergelijke klei- nigheden toe nauwkeurig te moeten voorschrijven, hoe wij onze archiefinventarissen wenschen ingericht te zien? Wij willen dit gaarne verklaren. Naar onze overtuiging is uniformiteit van behandeling der inventarissen, zoowel in hoofdzaken als in kleinigheden , uiterst nuttig. Zij is gemakkelijk voor den gebruiker, die spoedig de bet eekenis van elk constant gebruik vat, en zij voorkomt veel misverstand. Indien men echter meent, dat wij nu de regels dezer handleiding als een drukkend juk op de schouders onzer ambtgenooten wenschen te leggen, dan vergist men zich zeer. Wij zullen niet zuur zien, indien men in enkele détails of zelfs in hoofdzaken van deze regels üfzvijkt. Alleen dit hopen wij, dat onze ambtgenooten het door ons gezegde zullen willen overwegen en daarvan niet zullen afwijken dan na vooraf daarvan in de inleiding van hunnen inventaris bericht, liefst gemotiveerd bericht te hebben gegeven. Zoodoende



		EERSTE HOOFDSTUK.

		Ontstaan en indeeling van archiefdep6ts.

		§ i. Een archief is het geheel der geschrevene, getee- kende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambte- naren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten. Deze definitie van een archief, die, als het fundament waarop alles moet rusten, hier voorafgaat, had het geluk om zoowel in de verga- dering der Vereeniging van archivarissen als in de vergadering van Rijks-archivarissen met algemeene stemmen te worden aangenomen, terwijl de Minister van Binnenlandsche Zaken ze eenigszins gewijzigd vaststelde bij circulaire van io Juni 1897 \'). Is het in het algemeen moeilijk eene definitie te verdedigen, in dit geval mag het dus ook wel onnoodig heeten. Niet onnoodig evenwel is het, de verschillende punten eenigszins toe te lichten, daar het van veel belang is, dat de draagkracht der definitie naar alle zijden duidelijk wordt begre- pen, omdat natuurlijk alle verdere beschouwingen daarvan uitgaan. Het geheel. Bij de discussie over de definitie is gevraagd, wanneer men een archief een geheel mocht noemen, of dit ook was gerechtvaardigd, wanneer van een archief slechts enkele stukken overig waren. Daarop is geantwoord : het archief is een geheel" zoodra het geen deel" is, namelijk zoodra het niet bekend is, dat elders andere gedeelten van het archief berusten. In dat laatste geval is het wenschelijk, op de eene of andere wijze van deze deelen weder een geheel te maken. Is er evenwel van een archief slechts e\'én enkel stuk bewaard, dan is dit eene stuk het archief; het is op zich zelf een geheel en moet dus ook op zich zelf worden beschreven. ij Die wijzigingen, alleen de redactie betreffende, zijn allen door ons overgenomen met uitzon- dering van het op blz. 2 i. f. besproken geval. I



		TWEEDE HOOFDSTUK.

		Het sortheren der archiefstukken.

		§ 15. Een archief moet systematisch worden in- gedeeld. Deze regel werd door de Vereeniging van archivarissen aangenomen. Behalve aan eene systematische indeeling zou men kunnen denken aan eene alphabetische en aan eene chronologische indeeling \'). De alphabetische indeeling vindt, naar het schijnt, geene voor- standers. De eenige archiefinventarissen, die min of meer alpha- betisch zijn ingericht, zijn die van Deventer en van Vlissingen. In den eersten zijn de stukken geplaatst in de orde, waarin ze toevallig in de kasten werden gevonden, terwijl achter deze geheel ordelooze opsomming eene zeer uitvoerige alphabetisch gerangschikte lijst der stukken volgt, zoodat de alphabetische orde feitelijk de eenige is, die in den inventaris aanwezig is. Een gedeelte van den Vlis- singschen inventaris is zuiver alphabetisch gerangschikt. Het is echter niet noodig, over deze indeeling vele woorden te verspillen. Op het archief zelf is zij, zoover ons bekend is , nooit toegepast. Ook de alphabetische indeeling van den inventaris schijnt geene voor- standers te hebben. Het springt dan, ook in het oog, dat een alphabetische index op den inventaris dezelfde voordeden aanbiedt, die een alphabetisch gerangschikte inventaris zou hebben; zulk een index kan, als de stukken behoorlijk zijn beschreven en geordend, betrekkelijk kort en dus gemakkelijk te gebruiken zijn. Veel meer voorstanders heeft de chronologische indeeling van het archief; althans de inventarissen der archieven van Groningen, Over- ijsel, Zeeland, Kampen en Middelburg, (om van kleinere niet te 1) Reeds uit deze tegenstelling blijkt, dat hier, evenals elders, het woord «systematisch» in beperkten zin is gebezigd; zoo men de stukken chronologisch of alphabetisch indeelt, volgt men ook een systeem, maar die meer algemeene beteekenis van «systeem» en ((systematisch» is hier natuurlijk niet bedoeld.



		2₉ De systematische indeeling (het schijnt uit het voorgaande te volgen) is dus de meest aanbevelenswaardige. Daarmede is echter niet gezegd, dat het niet zeer nuttig en zeer aanbevelenswaardig kan zijn, om van een systematisch ingericht archief chronologisch ingerichte lijsten van regesten der belangrijkste stukken (b.v. der oorkonden) uit te geven (zie § 72 en vlg.). Daardoor komt men aan de wenschen der historici op zeer doelmatige wijze tegemoet. Maar deze lijsten bedoelen iets anders als de inventaris. De inventaris moet de systematische indeeling van het archief voor goed vaststellen; eerst daarna kan men zonder gevaar voor die orde de regestenlijsten gaan bewerken. § 16. Het systeem van indeeling moet worden gegrond op de oorspronkelijke organisatie van het archief, die in hoofdzaak overeenstemt met de inrichting van het bestuur, waarvan het afkomstig is. Deze regel, aangenomen door de Vereeniging van archivarissen, is de belangrijkste van allen, daar het hoofdbeginsel er in geformu- leerd wordt, waarvan alle andere regels uitgaan. Wij zagen zooeven, dat eene systematische indeeling van het archief de meeste aanbeveling verdient. De vraag is nu echter, volgens welk systeem moet het archief worden geordend ? Twee systemen komen in aanmerking. Het eerste systeem neemt aan verschillende willekeurig vastgestelde rubrieken (b.v. Bestuur, Finan- tü\'ti, Armwezen enz.), overeenkomende met de rubrieken, die ge- woonlijk voorkomen in den catalogus eener bibliotheek. Het andere systeem daarentegen stelt geene willekeurige rubrieken vast, maar alleen die, welke worden aangegeven door den aard en de inrichting van het archief zelf, namelijk rubrieken, overeenkomende met de verschillende takken van het bestuur, waarvan het archief afkomstig is. De twee systemen schijnen oppervlakkig soms slechts te ver- schillen in de namen der rubrieken: aan de afdeeling Bestuur van het eene systeem schijnt in het andere te beantwoorden het Archief van den raad, aan de afdeeling Fmantiên het Archief der finantiekamer, aan de afdeeling Armwezen het Archief der Aal- moe zenierskamer. Maar die overeenstemming is slechts schijn. Allereerst zullen er tal van rubrieken van het eerste systeem in het tweede ontbreken, b.v. de afdeelingen Kerkelijke zaken en Geneeskundige dienst, omdat voor deze onderwerpen gewoonlijk geen afzonderlijk bestuursorgaan was geschapen. Maar ook de schijnbaar met elkander overeenkomende afdeelingen van beide



		₄6

		het licht brengen, waarom stukken, die oppervlakkig beschouwd niets met elkander gemeen hebben, zijn bijeengevoegd. Nu is het zeer wel mogelijk, dat bij onderzoek blijkt, dat de redenen der bijeenvoeging verkeerd of althans voor de ordening van het archief waardeloos zijn, of dat het motief der vereeniging, hoewel op zich zelf goed, thans zijne kracht heeft verloren en dat dus op de vereeniging moet worden teruggekomen (de stukken kunnen b.v. ter wille van een genealogisch onderzoek zijn bijeengebracht, of het kunnen stukken zijn, die een lid van het betreffende college bij zijn overlijden of uittreden toevallig onder zich had). In elk geval moet men echter, om te kunnen beoordeelen of het motief der bijeenvoeging steekhoudt of niet, thans nog bruikbaar of onbruik- baar is, vóór alles dat motief kennen; dit schrijft dan ook deze stelling voor. Men bedenke toch wel, dat nooit eene bijeenvoeging der stukken heeft plaats gehad zonder motief en dat het bijna altijd uit de stukken is na te gaan, welk motief dat is geweest. Mocht het geval zich eene enkele maal voordoen, dat eenige stukken op zoo zonderlinge wijze waren bijeengevoegd, dat er geen enkele grond voor is aan te voeren, dan behoort de archivaris aanteekening te houden van de stukken, die bij elkander waren gevoegd; want de mogelijkheid is nooit uitgesloten, dat hij later het motief der bijeenvoeging nog ontdekt. Trouwens dit is zelfs vaak aan te bevelen, als de grond der door den archivaris niet gehandhaafde bijeenvoeging niet bekend is: immers het kan van belang zijn te weten, welke stukken eenmaal tot een dossier van retroacta of voor een of ander onderzoek zijn bijeengebracht. § 23. Het uiteennemen van deelen en bundels met losse stukken, die door latere beheerders van het archief zijn samengesteld, is zoo noodig geoorloofd. Is het bedoelde deel of de bedoelde verzameling echter dikwijls door de administratie zelve of door geleerden gebruikt en als een geheel geciteerd, dan verdient het de voorkeur ze intact te laten en als geheel te beschrij- ven, waarnaast dan eene afzonderlijke beschrijving der stukken kan staan op de plaatsen van den inventaris, waarop elk stuk behoort. Met de uitdrukking latere beheerders" worden bedoeld andere beheerders dan de oorspronkelijke, die een vasten vorm van organisatie aan het archief hebben geschonken. Vooral heeft men het oog op archivarissen en op personen, die het archief voor



		₄8

		dus dan bij de ordening van het archief, waarin zij zijn geplaatst, eene zelfstandige plaats te blijven innemen en als zoodanig in den inventaris te worden beschreven. Maar tevens moet elk der daarin opgenomene stukken dan op zijne eigenlijke plaats worden beschreven in den inventaris van het archief, waartoe het behoort. Natuurlijk evenwel slechts dan, wanneer het stuk in het archief vroeger eene afzonderlijke plaats innam; is het daarentegen b.v. van eene lias genomen, dan kan men volstaan met aan die lias op de plaats, waar de lacune is, een verwijsblad te hechten zonder het stuk in den inventaris afzonderlijk te vermelden. § 24. Indien een archief is geordend volgens een systeem, afkomstig van een lateren beheerder en niet overeenkomende met de eischen der nieuwe archiefleer, dan is het bij het voorbereiden der nieuwe inventarisatie gewenscht, om zoo mogelijk niet tot de nieuwe ordening en het daarmede wellicht gepaard gaande uiteennemen van deelen en bundels over te gaan, voordat de nieuwe inventaris geheel en al vastgesteld zij. Ook dan nog is het van belang den inventaris der vroegere ordening te bewaren en daarin bij elk nommer te verwijzen naar het nommer van den nieuwen inventaris. Ieder, die wel eens een inventaris van een archief heeft opge- maakt, weet, dat men nooit alle stukken terstond in den in bewer- king zijnden inventaris hunne juiste plaats kan geven. Na eene voorloopige rangschikking volgt dikwijls eene verbeterde rangschik- king en eerst, wanneer men alle stukken, uit- en inwendig en in hun onderling verband kent, kan de definitieve nieuwe inventaris tot stand komen. Het zou zeer gevaarlijk zijn, tijdens die inven- tarisatie reeds deelen en bundels uiteen te nemen. De mogelijkheid toch is niet uitgesloten, dat de samenvoeging volgens het systeem van den lateren beheerder bij nader inzien toch blijkt juist te zijn geweest. Bovendien zou het gedurende de inventarisatie voor den- gene , die het archief wenscht te raadplegen , zeer bezwaarlijk zijn de stukken te vinden. De inventarisatie geschiede derhalve door wat men in de krijgskunde noemt bewegingen op het papier": men beschrijve alle serieën, bundels, boeken, charters enz. op losse regestpapiertjes en verrichte de rangschikkingen met deze papiertjes, totdat de nieuwe inventaris is vastgesteld en gedrukt. Eerst dan rangschikke men de stukken zelven overeenkomstig den nieuwen vastgestelden inventaris.



		49

		Aangezien de aanhalingen in oudere werken en de aanteekeningen der archiefonderzoekers veelal berusten op den volgens het vroegere systeem geordenden inventaris of catalogus, en de archivaris anders de stukken, die hem met verwijzing naar den ouden inventaris worden ge- vraagd, niet gemakkelijk zou kunnen vinden , is het noodig dien ouden inventaris of catalogus te bewaren en daarin bij elk nommer de ver- wijzing naar het nommer van den nieuwen inventaris aan te brengen. § 25. De bij het ordenen van een archief allereerst herstelde serieën (resolutiën, brieven, protocollen, reke- ningen, acquitten enz) geven de hoofdlijnen aan, waar- naar de losse stukken in eene bepaalde orde moeten worden vereenigd. Deze regel is het natuurlijk complement van § 20; zijne juist- heid springt dan ook na het daarover gezegde in het oog. Het zou natuurlijk, zooals boven werd toegegeven, mogelijk zijn, deze losse stukken anders (chronologisch of systematisch) samen te voegen als voor de serieën is aangenomen; maar het zou weinig doelmatig zijn, voor de verschillende deelen van één en hetzelfde archief twee systemen van ordening aan te nemen. En daar wij, zooals wij hebben gezien, voor de serieën aan ons systeem zijn gebonden, volgt uit deze gebondenheid ook de wenschelijkheid , om de losse stukken volgens hetzelfde systeem te ordenen. Eene andere over- weging brengt ons bovendien tot dezelfde uitkomst: daar het onze bedoeling is de archieven volgens de oude bestuursorganisatie te reconstrueeren,, behooren wij natuurlijk, op straffe van half werk te leveren, naast de resolutiën, sententiën en andere serieën ook de tot hetzelfde archief behoorende losse stukken te plaatsen. Het is doelmatig, in dezelfde richting nog een stap verder te gaan. Indien b.v. de transporten en plechten in dezelfde registers bij elkaar geregistreerd zijn, dan is het wenschelijk ook de minuten dezer twee categorieën van stukken in ééne serie te vereenigen. Het is dan gemakkelijk eene minuut, als men ze ter vergelijking behoeft, terug te vinden door raadpleging van het register. Even - zoo schijnt ons , dat ter beantwoording der vraag, of men de ingeko- mene brieven chronologisch of systematisch moet rangschikken, moet worden nagegaan, of er brievenboeken aanwezig zijn, waarin de brieven zijn afgeschreven; is dit het geval, dan schijnt eene chronologische rangschikking de aangewezene. De hier uiteengezette methode is het hoofdbeginsel voor de orde- ning der losse stukken, die door de overige regels slechts toegelicht of beperkt worden. Handleiding Archivarissen. 4.



		5ö

		§ 26. De losse stukken, waarvan door inwendige of uitwendige aanwijzingen blijkt, dat zij vroeger deel hebben uitgemaakt van serieën of dossiers, moeten zoo mogelijk weder tot serieën of dossiers worden vereenigd. De vroegere archiefbeheerders waren gewoon, de ingekomene brieven of de minuten der opgemaakte akten aan liassen te veree- nigen; het komt ook voor, dat ze eenvoudig genommerd in porte- feuilles werden bijeengevoegd. De stukken werden dan natuurlijk gerangschikt in chronologische orde, zooals zij ter vergadering waren ingekomen; hun formeele inhoud determineerde hunne plaat - sing. Wij bedoelen daarmede dit: men lette hierbij niet op de in de stukken behandelde onderwerpen (op de vraag, of een brief handelde over eene staatszaak of over eene finantiëele aangelegen- heid), maar eenvoudig op de omstandigheid, of het stuk een brief was dan wel een request. Bij de onderverdeeling dezer serieën werden andere criteria gebruikt, die niet van zoo zuiver uitwendigen aard waren: men verdeelde b.v. de brieven volgens de plaatsen van herkomst men maakte onderscheid tusschen transporten, plechten, decreten en andere akten. Maar de eigenlijke inhoud der stukken was toch bij dit systeem (het seriesysteem) nooit het motief der rangschikking. Anders was het echter bij het andere systeem (het dossiersysteem), dat met het eerste gewoonlijk gepaard ging. Bij het seriesysteem was het, zooals wij zeiden, regel de stukken aan liassen te rijgen. Doch tal van inkomende stukken leenden zich niet tot zulk eene behandeling. Zond b.v. eene commissie een rapport met vele bijlagen in, deponeerde zij bij hare ontbinding haar archief, bestaande uit ingekomene stukken en aanteekeningen, ter griffie, kwam na afloop van een gevoerd proces de zak met overgelegde stukken terug, dan konden uit den aard der zaak al deze lijvige bundels niet worden geliasseerd. Men volgde dus in die gevallen een anderen weg, vouwde de stukken in de lengte in tweeën en schreef bovenop eene korte aanduiding van het onderwerp, waarover de stukken liepen; dergelijke dossiers" of trousseaux" werden met een band samengebonden en gewoonlijk in eene daartoe inge- richte loketkast geseponeert". Dezelfde methode werd ook wel gevolgd voor gewone ingekomene stukken, wanneer voor de behan- deling daarvan eene commissie ad hoc was benoemd; alle verdere stukken, over dit onderwerp inkomende, werden dan bij de eerste gevoegd ter raadpleging van die commissie, en zij bleven dan een dossier vormen. Ook met bijzonder belangrijke of geheime stukken



		5i

		werd aldus gehandeld: zij werden als dossiers geseponeerd in de zoogenaamde secreete kas". Voor de samenstelling dezer dossiers was steeds het behandelde onderwerp, de materiëele inhoud der stukken, beslissend, hoewel niet dit, maar de uitwendige vorm der dossiers aanleiding gaf tot de afzonderlijke berging daarvan. Doch niet alleen inkomende bundels waren door hun uitwendigen vorm ongeschikt voor opneming in het seriesysteem; ook op zich zelf staande stukken leenden zich soms moeilijk daartoe en werden daarom afzonderlijk gehouden: bepaaldelijk was dit het geval met de van zegels voorziene oorkonden, die dan ook werden geplaatst in de laden der charterkast. In het gekozen voorbeeld was het trouwens niet uitsluitend, wellicht zelfs niet voornamelijk de uit- wendige vorm, die de afzonderlijke plaatsing der stukken determi- neerde. Immers onbelangrijke oorkonden, zooals afgeloste rente- brieven, werden eenvoudig bij de acquitten geliasseerd; ook het exceptioneele belang der oorkonden zal zeker van invloed geweest zijn op hare plaatsing in de charterkast. Uitsluitend deze laatste overweging gold bij de stukken, die in de secreete kas werden geseponeerd, om ze aan onbescheidene blikken te onttrekken. Het is zeer wenschelijk, deze geheele ordening der losse stukken van een archief volgens serieën en dossiers, zoo zij verstoord is, te her- stellen, 1° omdat de serieën dikwijls in kopijboeken zijn afgeschreven en dus daarbij behooren, 2° omdat tallooze malen in de resolutiën of op andere plaatsen van het archief daarnaar, vooral naar de dossiers, wordt verwezen, 3⁰ omdat de dossiers gewoonlijk bevatten tal van afschriften, excerpten en aanteekeningen, door eene com- missie gebruikt bij het samenstellen van haar rapport, stukken, die, op zich zelf veelal waardeloos en eene belemmering voor de goede regeling van het archief, eerst tot hun recht komen, wan- neer men ze leest in onderling verband en met het commissoriale rapport, waarvan zij toevoegsels, toelichtingen of bewijzen behelzen¹), 4⁰ omdat de serieën gewoonlijk grootendeels bewaard zijn, zoodat het doelmatig en gemakkelijk is, wanneer enkele liassen zijn uiteen- gevallen, deze lacunes weder aan te vullen. De archivaris, die de stukken van twee of meer dooreengeraakte dessiers eenvoudig stuksgewijze beschrijft en niet tracht het verband te herstellen, levert dan ook slechts half werk. Deze herstel!ingsarbeid is lang niet altijd gemakkelijk. De serieën, waarbij men alleen heeft te letten op de omstandigheid, of een stuk b.v. een brief of een request is, kunnen gewoonlijk zonder bezwaar worden gereconstrueerd, daar de datum van inkomst (die ten dezen beslissend is) gewoonlijk weinig van den datum der 1} Uitzonderingen op dezen regel worden vermeld in de toelichting tot \\ iS en in g 68.



		$2

		afzending verschilt, terwijl de aanwezigheid of het ontbreken van het liasgaatje ons steeds den weg wijst, als wij twijfelen, of een stuk in de serie behoort. Veel moeilijker is het reconstrueeren der dossiers, indien ze ongelukkig uiteen zijn geraakt: immers het is kwalijk berekenbaar, welke stukken in een bepaald proces hebben gediend, of welke stukken eene commissie zal hebben laten afschrijven of excerpeeren ter voldoening aan hare opdracht. Indien de aanwezigheid van een stuk met dorsaal opschrift ons echter de zekerheid geeft, dat een dossier aanwezig geweest is, dan moeten wij de reconstructie daaraan beproeven. De inhoud der stukken geeft ons de eerste vingerwijzing, die dan door allerlei kleine uiterlijke aanwijzingen (vouwen van het papier, gelijkvormige water- vlekken , gemeenschappelijke wormgaatjes enz.) moeten worden aangevuld. Volledige zekerheid is hierbij echter zelden of nooit te krijgen, behalve alleen bij processtukken, die sedert het midden der i6^e eeuw gewoonlijk in dorso aan de rechterbovenzijde voorzien zijn van kapitale letters, ook vermeld in den daarbij gevonden inventaris, die zelf gewoonlijk met de letter A is geteekend. Het is gewis overbodig te doen opmerken, dat men, voordat men den herstellingsarbeid onderneemt, nauwkeurig heeft op te letten, of men werkelijk te doen heeft met een eigenlijk dossier d. w. z. eene verzameling stukken over hetzelfde onderwerp, die bij zekere bepaalde gelegenheid door het college, waarvan het archief afkomstig is, is bijeengebracht om te dienen voor een bepaald doel. De dossiers zijn gewoonlijk gemakkelijk te onder- scheiden van de nu en dan voorkomende pakken met stukken, waarin eene onervarene hand (gewoonlijk eene latere hand) gemaks- halve allerlei papieren over hetzelfde onderwerp heeft vereenigd. In dergelijke pakken treft men soms ook een of meer dossiers aan; maar overigens zijn ze te beschouwen als losse papieren, die eenvoudig opnieuw moeten worden geordend. Wij zeiden, dat de dossiers en serieën zoo mogelijk hersteld moeten worden. Dit is, hoeveel moeite men zich ook geeft, niet altijd mogelijk. Het kan ook voorkomen, dat de moeite, die aan het herstellen der oude organisatie besteed zou moeten worden, onevenredig is aan het te bereiken resultaat. Zoo is b.v. het hier te lande ingevoerde Fransche systeem van archiefordening, dat den ambtenaren vreemd was, na 1813 bijna overal geheel en al verstoord. Het is meestal niet zonder ontzaglijke moeite mogelijk, dit praktische maar ingewikkelde stelsel weder te herstellen, en het verdient dan ook wellicht de voorkeur, den grooten verwarden hoop met stukken uit dien tijd eenvoudig chronologisch te ordenen als bijlagen bij den Indicateur, voorzoover zij daarbij behooren.



		53

		Verdient het om de boven aangehaalde redenen aanbeveling, de oorspronkelijke serieën en dossiers te herstellen, het schijnt daaren- tegen onnoodig, om op zich zelf staande stukken ook afzonderlijk te laten, indien uitsluitend uiterlijke redenen (b.v. de aanwezigheid van een zegel) of redenen van convenientie (b.v. het secreete van den inhoud) de afzonderlijke plaatsing vroeger hebben gedeter- mineerd. Zoo is het geoorloofd een huurcontract, dat toevallig van een uithangend zegel is voorzien, bij de andere huurcontracten te beschrijven (al laat men het ter bewaring van het zegel in de charterkast); een vroeger secreet stuk weder te voegen in de serie, waaruit het alleen is verwijderd, omdat vroeger de inhoud geheim gehouden moest worden.

		§ 27. Wanneer geene oude rangschikking der losse stukken herkenbaar is, hangt het antwoord op de vraag, hoe men ze zal rangschikken, in elk voor- komend geval af van de bijzondere omstandigheden, waarin het archief verkeert, vooral ook van de vol- ledigheid daarvan. Soms kan een compromis dan het beste zijn. Indien alle aanduidingen omtrent de oorspronkelijke regeling der losse stukken ontbreken, dan is de archivaris vrij bij het kiezen van de te volgen methode. Hij heeft de keus, om stukken, die behooren tot het archief van denzelfden bestuurstak, bijeen te voegen volgens hun materièelen of hun formeelen inhoud of wel ze afzonderlijk te laten. Het is zeer moeilijk om daarvoor regels te geven. De omvang en de volledigheid van het voorhandene komen daarbij in aanmerking, en het gezond verstand van den archivaris moet in die gevallen ten slotte beslissen, welke methode voor den toestand van het archief het meest geschikt is. Enkele voorbeelden kunnen echter wellicht den weg wijzen. Treft men b.v. in een archief, zooals dikwijls het geval is, tal van ingekomene requesten aan, dan is het wel wenschelijk die bijeen te voegen, maar het schijnt meer aanbeveling te verdienen ze systematisch dan wel chronologisch te ordenen. Vooreerst omdat een request zelden gedateerd is en eene streng chronologische rangschikking dus nagenoeg onmogelijk is. Maar bovendien om eene andere reden. Het was oudtijds de gewoonte de genomen beslissing gemakshalve op het request zelf aan te teekenen en het stuk zoo aan den requestrant terug te geven; alleen de belang -



		54

		rijkste dier beslissingen werden gewoonlijk zéér kort in de resolutiën aangeteekend. Het is dus duidelijk, dat de losse requesten, die men in een archief aantreft, in hoofdzaak alleen de onafgedane verzoeken bevatten. Men vindt deze dus niet in de resolutiën vermeld en er is dan ook geene aanleiding, om ze in de orde dier resolutiën te rangschikken. De verdeeling der requesten in verschil- lende (chronologisch geordende) serieën volgens de behandelde onderwerpen, die voor den gebruiker gemakkelijker is, verdient derhalve in dit geval aanbeveling. Moeilijker is de beslissing, wanneer men met ingekomene brieven te doen heeft. Indien in een archief de gewoonte heeft bestaan, dezen te vereenigen tot liassen en deze liassen zijn bewaard, dan zal men gewoonlijk daarnaast slechts enkele onsamenhangende brieven van weinig belang aantreffen. Het schijnt in dat geval niet wenschelijk, eene tweede chronologische serie daarvan te vormen, te meer omdat deze brieven niet in de resolutiën zullen zijn vermeld, zoodat het hoofdmotief voor de vorming eener serie ontbreekt. Zijn de liassen daarentegen niet in haar geheel bewaard gebleven, doch uiteengevallen, dan zal men gewoonlijk in het archief een bijzonder groot aantal brieven aantreffen, die over het geheel geregeld doorloopen. Daar men hierin eene aanwijzing mag zien van het vroeger bestaan eener chronologisch geordende (gewoonlijk geliasseerde) serie, is het herstel daarvan aangewezen. Weder anders is het, wanneer de gewoonte om de brieven chronologisch te liasseeren niet heeft bestaan. In dat geval zal men gewoonlijk slechts betrekkelijk weinige en wel nagenoeg uitsluitend belangrijke brieven in het archief aantreffen. Aangezien dit eene aanwijzing is, dat de brieven uitsluitend om hunnen inhoud zijn bewaard (terwijl men de minder belangrijke ingekomene brieven heeft vernietigd), schijnt het gewenscht deze brieven niet chronologisch , maar systematisch te ordenen en volgens de behandelde onderwerpen over verschillende nommers te verdeelen. Natuurlijk geldt dit alleen voor het geval, dat de weinige bewaarde brieven werkelijk belangrijk zijn; vindt men alleen eenige toevallig bewaarde onbelangrijke brieven, dan is het eenvoudiger, ze in één nommer zooveel mogelijk chronologisch te vereenigen. Zijn er geenerlei redenen om aan het eene systeem boven het andere de voorkeur te geven, dan verdient in den regel het aannemen van het dossiersysteem aanbeveling. Dit systeem schijnt toch in vele opzichten praktischer dan het seriesysteem. Iemand, die een onderzoek in een archief wenscht in te stellen, zal toch wel altijd het onderwerp, waarover de door hem gezochte stukken handelen, kennen, maar niet altijd den tijd, waarop die stukken



		55 zijn ingekomen; voor hem is dus het dossiersysteem veel gemakke- lijker. Maar ook voor den archivaris zelf is dit het geval: immers terwijl het ordenen der stukken volgens hun materièelen inhoud in den regel geene bezwaren oplevert, is het vaststellen van den datum der stukken zeer dikwijls onmogelijk. § 28. Bij de rangschikking der losse stukken neme men geene willekeurige hoofdafdeelingen aan, maar alleen zulke, die gegroepeerd kunnen worden om eene van ouds bestaande serie deelen of liassen. Alle losse stukken van een archief behooren zich, gelijk vroeger (§ 20) is opgemerkt, te groepeeren om de verschillende serieën deelen , liassen en bundels, die het hoofdbestanddeel er van uitmaken: de ingekomene stukken om de resoluticn, de quittanticn om de rekeningen enz. Nu kan het zijn, dat al de handelingen van een bestuur in ééne serie registers zijn neergeschreven; in dorpsarchieven is dat niet zelden het geval: de resolutiën, die het bestuur in dorpszaken, in polderzaken, in rechtszaken heeft genomen, vindt men daar in één register opgeteekend. In zulk een geval is het niet geoorloofd dit archief in h o o f dafdeelingen te splitsen, immers het blijkt dan duidelijk, dat ook het bestuur, waarvan het archief afkomstig is, niet tusschen de verschillende werkzaamheden, die het verrichtte, heeft onderscheiden. In den regel echter is de toestand meer gecompliceerd en worden b. v. de resolutiën in polderzaken achter of onder de polderrekeningen geregistreerd en worden voor de akten van vrijwillige en contentieuse jurisdictie afzonderlijke registers aan- gelegd. Op die wijze ontstaan meer serieën, en het archief behoort dan overeenkomstig die serieën te worden ingedeeld, zal zijne orga- nisatie overeenstemmen met de inrichting van het bestuur, waardoor het archief is gevormd. Het kan ook zijn, dat geene afzonderlijke registers werden aangelegd, maar dat toch de ingekomene stukken in verschillende liassen zijn bijeengevoegd, al naarmate zij op verschillende functiën van het bestuurscollege betrekking hebben: de op die wijze genoemde serieën liassen wijzen dan de hoofdver- deeling van het archief aan. De dossiers en de niet geliasseerde losse stukken moeten dan om die serieën liassen worden gegroepeerd \'). Tusschen de hoofdafdeelingen van een archief en de serieën registers en liassen behoort dus een nauw verband te bestaan. Evenmin nu als het geoorloofd is, willekeurig serieën stukken betreffende eene x) Het eenige verschil in indeeling in dit en in het vorige geval zal dan hierin bestaan , dat in dit geval eene algemeene afdeeling noodig zal zijn om de resolutieboeken op te nemen, in het eerste geval niet. Eene derde mogelijkheid is nog, dat wel alle handelingen in één register zijn genotu* leerd, maar dat daarnaast afzonderlijke registers zijn aangelegd, waarin de akten van eene pebaalde soort zijn gecopieërd.



		5<3

		bepaalde werkzaamheid van het bestuurscollege aan te nemen ofte maken, even weinig staat het den archivaris vrij, willekeurig hoofd- afdeelingen in zijn archief aan te nemen. Gesteld b. v. dat in het archief eener stemhebbende stad zoowel de handelingen betreffende het stadsbestuur als die betreffende de bemoeiingen van den magi- straat met het provinciaal bestuur door elkander in de resolutiën opgenomen zijn, en dat ook de ingekomene stukken betreffende beide onderwerpen samen zijn geliasseerd, dan mag ook bij het sorteeren der stukken niet tusschen twee hoofdafdeelingen: stadsbe- stuur en provinciaal bestuur worden onderscheiden, want de oude administratie heeft blijkbaar zelve die onderscheiding niet gekend. In het archief van een stedelijken magistraat vormen zich op die wijze b. v. van zelf de hoofdafdeelingen: stadsbestuur in het algemeen, privilegiën, wetgeving, samenstelling van het stadsbestuur, financiën enz., waarvan respectievelijk de resolutieboeken, de privilegieboeken, de keurboeken, de serieën brieven houdende aanstelling van schepenen, en de rekeningen de kern zijn. In het archief van een rechterlijk college zal men naast eene algemeene afdeeling, waarvan de reso- lutieboeken den voornaamsten inhoud uitmaken, de crimineele stukken om de crimineele rol, de civiele om de civiele rol, de stukken betreffende volontaire jurisdictie om de transportregisters enz. vereenigen. De hoofdafdeelingen van een archief moeten dus den bouw van het archief weergeven. Een ander geval is het met de onderafdee- lingen. Zij hebben een geheel ander doel. De stukken, die eene hoofdafdeeling van het archief uitmaken en dus om eene serie deelen of liassen gegroepeerd moeten worden, kunnen zoo talrijk zijn, dat het voor een goed overzicht wenschelijk is, dat zij tot verschillende rubrieken worden gebracht overeenkomstig de onderwerpen, waarop zij betrekking hebben, of volgens een ander criterium, dat uit den aard der stukken voortvloeit. Men zal dus, om bij het boven opge- geven voorbeeld te blijven , misschien aanleiding vinden om te onder- scheiden tusschen publieke werken, straatpolitie enz., om eene onderafdeeling der privilegiën te v/ijden aan de tol- en marktbrieven, eene onderafdeeling der afdeeling wetgeving aan de ordonnantiën op de gilden. Men zal de financiëele stukken splitsen, naarmate zij betrekking hebben op de inkomsten uit stadsgoederen, of op die uit stedelijke belastingen en op die uit in admodiatie genomene provin- ciale belastingen; men zal bij de civiele processtukken onderscheiden tusschen het gewone civiele proces en dat in cas van preferentie en concurrentie enz. Diergelijke onderafdeelingen zijn in den regel \') niet aan de oude organisatie ontleend en zijn dan ook niet nood- z) Te Veeie is eene kast bewaard, waarvan de loketten met opschriften zijn voorzien. Hier blijkt



		57

		zakelijk. Alleen omdat men de nommers van den inventaris, die tot ééne hoofdafdeeling behoorenj, niet willekeurig achter elkander kan plaatsen, maar daarbij eene zekere orde heeft te volgen, heeft men voor zich zelf altijd een schema te maken, volgens hetwelk men die nommers rangschikt; ten behoeve van den gebruiker van den inventaris kan het gewenscht zijn, dat schema in den vorm van onderafdeelingen in den inventaris op te nemen. Bij eene hoofd- afdeeling, die uit veel nommers bestaat, is zulk een wegwijzer nuttig; bij eene minder omvangrijke hoofdafdeeling loopt men misschien gevaar, den lezer door het vermelden dier onderafdeelingen te vermoeien. Bij weinig omvangrijke afdeelingen is eene eenvoudige, dadelijk in het oog springende volgorde b.v. de chronologische de meest gewenschte; onderafdeelingen zijn dan van zelf overbodig \'). § 29. In den regel behoort men geene minuten en grossen, geene origineelen en afschriften van gelijk- soortige stukken met elkander in dezelfde serie op te nemen. Deze regel is een noodzakelijk gevolg van het vroeger behandelde (§ 21), immers de bestemmingen van de minuut, de grosse en het afschrift van hetzelfde stuk zijn geheel verschillend. De vereeniging dier drie soorten van stukken in dezelfde orde behoort dan ook tehuis in een archief, dan geordend is volgens het door ons ver- worpene systeem, besproken in § 16. De overweging van het doel, met het schrijven van de minuut, de grosse of het afschrift van een stuk beoogd, zal dezen regel duidelijk maken. Stellen wij ons b.v. voor, dat wij in het archief eener stad van denzelfden brief de minuut, de grosse en een afschrift vinden. De geschiedenis dezer drie stukken is met eenige waarschijnlijkheid te bepalen. De minuut is door het stedelijk bestuur bewaard en aan de lias der uitgaande brieven geregen. De grosse is bestemd geweest om te worden verzonden, en zoo zij thans in het archief wordt gevonden, kan de reden daarvan alleen zijn, dat bij nader inzien die verzending onraadzaam is geoordeeld, of dat het stuk later is teruggezonden met eene begeleidende nota; in beide gevallen zijn er waarschijnlijk andere stukken, op deze zaak betrekking hebbende, in het archief te vinden. Het afschrift eindelijk moet dus, hoe de losse stukken van ouds om de serie resolutieboeken gegroepeerd zijn geweest. Bij eene ordening van dit archief zou die groepeering natuurlijk behouden moeten blijven, maar eene zoo nauwkeurige aanwijzing komt slechts zelden voor. 1) Zoo is in Archievenblad 18934 blz. 90 niet ten onrechte bezwaar gemaakt tegen de schijnbaar niet gemotiveerde afwijking der chronologische volgorde van de nrs. 56 vlg. van het archief van het Hof van Utrecht. Toch is die volgorde niet willekeurig, maar overeenkomstig den rang der steden; maar dat criterium was in dit geval niet gelukkig gekozen: de chronologische orde zou voor den lezer duidelijker zijn geweest.



		58

		zijn gemaakt bij eene gelegenheid, toen de in den brief behandelde zaak nogmaals ter sprake is gekomen: het vindt dus eigenaardig zijne plaats met andere zoogenaamde retroacta in het dossier eener commissie of als bijlage bij een besluit, dat genomen is lang nadat de oorspronkelijke brief was geschreven en verzonden. De drie exemplaren van onzen brief behooren dus in geheel verschillende afdeelingen van het archief, en men zou de volledigheid der eene afdeeling bcnadeelen, zoo men ze in eene andere plaatste. Nog duidelijker blijkt dit, als men aan de minuut, de grosse en het afschrift van een schepenbrief denkt: de minuut, behoorende aan de liassen der schepenbank, de bezegelde grosse, als eigendomsbewijs behoorende aan het stadsbestuur zelf, in welks archief het berust, en het afschrift, afkomstig van een partikulier, die het in een proces heeft overgelegd. Het bovenstaande gelde als algemeene regel. Het spreekt echter van zelf, dat dikwijls in deerlijk geschonden archieven van dien regel kan worden afgeweken en in het belang der praktijk moet worden afgeweken. Wanneer men b.v. in het archief eener corporatie slechts zes geisoleerde uitgaande brieven zonder belang vindt, waar- van twee in minuut, twee in grosse en twee in afschrift, zou het natuurlijk dwaas zijn, indien men ze niet in hun oud verband kan terugbrengen, deze zes brieven afzonderlijk in drie nommers van het archief te plaatsen. Het moge volkomen waar zijn, dat dit zeer nauwkeurig en zeer logisch zou zijn, het zou niet minder onpraktisch moeten heeten. § 30. Voorzooverre stukken bepaaldelijk in de resolu- tiën worden vermeld, kunnen zij tot eene serie bijlagen der resolutiën worden vereenigd, met dien verstande, dat dossiers afzonderlijk moeten worden gehouden. In de resolutiën wordt dikwijls verwezen naar of melding gemaakt van een rapport, eene berekening, een financieelen staat enz. Zulke stukken zijn als eene bijlage der resolutiën te beschouwen, en kunnen zich bij de volgorde der resolutiën aansluiten, eene serie bijlagen der resolutiën vormen. Met de stukken uit bestaande dossiers is dit evenwel anders. De in een dossier voorkomende stukken mogen in de resolutiën worden vermeld, daarnaar moge worden verwezen, het zou onlogisch en onpraktisch zijn het dossier uit elkaar te halen en de stukken in de serie bijlagen der resolutiën in te voegen. § 31. Stukken, die vroeger niet bij elkander zijn gevoegd, mogen alleen in één nommer worden veree-



		59

		nigd: a. zoo zij van geheel denzelfden aard zijn, b. zoo zij te onbelangrijk zijn om afzonderlijk te worden beschreven. Deze regel is hoofdzakelijk geschreven met het oog op archieven of gedeelten van archieven, die grootendeels uit losse stukken bestaan, waarin geene oude ordening te herkennen valt. De regel toch is: niet te combineeren, als het niet van ouds gebruikelijk was. Ter toelichting van dezen regel diene het volgende: Van geheel denzelfden aard, b.v. eigendomsbewijzen betrekking hebbende op een zelfde huis of eene zelfde boerenplaats, zelfs die op een aantal landen onder een zelfde dorp of in eene zelfde grietenij gelegen. Indien eene stad met tal van andere steden contracten over het recht van exue heeft gesloten, kunnen al die contracten met vermelding der steden en der jaren onder e\'én nommer worden ge- bracht. Hetzelfde geldt b.v. van gelijktijdige oorvedebrieven, zooals de ± 45 zoenbrieven, door Groningen met bijna alle Friesche dorpen in 1496 gesloten, enz. Zoo zij te onbelangrijk zijn om afzonderlijk te worden beschreven, b.v. losse acquitten, niet aansluitende bij eenige rekening, kunnen onder één nommer worden gebracht. Een ander voorbeeld: indien eene stad een tol bezit en men vindt in het archief van de stad rekeningen van onderhoud, requesten tot vrijdom, ceduls van ver- pachting en andere losse stukken, niet tot eenige serie of dossier behoorende, doch alle betrekking hebbende op denzelfden tol, mag men die rekeningen , requesten, ceduls en andere stukken bij elkander voegen en onder één nommer: Stukken betreffende den tol te .....in den inventaris vermelden. Aangezien het begrip te onbelangrijk" vaag is en zeer subjectief, is een bescheiden gebruik van dezen regel aan te bevelen en heeft men bij het brengen onder één nommer door eene eenigszins uitvoerige beschrijving van dat nummer te verhoeden, dat stukken, niet van alle belang ontbloot, daarin schuil gaan. Hierbij valt nog op te merken, dat ingeval van bijeenvoeging der aldus in bijna elk archief rondzwervende stukken, er geen sprake kan zijn van het vormen van een dossier : zie de toelichting bij § 26 en § 86. Hier geldt het enkel het bijeenvoegen in bundels van om hun inhoud bij elkaar behoorende stukken, welker gelijksoortige of onbelangrijke inhoud eene beschrijving van elk stuk op zich zelf niet wenschelijk maakt. § 32. Men mag aannemen, dat eene serie ingekomene stukken niet vroeger is begonnen dan de serie resolutiën



		6o

		begon, eene serie acquitten dan de serie rekeningen begon, waarbij zij behooren. Het is daarom gewenscht die stukken niet tot eene serie te vereenigen, maar het- zij elk stuk afzonderlijk te beschrijven, hetzij ze in bundels te vereenigen. Het hier geposeerde behoeft eigenlijk geen bewijs. Ingekomene stukken zijn bijlagen tot de resolutiën, acquitten bijlagen tot de rekeningen; het is duidelijk, dat de serieën bijlagen niet kunnen beginnen voor de serieën registers, waarvan zij de bijlagen zijn. Men lette intusschen op den in de § gebezigden term begon" {niet begint"); want het is zeer wel mogelijk, dat de oudste rekeningen of resolutieboeken verloren zijn gegaan, terwijl de bijlagen bewaard zijn gebleven. Op dit oogenblik kan de serie bijlagen dan eerder beginnen dan de hoofdserie, maar in vroeger tijd is dan toch het omgekeerde het geval geweest. De regel ontleent dan ook zijne beteekenis aan de gevolg- trekking, die er uit valt af te leiden. Het komt herhaaldelijk voor, vooral in middeleeuwsche archieven, dat uit een tijdvak, waaruit nog geene serieën resolutieboeken voorhanden zijn en dezen blijk- baar ook nooit hebben bestaan zich talrijke bescheiden losse stukken en charters in het archief bevinden, die men niet zonder grond als ingekomene stukken te beschouwen heeft. Men heeft die stukken dus bewaard, eer men de handelingen opschreef. Maar men heeft die stukken in het archief niet in verband kunnen bren- gen met de niet geregistreerde handelingen; men heeft dus van die stukken nooit eene serie kunnen maken. Zij zijn dan ook in den regel elk op zich zelf bewaard , eene enkele maal tot een dossier (een bundel processtukken b.v.) bijeengevoegd. Het is dan ook niet juist, later uit die losse stukken eene serie te vormen, en dat te meer daar een bestuur, dat zijne handelingen niet belang- rijk genoeg vond om ze te doen opteekenen, evenmin alle ingekomene stukken belangrijk genoeg zal hebben gevonden om ze te bewaren. De serie, die men vormen zou, zou dan alleen uit enkele inge- komene stukken bestaan, die men ter wille hunner belangrijkheid of om andere redenen had bewaard: zij zou dus onvolledig zijn. Het is daarom gewenscht die stukken niet tot eene serie te vereenigen, maar hetzij elk afzonderlijk te beschrijven of, overeenkomstig het in de toelichting van § 27 gezegde, eenige stukken tot bundels te vereenigen. Ter toelichting van het bovenstaande kan op het gemeente- archief van Yselstein worden gewezen. De verschillende serieën resolutieboeken beginnen daar omstreeks 1680; vóór dien tijd



		6i

		komen dan ook slechts weinige brieven en andere stukken voor, doch sinds 1680 beginnen die verzamelingen daarentegen vrij volledig te worden. Bij de regeling van dat archief zijn daarom de enkele van vóór dat jaar dateerende stukken afzonderlijk, of volgens de onderwerpen bijeengevoegd, beschreven. Immers uit den toestand van het archief bleek duidelijk, dat de bewaard geblevene ingekomene stukken en brieven niet als zoodanig, maar om het belang van hun inhoud waren bewaard. Zij moesten dus zoo worden beschreven, dat hun inhoud daarbij op den voorgrond stond. Ze tot eene chronologische serie te vereenigen was daardoor uitgesloten. Veel zeldzamer is het geval, dat er quittantiën voorhanden zijn uit een tijdvak, waarin geene rekeningen hebben bestaan. Vooral in den oudsten tijd hechtte men meer waarde aan de uitvoerige rekeningen dan aan de quittantiën; maar mocht het geval zich voor- doen , dat eene enkele quittantie in den vorm van een charter ante- rieur is aan de serie rekeningen, dan behooren dezelfde beginselen te worden toegepast, die hierboven voor de ingekomene stukken zijn uiteengezet. Ook op praktische gronden verdient het opvolgen van boven- staanden regel aanbeveling. Immers juist de oudste stukken zullen volgens dat voorschrift buiten de serieën vallen en dat de oudste stukken, die in den regel de belangrijkste zijn, dientengevolge afzonderlijk worden beschreven, verdient toejuiching. Trouwens dat de oudste stukken het belangrijkst zijn, is een gevolg van de zeld- zaamheid van stukken uit de oudste tijden, en dat die oude stukken zoo zeldzaam zijn, is althans voor een deel juist het gevolg van de gewoonte, die oorspronkelijk gold, om niet alle stukken te bewaren , maar alleen de belangrijkste. § 33. Origineele oorkonden, hoe beschadigd ook of in hoe kleine brokstukken ook overgebleven, mogen, zelfs indien er duplicaten, vidimussen of authentieke afschriften bestaan, nimmer worden vernietigd. De oorkonde zelf is het authentieke, uit den tijd eener handeling stammende bewijsstuk daarvan; in een brokstuk van de oorkonde ligt het onomstootbare bewijs van haar bestaan. De bovenstaande regel is van absoluut geldende kracht voor archieven. Doch ook voor het behoud van partikuliere stukken, zoogenaamde private oorkonden, die vaak b.v. in collecties van verzamelaars voorkomen, dient men te waken. Alleen dan wanneer het stukken van betrekkelijk jongen datum betreft, kan eene



		62

		uitzondering op den regel worden gemaakt. Niet wenschelijk mag het echter in het algemeen worden gerekend, stukken ouder dan het midden der 17\' eeuw te vernietigen. Eenigszins anders wordt het in de 18^e eeuw, waar alle private geldleeningen, eigen- domsbewijzen, huurcontracten enz. uiterlijk en innerlijk den vorm van eene oorkonde dragen. Bovendien zijn dan de private oor- konden , zoo zij niet onderhandsch zijn opgemaakt, doorgaans de grossen van de akten, welke in minuut in de protocollen der schepen- banken, notarissen, redgers, grietmannen, pastors en kerkvoogden, of wie anders het recht van bezegeling bezaten, zijn opgenomen. Men bedenke echter, dat ook voor die minuten niet alle gevaar van vernietiging door brand is uitgesloten , en houde bovenal rekening met de vraag, waar die minuten zijn geborgen. Het vernietigen van eene private oorkonde, waarvan de minuut in een brandvrij archiefdepót berust, heeft minder bezwaar dan het vernietigen van eene gelijksoortige oorkonde, waarvan de minuut in een niet brand- vrij raadhuis of bij een partikulier wordt bewaard. Overigens beslisse steeds het gezond verstand, en vernietige men niets zonder advies van deskundigen. Zoo zoude het b.v. in de provincie Groningen zeer gevaarlijk zijn oude eigendomsbewijzen van landerijen of contracten van vaste huur te vernietigen, aan- gezien in die eigendomsbewijzen en huurcontracten dikwijls de regels zijn vastgesteld, waarnaar in elk speciaal geval het recht van beklemming is geregeld, en die dus nog altijd de regels voor den tegenwoordigen toestand en het thans geldende recht aangeven.

		§ 34. Indien het origineel van een stuk in goeden staat aanwezig is, kunnen losse, niet tot eenig dossier of eenige serie behoorende afschriften (niet: vidi- mussen) zonder palaeographische waarde worden ver- nietigd. Dergelijke nieuwere afschriften kunnen worden vernietigd, zij behooren niet tot eenig archief. Toch zijn er enkele praktische redenen, welke waarschuwen om niet te spoedig tot die vernietiging over te gaan. Men kan voor de aan het archief-depöt verbondene bibliotheek eene serie van goede afschriften aanleggen ten behoeve van den archivaris zelf of den onderzoeker, die niet verlangt het stuk zelf te zien, doch wien het alleen om den inhoud is te doen, vooral wanneer die onderzoeker met het oude schrift onbekend is. Ook zou men om laatstgenoemde reden zulk een goed afschrift bij het



		65

		stuk zelf kunnen bewaren, mits in het archiefnommer van den inventaris daarvan geene melding worde gemaakt: immers het afschrift maakte nimmer deel van eenig archief uit. Is het origineel reeds hier en daar in meerdere of mindere mate geschonden, dan is het voorzeker eene plicht die goede afschriften, welke zijn genomen in een tijd toen het origineel nog geheel of minder ongeschonden was, te bewaren en wel op eene der twee boven aangegeven wijzen. Men make er echter nimmer een archief- nommer van. § 35. Het is wenschelijk het archief weder te com- pleteeren met ontbrekende stukken; men legge daarom eene lijst dier stukken aan, ten einde ze gemakkelijker te kunnen opsporen of in hun gemis door afschriften van elders berustende origineelen of copieën zooveel mogelijk te voorzien. De wenschelijkheid van deze completeering springt in het oog. De plicht toch van den archivaris is niet alleen, om eenig archief te reconstrueeren uit de onder hem berustende stukken, doch ook om die stukken te verkrijgen , welke deel van dat archief hebben uitgemaakt, doch nu elders berusten. De in den bovenstaanden regel bedoelde lijst moet natuurlijk alleen die stukken bevatten, waarvan blijkt, dat zij vroeger hebben bestaan en waarvan niet blijkt, dat zij vernietigd zijn, stukken dus, die misschien nog elders berusten. Dat de stukken vroeger aanwezig zijn geweest, kan b.v. uit een ouden inventaris of uit een oorkondenboek blijken. Alle stukken, in het cartularium van een klooster vermeld, hebben deel uitgemaakt van het archief van dat klooster tot op het oogenblik, dat dat cartularium werd gemaakt. Dit is wellicht vier a vijf eeuwen geleden en van de vele charters, in het cartularium opgenomen, zijn er misschien 2 a 3 overgebleven. Nu zoude het nutteloos en noodeloos zijn, eene lijst te maken van de in het cartularium opgenomene stukken, waarvan de origineele charters thans in het archief van het klooster ontbreken. Op de lijst moeten dus alleen die stukken voorkomen, welker bestaan nog met groote waarschijnlijkheid kan worden vermoed. Bij stukken, zooals het woord in deze § wordt gebezigd, denke men zoowel aan registers, rekeningen enz. als aan charters, brieven en andere stukken van kleineren omvang. Indien men van de ontbrekende stukken afschriften maakt om in de lacunes te voorzien, mogen die afschriften niet voor de



		6₄

		ontbrekende stukken in de plaats worden gesteld; zij hebben nooit een deel van het archief uitgemaakt en mogen dit ook in het vervolg niet doen. Zie ook de toelichting bij § 63. § 36. Stukken, die, uit een archief afgedwaald, door schenking of aankoop weder daarin terugkomen, mogen daarmede weder worden vereenigd, indien hunne af- komst uit het archief duidelijk blijkt. Men zou, oppervlakkig oordeelende, kunnen meenen, dat dit van zelf spreekt. Werkelijk is dit echter volstrekt niet het geval. In Engeland b.v. is het tegenovergestelde zelfs regel. Het is daar streng verboden stukken, die eenmaal in particulier bezit zijn\' geweest, weder in het archief te plaatsen: ze worden verbannen naar eene bibliotheek. De reden van dezen maatregel is, dat een officieel stuk, als het eenigen tijd buiten het depot in handen van allerlei partikulieren is geweest, gevaar loopt niet meer in zijn geheel, maar vervalscht te zijn. Het stuk heeft derhalve door zijne omzwervingen als bewijsstuk veel van zijne waarde verloren en loopt gevaar in rechte als zoodanig te worden geweigerd. De opneming van dergelijke stukken in een archief zou dus aan dit archief zijn geloofwaardigheid kunnen ontnemen. Dit is volkomen logisch geredeneerd. Ook bij ons te lande vindt men dan ook sporen, dat deze overtuiging werd gedeeld. Zoo werden 23 December 1771 de leden van het gerecht van Utrecht door de vroedschap uitgenoodigd, om de nodige ordre te beramen, dat de toegang tot de prothocolkamer niet zoo faciel mag gelaten, maar gezorgd worden, dat \'t publiek vertrouwen in dezelve blijve gecon- serveert"; en 24 Februari 1772 werd dientengevolge besloten, dat de sleutels der protocolkamer alleen bij de secretarissen van het gerecht zouden berusten en dat dezen niemand, zelfs niet de klerken, daar onverzeld zouden toelaten. Het is niet alleen rationeel maar ook begrijpelijk, dat in Engeland, waar de oude archieven niet door eene revolutie van den tegenwoor- digen tijd zijn gescheiden en dus veel meer levend zijn gebleven dan ten onzent, dergelijke maatregelen ook thans nog worden gehand- haafd. Immers in Engeland bestaat de presumtie, dat de ontbrekende stukken ontvreemd zullen zijn door personen, die belang hadden bij hun bezit om ze te verduisteren of te vervalschen; bij ons daarentegen is de waarschijnlijkheid veel grooter, dat de stukken in den Franschen tijd als waardeloos zijn verkocht, en er bestaat dus geene bijzondere aanleiding om aan te nemen, dat ze gedurende hunne afwezigheid buiten het archief vervalscht zullen zijn.



		65

		Bij ons, waar de archieven, voor zoover zij aan archivarissen zijn toevertrouwd, feitelijk dood zijn , schijnen dan ook dergelijke, voor het gemakkelijk gebruik der stukken zeer hinderlijke maat- regelen geheel overbodig. Onze archieven zijn gedurende de laatste eeuw schandelijk verwaarloosd en meestal sterk gedecimeerd; later, toen men hier en daar tot bezinning kwam, is het verlorene door schenking en aankoop weder gedeeltelijk teruggekomen of zoo goed mogelijk vervangen door partikuliere handschriften. Bij dezen toe- stand mogen wij ons verheugen, zoo het ons gelukt deze laatste categorie van stukken weder te verwijderen; verder te gaan en stukken uit het archief te verbannen, die van ouds tot het archief hebben behoord, schijnt daarentegen doelloos, nu de ongeschondenheid van het archief toch eenmaal niet meer bestaat.

		Handleiding Archivarissen.
		5



		DERDE HOOFDSTUK.

		Het beschrijven der archiefstukken.

		§ 37. Bij de beschrijving van een archief sta op den voorgrond, dat de inventaris slechts als wegwijzer behoeft te dienen; hij geve dus een overzicht van den inhoud van het archief, niet van den inhoud der stukken. Daar het voor oningewijden niet gemakkelijk is, met één oogopslag den weg te vinden in een volgens onze methode zelfs goed geordend archief, is het noodig hun daarbij een wegwijzer in de hand te geven. Die wegwijzer zij praktisch ingericht, dus vooral niet te uitvoerig; hij bepale zich er toe, een overzicht te geven van den inhoud van het archief. Bij het beschrijven van elk stuk dient men rekening te houden met deze bestemming van den inventaris. Hij, die er naar streeft den inhoud van elk stuk bekend te maken, verricht ongetwijfeld een nuttig werk, maar hij maakt geen inventaris van het archief. Een inventaris behoort niet alles, wat een archief bevat over een bepaald onderwerp of een bepaalden persoon, te vermelden; streeft men daarnaar, dan maakt men zeer zeker een slechten inventaris. Een voorbeeld van zulk een te uitvoerigen inventaris is die van Leeuwarden, welke, hoewel reeds afgedrukt, op advies van Mr. Tel- ting niet is uitgegeven (zie Voorrede tot den Inventaris van den heer Singels). De wegwijzer door het archief moet het raadplegen van het archief zelf niet overbodig willen maken. Dit laatste is onmogelijk en de archivaris, die dit doel wenscht te bereiken, maakt zich zelven daarom noodeloos het leven zuur en zal bovendien steeds halfslachtig werk leveren. Het raadplegen van het archief moet echter zooveel mogelijk worden



		6?

		vereenvoudigd en vergemakkelijkt. Daarvoor bestaan dan ook ver- schillende hulpmiddelen: klappers, regestenlijsten , oorkondenboeken enz. Dergelijke hulpmiddelen hebben echter een ander doel dan de inventaris en men stelt daaraan ook andere eischen. Een reden te meer, om deze klappers, regestenlijsten en oorkondenboeken niet in den inventaris op te nemen, zooals wel eens is geschied. Op dezen regel behoort men alleen eene uitzondering te maken voor zéér kleine archieven. Aan het publiceeren van afzonderlijke regestenlijsten en oorkondenboeken kan daar niet worden gedacht; het is dus in dit geval wel noodig, om deze hulpmiddelen in den inventaris zelf op te nemen. Bij den geringen omvang van deze inventarissen loopt men trouwens veel minder gevaar dan elders, om door de opneming der toevoegsels het overzicht van den inventaris te bemoeilijken. Toch is het zelfs hier gewenscht, die toevoegsels niet in het corpus van den inventaris, maar in de bijlagen op te nemen. Het afdrukken van enkele oorkonden verstoort het verband van den inventaris; en ook de regestenlijst, die, zal zij praktisch zijn, dikwijls den inhoud van verschillende nommers van den inventaris moet opnemen, past niet in het kader daarvan. Verwij- zingen naar de bijlagen, bij de betrokkene nummers van den inven- taris geplaatst, voldoen bovendien even goed aan het gestelde doel als opneming dezer bijlagen in den inventaris zelf. § 38. Voordat men een deel of een bundel goed kan beschrijven, behoort men zich rekenschap te geven, welke leidende gedachte bij de vorming daarvan heeft voorgezeten. Naast den algemeenen regel, die in de voorgaande § werd aangeduid, is dit beginsel de hoofdzaak bij de beschrijving der stukken. Men mag zeggen, dat altijd bij de vorming van een deel, eene lias, een dossier of een bundel eene bepaalde leidende gedachte heeft voorgezeten (zie § 22). Die gedachte behoort de archivaris te kennen, zal hij het betrokken archiefstuk goed kunnen beschrijven: immers de uitvoerigste beschrijving van den inhoud der stukken, die elk deel of elke bundel bevat, kan onmogelijk van den inhoud daarvan een zoo duidelijk begrip geven als eene korte beschrijving van den inhoud, gesteld door hem, die deze leidende gedachte heeft gevat. Gewoonlijk is die gedachte gemakkelijk te onderkennen. Vindt men b.v. in een deel uitsluitend raadsbesluiten, die elkander in chro- nologische orde met geregelde tusschenpoozen van enkele dagen



		68

		opvolgen, dan weet men zeker, dat men het register van de resolutiën van den raad voor zich heeft. Vindt men aan eene lias uitsluitend chronologisch gerangschikte brieven, ingekomen bij het- zelfde college, dan is er geen twijfel, dat men de serie ingekomene brieven van dat college voor zich heeft. Dikwijls zijn echter de gevallen iets moeilijker. Het komt b.v. voor, dat men, terwijl aanvankelijk slechts ééne doorloopende serie registers van schepen- brieven werden aangetroffen, later verschillende parallel loopende serieën van zulke brieven ontmoet. Het blijkt dan, dat de serie, die aanvankelijk één was , allengs, toen de voorraad stukken toenam, is gesplitst. Het ligt voor de hand aan te nemen, dat men dit zal hebben gedaan volgens de soorten van schepenbrieven, die men in de oudste serie vereenigd aantrof. Noodig is het dus te onder- zoeken , welke soort of soorten (b.v. transporten, plechten, borg- tochten, testamenten enz.) in elke serie zijn opgenomen, wil men van den inhoud eene goede beschrijving maken. Dit alles is duidelijk en gemakkelijk uit te voeren. Maar enkele malen is het probleem zeer ingewikkeld. Het kan nuttig zijn daarvan een paar voorbeelden mede te deelen. In het Utrechtsche stads- archief bevinden zich van ouds twee registers uit het laatst der I5^de eeuw, door dezelfde hand zeer slordig geschreven. Beiden bevatten een bont allerlei van latijnsche stukken: tal van brieven, uitgevaardigd door bisschop David van Bourgondië, opgaven der termijnen, in acht te nemen bij processen voor de pauselijke curie, brieven van de stad Utrecht, talrijke processtukken (waar- onder zelfs geheele registers), zeer vele contracten, testamenten en andere private stukken enz. enz. Daar in de namen der betrokkene personen geenerlei eenheid te ontdekken viel, had men steeds tevergeefs getracht de registers goed te beschrijven; ten slotte had men er in berust ze aan te duiden als: Brievenboeken van bisschop David van Bourgondië. Maar daar deze omschrijving tastbaar onjuist was, moest bij de definitieve beschrijving van het archief eene betere worden gezocht. Toevallig viel de aandacht op de omstandigheid, dat de hand, die de stukken had geschreven, geleek op die van den stadsklerk van Utrecht Floris Tzwynnen, en bij nauwkeurig onderzoek werden diens initialen op verschillende plaatsen in den tekst ontdekt. Daar uit het slordige schrift en de talrijke door- halingen duidelijk bleek, dat men met een minutenboek te doen had, werd het raadsel nu spoedig opgelost. Nasporingen brachten aan het licht, dat Tzwynnen notaris was geweest voor de rechtbank van den bisschoppelijken officiaal, voordat hij het ambt van stads- klerk aanvaardde. De registers bleken nu te bevatten zijn protocol, waarin hij later bovendien allerlei akten had vereenigd, die hij in



		69 zijne qualiteit van stadsklerk had moeten opmaken, zonder andere reden dan deze, dat ook die stukken, evenals het pro- tocol, in het Latijn waren opgesteld. Natuurlijk werd het eerst, nadat door dit onderzoek de aard der registers was verklaard, mogelijk ze kort en duidelijk te beschrijven als: Protocol van den notaris Floris Tzwynnen, terwijl in eene noot de samen- stelling der registers werd opgehelderd. Een ander voor- beeld. In het Utrechtsche rijksarchief werd onder allerlei losse papieren ontdekt een quatern uit een register, beschreven met afschriften van de meest verschillende stukken van particulieren aard. Men vond er eigendomsbewijzen van landerijen, koopbrieven, testamenten, schenkingsakten, boedelscheidingen en daarbij tal van collatiën van vicarieën en andere geestelijke beneficiën. De stukken noemden de meest verschillende personen, zoodat het vermoeden uitgesloten was, dat zij betrekking hadden op het vermogen van eenzelfden persoon. De akten dagteekenden wel allen ongeveer uit denzelfden tijd (het midden der i6^e eeuw), maar zij waren niet chronologisch gerangschikt. De sleutel tot dit raadsel werd eerst ontdekt, toen men zich herinnerde, dat in het archief berustte een deel van ongeveer denzelfden inhoud, dat den titel voerde: Tituli ordinandorum exhibiti. Alles werd toen duidelijk: men weet, dat de katholieke kerk, ten einde te voorkomen, dat priesters zich gedragen op eene aan hunne waardigheid en hunnen stand min passende wijze, eischte, dat ieder, die tot priester wenschte gewijd te worden, vooraf het bewijs zou overleggen, dat hij de middelen bezat, om in zijn onderhoud te voorzien. Om aan dit vereischte te voldoen, legde de een over het testament van zijn vader, een tweede een eigendomsbewijs van een stuk land, een derde de akte, waarbij hem eene vicarie was geconfereerd, die hij na zijne wijding zou kunnen bedienen. Ons deel en onze quatern bevatten, dit was duidelijk, de afschriften van zulke akten, die een wijbisschop, ten einde zijne wijdingen te rechtvaardigen, in een register had doen vereenigen. Wat vroeger eene ordelooze hoop stukken had geschenen, bleek nu een planmatig geheel, dat gemakkelijk in enkele woorden in den inventaris beschreven kon worden.

		§ 39. Bij het beschrijven van een archief bedenke men, dat de oudste stukken van grooter belang zijn dan de nieuwere. Het is daarom gewenscht bij de beschrijving dier stukken meer in bijzonderheden te treden. Wenschelijk is het voor dit verschil in behan-



		70

		deling vaste punten van afscheiding aan te nemen en die in de voorrede van den inventaris te vermelden. De wenschelijkheid van den aanbevolen maatregel springt in het oog. Uit de middeleeuwen, vooral uit de vroegere, is ons zóó weinig bewaard gebleven, dat bijna elke bijzonderheid haar belang heeft. Niet alleen het bepaaldelijk in het stuk behandelde onderwerp, maar ook andere terloops vermelde zaken zijn dus daar van gewicht. Terwijl men derhalve de tallooze los rondzwervende papieren uit latere tijden, die in geene serie en geen dossier passen, gemaks- halve onderbrengt in bundels van stukken, die over bepaalde onder- werpen handelen, zal men verstandig handelen dergelijke stukken uit de middeleeuwen afzonderlijk te beschrijven. Het is rationeel om, waar men aldus in een gedeelte van den inventaris eene behandeling invoert, die afwijkt van de in andere afdeelingen gevolgde, met die behandeling op een bepaald tijdstip te beginnen en dit tijdstip in den inventaris duidelijk aan te geven. Als zeer geschikt punt van scheiding is aanbevolen het tijdstip, waarop men begonnen is de resolutiën van een bestuur geregeld op te teekenen, of liever dat, waarop de voor ons bewaarde serie resolutieboeken begint. Inderdaad is dit tijdstip het juiste voor sommige besturen: immers het springt in het oog, dat, zoodra men de resolutiën van een bestuur bezit, de rondzwervende losse stukken veel van hun belang verliezen. Doch het is volstrekt niet het juiste tijdstip voor alle gemeenschappen. In groote steden b.v., van ouds zeer vast georganiseerd, zijn gewoonlijk reeds uit zoo vroegen tijd resolutieboeken bewaard, dat ons van eene oudere periode zoo goed als geene losse papieren zijn overgebleven. Staten- colleges daarentegen waren van ouds zoo los georganiseerd, dat eerst de Bourgondisch-Oostenrijksche landsheeren eenige vastheid in hunne inrichting hebben gebracht; hoewel dus de resolutieboeken der Staten gewoonlijk eerst zeer laat aanvangen, is er door het slordige beheer uit de vroegere tijden toch nagenoeg niets van hun archief bewaard gebleven. Het is derhalve wenschelijk, ook andere tijdstippen van scheiding op te zoeken, en het is meestal niet moeilijk die te vinden. In het algemeen levert het einde der middeleeuwen een goed rustpunt; maar de middeleeuwen eindigen niet voor alle besturen op denzelfden tijd. Voor Statencolleges en stemhebbende steden \') heeft de groote verandering plaats bij hunne aansluiting aan den opstand tegen Spanje, voor kerken bij de invoering der hervorming, x) Eigenlijk geeft het optreden van het Bourgondisch.Oostenrijksch bestuur het einde der middel* eeuwen aan. Doch liet tijdvak, verloopen lusschen het optreden van het Bourgondisch.Oostenrijksch bestuur en den opstand tegen Spanje, duurde voor de meeste steden slechts kort.



		7\'

		voor gilden bij het verlies hunner politieke rechten, voor de Utrechtsche kapittelen in 1582, toen zij het directe recht van sessie in de Statenvergadering verloren, voor vele kloosters, die nog tot 1798 in gewijzigden vorm hebben voortbestaan, bij hunne secularisatie enz. enz. Zoo zal het bijna altijd gemakkelijk zijn, een in het oogvallend rustpunt te ontdekken \'_). § 40. Tabellen behooren in een inventaris te worden vermeden. Het bovenstaande voorschrift steunt op eene dubbele overweging. In de eerste plaats is het onmogelijk een geheelen inventaris in te richten in den vorm van eene tabel, in de tweede plaats is het ongewenscht voor een gedeelte van een inventaris den tabelvorm te gebruiken, voor een andere gedeelte niet. Wat het eerste punt betreft: het is even weinig mogelijk een geheelen inventaris te dwingen in het keurslijf van eene tabel als om hem den vorm te geven van een gedicht. Immers de beschrijving van het eene nommer van den inventaris moet geheel anders worden ingericht als die van het andere. In het eene nommer wordt misschien eene geheele serie registers beschreven, in het andere een enkel stuk. Hoe zou het mogelijk zijn die beide beschrijvingen in dezelfde tabel op te nemen zonder ter wille der uniformiteit hier eene bijzonderheid weg te laten, die het beter ware geweest te vermelden, ginds den nadruk te doen vallen op eene omstandigheid, die minder gewicht in de schaal behoort te leggen? Inventarissen, geheel in tabelvorm ingericht, bestaan er dan ook niet; het zijn alleen lijsten van charters of van losse stukken, die men op die wijze heeft beschreven. Maar juist daardoor ontstaat eene groote ongelijkmatigheid in de beschrijving, en wordt aan den vorm der stukken te veel waarde gehecht. Het laatste ligt voor de hand. Wanneer men slechts een gedeelte van den inventaris in tabelvorm beschrijft, komt men er toe de nommers, die voor het gebruik van dien vorm in aanmerking komen, bij elkander te plaatsen en van de andere nommers, die daarvoor ongeschikt zijn , af te zonderen, terwijl juist eene eerste eisch van een goeden inventaris is, dat alle nommers elkander volgen in de orde, die hun wegens hunne plaats in het archief toekomt. Die orde mag niet worden verstoord ter wille van overwegingen van anderen aard, b.v. of het al of niet mogelijk is de beschrijving van eenig nommer 1) Hiermede is intusschen niet gezegd, dat het wenschelijk is alle stukken, voorafgaande aan het vastgestelde rustpunt, even uitvoerig te beschrijven. Het is in het algemeen wenschelijk rekening te houden met de hoeveelheid der bewaarde stukken.



		72

		met den tabelvorm in overeenstemming te brengen. En ook wanneer de archivaris door het gebruiken van den tabelvorm zich niet laat verleiden de natuurlijke volgorde der nommers te wijzigen, dan maakt het nu eens voorkomen dan weder ontbreken van den tabelvorm toch den indruk, alsof er tusschen de nommers, die wel en die, welke niet in tabelvorm zijn beschreven, eene wijde kloof gaapt, alsof er tusschen beiden een specifiek onderscheid bestaat, een indruk, die nog wordt versterkt, omdat men de in tabelvorm gebrachte nommers met kleinere letters pleegt te drukken. Bovendien, ook als slechts een gedeelte van den inventaris in tabelvorm is gegoten, doen zich zij het ook in mindere mate voor dat gedeelte dezelfde bezwaren gelden, die aan het gebruik van den tabelvorm voor den geheelen inventaris eigen zijn. De tabelvorm beperkt altijd in meerdere of mindere mate de vrijheid van den archivaris, die de nommers beschrijft. Eindelijk staat het weinig fraai, zoo een inventaris beurtelings in gewonen en in tabelvorm wordt vervaardigd. Voordeden biedt het gebruik van tabellen niet aan. De onder- vinding leert, dat het overzicht er niet door wordt vergemakkelijkt en dat er geene plaatsruimte door wcrdt gewonnen; het integendeel is zelfs waar. Daar dus de tabelvorm geene voordeden biedt, maar alleen leelijk is en lastig in het gebruik, is het beter hem te vermijden.

		§ 41. Men beschrijve eerst de serieën en de deelen, ten einde een overzicht van het archief te krijgen, daarna de losse stukken. Reeds toen wij de ordening der losse stukken bespraken, is dit beginsel aanbevolen. Doch het geldt ook bij de beschrijving der stukken. De losse stukken moeten worden beschreven in verband met de serieën, waarom zij zich zullen groepeeren, teneinde gelijk- heid van terminologie te verkrijgen en ongelijkmatigheden in de beschrijving van het bijeenbehoorende te vermijden. Indien men eerst de serieën heeft beschreven, kan men volgens dezen leiddraad gemakkelijk de losse stukken in groepen verdeden. Het verdient dan aanbeveling elke groep afzonderlijk te beschrij- ven, met het oog op de serie, die daarvan de kern uitmaakt. Deze handelwijze levert bovendien nog het voordeel, dat men bij het beschrijven een overzicht verkrijgt van elke groep, en daar- door in staat wordt gesteld, om, naarmate men al beschrijvende